Hoe borg je een goede operationele ICT-aansturing voor workforce planning software?

Voor optimaal functionerende workforce planning software in een organisatie moet de interne of externe IT-dienstverlener goed zijn werk kunnen doen. Het proces Operationele ICT-aansturing speelt hierin een belangrijke rol. Weten wie wat wanneer doet, is immers cruciaal om de IT-organisatie te laten uitvoeren wat er op elk moment is gewenst. In dit artikel leggen we uit hoe je kunt zorgen voor een goede taakverdeling bij het aansturen van IT-processen.

Wat is het doel van operationele ICT-aansturing?

 

In veel organisaties is een goede operationele ICT-aansturing allesbehalve vanzelfsprekend. Zo krijgt de IT-dienstverlener niet altijd de juiste opdrachten en informatie verstrekt, waardoor de beschikbaarheid, capaciteit en continuïteit van hard- en softwaresystemen in bepaalde gevallen tekortschieten. Naast de nodige frustratie bij medewerkers zorgt dit voor onnodig tijdsverlies en hoge kosten. Zowel in het management als op de werkvloer komt er hierdoor steeds meer aandacht voor de verstrekking, planning en bewaking van opdrachten aan de IT-leveranciers.

Binnen functioneel beheer leidt het proces Operationele ICT-aansturing deze activiteiten in goede banen. Het voornaamste doel van dit proces is het geven van heldere opdrachten aan de IT-dienstverlener, maar ook het inplannen en bewaken van de uitvoering hiervan. Op operationeel niveau zorgt dit voor een eenduidige aansturing van de interne of externe dienstverlener. Zo kan deze de producten en diensten leveren die de organisatie op dat moment nodig heeft en worden belangrijke organisatieprocessen niet door IT-problemen onderbroken.


Wil je meer halen uit de aansturing van IT-processen in jouw organisatie? Plan dan een gratis ambitiegesprek in voor vrijblijvend advies op maat.


Waarom een taakverdeling voor aansturing IT-processen?

 

Aan de basis van het proces Operationele ICT-aansturing ligt het maken van een concrete en heldere taakverdeling. Enerzijds levert dit duidelijkheid op over de te verstrekken opdrachten, waarbij in de planning kan worden opgenomen dat de afhandeling ervan in een later stadium weer wordt geëvalueerd. Zo kan het volledige proces continu vloeiend doorlopen en wordt tegelijkertijd bewaakt dat de door de IT-leverancier geleverde diensten en producten conform de gemaakte afspraken zijn.

Anderzijds ontstaat er door het maken en uitvoeren van een taakverdeling ook meer inzicht in de behoeften van de organisatie. Denk hierbij onder meer aan de beschikbaarheid van systemen en de hard- en softwarecapaciteit die nodig is om de workforce planning software soepel te laten draaien. Ook essentieel hierbij is het in kaart brengen van de benodigde continuïteit, in het geval van systemen die deels of geheel uitvallen door onvoorziene omstandigheden zoals brand of een stroomstoring.

Belangrijk om op te merken, is dat het proces Operationele ICT-aansturing raakvlakken vertoont met andere processen in het cluster Gebruikersbeheer. Dit geldt bijvoorbeeld voor het proces Gebruikersondersteuning, dat verantwoordelijk is voor reactieve activiteiten zoals het afhandelen van uiteenlopende calls. Naar aanleiding hiervan moeten weer opdrachten aan de IT-leverancier worden gegeven. Maar ook is er een relatie met het proces Beheer bedrijfsinformatie, aangezien de IT-leverancier ook betrokken is bij het beheren en verkrijgen van informatie.

De meerwaarde van een RASCI-matrix

 

Duidelijk is dat het voor elke organisatie enorm belangrijk is om van tevoren een goed actieplan te hebben. Niet alleen de organisatiedoelen moeten volledig helder zijn, maar dat geldt ook voor wie wat wanneer doet. Een RASCI-matrix kan helpen om rollen, taken en verantwoordelijkheden te duiden en zo een goede aansturing van IT-processen te borgen. Binnen het proces Operationele ICT-aansturing kunnen medewerkers in de organisatie elk een of meerdere van de rollen uit de RASCI-matrix vervullen:

R (Responsible of Verantwoordelijk)

Binnen een proces is iemand verantwoordelijk voor de uitvoering. Deze persoon legt verantwoording af aan degene in de organisatie die eindverantwoordelijk is (zie Accountable).

A (Accountable of Eindverantwoordelijk)

Degene die (eind)verantwoordelijk is, beoordeelt of de verstrekte opdracht conform de afspraak is uitgevoerd. Deze persoon velt het eindoordeel en heeft als enige een vetorecht.

S (Supportive of Ondersteunend)

Dit is de persoon die ondersteuning verleent aan het proces en (deels) de werkzaamheden uitvoert. Deze rol heeft raakvlakken met de C-rol hieronder.

C (Consulted of Geraadpleegd)

Dit is degene die voorafgaand aan de uitvoering van acties wordt geraadpleegd door een Responsible-persoon. De Consulted-persoon verleent goedkeuring, levert input en geeft daarmee mede richting aan het resultaat.

I (Informed of Geïnformeerd)

De persoon die geïnformeerd wordt over de genomen beslissingen, de voortgang en de tot nu toe bereikte resultaten. Naar aanleiding hiervan kunnen volgende stappen worden gezet in het proces.

Voordelen van een RASCI-matrix

 

De voordelen van het gebruik van een RASCI-matrix zijn legio. Zo krijgen medewerkers een helder inzicht in de eigen rol(len) en verantwoordelijkheden, waardoor duidelijker wordt welke werkzaamheden prioriteit verdienen. Doordat de rollen daarnaast onderling worden afgestemd, neemt doorgaans ook het draagvlak toe voor de bijbehorende verantwoordelijkheden en taken. Bovendien wordt hierdoor het werken in teamverband gestimuleerd en wordt overlap in werkzaamheden voorkomen.

Meer weten over een optimale operationele ICT-aansturing?

Planbizz helpt grote organisaties zoals de jouwe al jarenlang bij het optimaal aansturen van IT-processen. Graag komen onze specialisten in contact met jou voor een vrijblijvende analyse van valkuilen en verbeterpunten bij de operationele ICT-aansturing in jouw organisatie. Nieuwsgierig? Plan een virtueel ambitiegesprek in en ontvang gratis advies op maat.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

Als je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Met één druk op de knop 80% van de roosters gevuld hebben. Zo zou het moeten zijn. Maar in de praktijk wordt dit percentage vaak bij lange na niet gehaald. Dat komt mede omdat veel zorgorganisaties niet alle functionaliteiten benutten die een pakket als OWS biedt. Als functioneel consultant helpt functioneel consultant Simon Roosien om eruit te halen wat erin zit. In dit artikel lees je meer over zijn visie.
Lees meerAls je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Expert Aan Het Woord Simon Roosien

'Planbizz sluit aan bij wie ik ben.' Simon Roosien groeide thuis op met motoren, in zijn werk groeide hij ‘op in de zorg’. Daardoor kent hij het pakket OWS van binnen en van buiten. Nu staat hij klaar om de opdrachtgevers van Planbizz te leren kennen en hen te helpen om met zo min mogelijk inspanning goede roosters te maken. Want de tijd die daardoor overblijft, kan in de zorg goed besteed worden.
Lees meerExpert Aan Het Woord Simon Roosien