Kenniscentrum

Elke organisatie wisselt op verschillende manieren informatie uit met de omgeving. Dit leidt tot (informatie)ketens die gevolgen hebben voor bedrijfsprocessen en daarmee ook voor het gebruik van workforce planning software. Het BiSL-proces Bepalen ketenontwikkelingen brengt de impact van ontwikkelingen in de ketens waarin de organisatie zich bevindt in kaart en helpt om aan de hand hiervan een relevante beleidsrichting te formuleren.

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.

Binnen organisaties wordt zowel intern als extern steeds meer informatie uitgewisseld. Een belangrijke rol hierin spelen IT-systemen zoals workforce planning software. Doordat er in de keten geen hiërarchie bestaat, is een goede samenwerking tussen ketenpartners noodzakelijk om op een veilige manier het meeste uit de software te halen en continu de juiste optimalisaties aan te brengen. Het BiSL-proces Ketenpartners management faciliteert dit door de samenwerking tussen de eigen organisatie en ketenpartners zo goed mogelijk te definiëren en onderhouden.

De juiste workforce planning software helpt organisaties om werkaanbod, mensen, middelen en bedrijfsprocessen optimaal op elkaar af te stemmen. Om dit mogelijk te maken, moeten diverse randvoorwaarden binnen de organisatie echter wel op orde zijn. Het BiSL-proces Strategie inrichting IV-functie definieert hoe de besluitvorming over planningssoftware wordt georganiseerd, zodat de organisatie op basis van een samenhangend organisatiemodel concrete beleidskeuzes kan maken.

De kwaliteit van workforce planning software is voor iedere organisatie belangrijk. Hoe beter informatiesystemen aansluiten op bedrijfsprocessen en behoeften vanuit de gebruikersorganisatie, hoe sneller, efficiënter en winstgevender de organisatie kan opereren. In deze context lichten we toe hoe het proces Behoeftemanagement binnen BiSL zorgdraagt voor een goede kwaliteit van planningssoftware en hierbij sterk rekening houdt met de behoeften die leven bij gebruikers.

Aan de basis van organisatiegroei ligt doorgaans een investering. Denk hierbij aan het investeren van tijd, menselijke capaciteit en – heel vaak – geld. Bij het formuleren van organisatiedoelen rijst daarom niet alleen de vraag wat een voorgenomen aanpassing kan opbrengen, maar ook wat deze moet kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een overstap naar nieuwe workforce planning software. Het proces Financieel management is binnen BiSL verantwoordelijk voor het maken, onderhouden en bewaken van de kosteneffectiviteit van planningssoftware en zorgt hierbij voor een goede afweging van de te verwachten kosten en baten.

Het optimaal gebruik en onderhoud van workforce planning software in een organisatie vergt de nodige menselijke capaciteit en tijd. Dit geldt ook – of zelfs nog meer – voor het doorvoeren van veranderingen in planningssoftware. Het BiSL-proces Planning & Control heeft het managen van deze capaciteits- en tijdsaspecten als primaire doel. Het zorgt ervoor dat alle activiteiten op het terrein van workforce planning software op het juiste tijdstip en met de inzet van de juiste menscapaciteit plaatsvinden en evalueert achteraf de inzet van besteedde uren.

Bij het gebruiken, onderhouden en wijzigen van workforce planning software komt veel kijken. Het maken van goede afspraken met de ICT-leverancier is in dit kader van groot belang. Het BiSL-proces Contractmanagement is bedoeld om deze afspraken op de juiste wijze te maken, bewaken en bij te sturen. Zo is het aanbod van de leverancier altijd optimaal afgestemd op de behoefte van de organisatie en kan planningssoftware de bedrijfsprocessen optimaal faciliteren.

Het kiezen van planningssoftware is voor de meeste organisaties niet eenvoudig. Want hoe selecteer je de juiste leverancier in een markt waarin het aanbod schier oneindig lijkt? En, minstens zo belangrijk: durf je afscheid te nemen van een bestaande leverancier wanneer een planningspakket niet langer aansluit op de behoeften of ambities van de organisatie? Het BiSL-proces Leveranciersmanagement is erop gericht om de juiste groep leveranciers te kiezen en in stand te houden en zo het maximale uit workforce planning software te halen.