9 tips voor goed functioneel beheer van jouw Workforce Planning software
Het gebruik van Workforce Planning software biedt talloze voordelen voor jouw organisatie. Denk hierbij onder meer aan een betere capaciteitsplanning, proceskwaliteit en klant- en medewerkerstevredenheid. Een goed functioneel beheer is echter een voorwaarde om het maximale uit de software te halen en veelvoorkomende valkuilen te vermijden.
Pas daarom de volgende 9 bewezen effectieve tips toe voor een optimaal functioneel beheer van jouw Workforce Planning software:
Tip 1: Maak een toekomstbeleid voor de informatievoorziening
Aan de basis van een gestroomlijnde informatievoorziening ligt altijd een heldere toekomstvisie. Hoe moet de informatievoorziening in jouw organisatie er op (middel)lange termijn uitzien en welke rol is hierin weggelegd voor de Workforce Planning software? Vertaal ontwikkelingen in bedrijfsprocessen en technologie naar een concreet en intern breed gedragen beleid voor de toekomst.
Tip 2: Organiseer de rolverdeling bij de informatievoorziening
Bij het gebruik van de informatievoorziening in jouw organisatie zijn uiteenlopende partijen betrokken. Hoe stuur je en structureer je de werkwijze van al deze betrokken partijen zodanig dat het aansluit op de bedrijfsprocessen en Workforce Planning software? Creëer een duidelijke rolverdeling voor zowel interne als externe gebruikers zoals leveranciers en andere relaties.
Tip 3: Coördineer de afstemming tussen alle betrokken partijen en plannen
Verschillende afdelingen in de organisatie hebben logischerwijs verschillende belangen. Hoe breng je deze belangen op één lijn zodat ze in dienst staan van het algeheel belang? Stem alle plannen en initiatieven die te maken hebben met de informatievoorziening goed op elkaar af zodat de verschillende gebruikers van de Workforce Planning software in het gezamenlijk belang acteren.
Tip 4: Breng behoeften en afspraken in kaart
Een goed functioneel beheer zorgt dat behoeften in de organisatie ondersteund worden door de juiste informatievoorziening. Hoe onderken je deze behoeften van medewerkers en hoe vertaal je deze naar nieuwe besluitvorming? Leg afspraken die voortvloeien uit besluiten vast in duidelijke contracten, bijvoorbeeld op het gebied van de selectie van nieuwe Workforce Planning software.
Tip 5: Plan alle activiteiten rondom de informatievoorziening
Een functioneel beheerder heeft de taak om activiteiten rondom de informatievoorziening te plannen, bewaken en bij te sturen wanneer nodig. Hoe kun je dit proces zo inrichten dat het leidt tot een optimale inzet van capaciteit? Zorg dat de planning aansluit op de functionaliteiten van de Workforce Planning software om het beste resultaat te waarborgen.
Tip 6: Breng kosten en baten in kaart
Een toekomstvisie en -plannen kunnen inhoudelijk nog zo sterk zijn; uiteindelijk staat of valt de uitvoerbaarheid ervan met de beschikbare financiën. Hoe kun je de informatievoorziening in de organisatie zo inrichten dat er aantoonbaar kosten worden bespaard? Neem in deze analyse ook eventuele baten mee, bijvoorbeeld van het gebruik van nieuwe Workforce Planning software.
Tip 7: Bied gebruikers de ondersteuning die ze nodig hebben
Medewerkers die dagelijks met Workforce Planning software en andere informatiesystemen moeten werken, hebben hierbij ondersteuning nodig. Zorg er met de juiste training, documentatie, gebruikersoverleggen en nieuwsbrieven voor dat hun belangrijkste vragen worden weggenomen. Maak ook tijd vrij om wensen, klachten en veelgehoorde feedback snel te kunnen behandelen.
Tip 8: Neem proactief besluiten over veranderingen of vernieuwingen
Veranderingen in bedrijfsprocessen leiden vroeg of laat tot een veranderde behoefte aan functionaliteiten. Speel hier in het functioneel beheer proactief op in door de gewenste transitie alvast in te zetten voordat gebruikers hier om vragen. Met behulp van Workforce Planning software kun je binnen een organisatie de vertaalslag maken van behoefte naar concrete oplossing.
Tip 9: Test geplande wijzigingen voorafgaand aan implementatie
Het doorvoeren van veranderingen in de informatievoorziening heeft soms gevolgen die vooraf niet zijn te voorzien. Test elke wijziging in werkwijze of technologie daarom voorafgaand aan de daadwerkelijke implementatie. Beoordeel wat de gevolgen zijn voor het gebruik van de Workforce Planning software en toets of de verandering het beoogde effect heeft.
Meer informatie over functioneel beheer van Workforce Planning software?
Als onafhankelijk specialist helpt Planbizz al jarenlang een verscheidenheid aan grote organisaties bij het functioneel beheer van Workforce Planning software. Benieuwd wat we op dit gebied concreet voor jou kunnen betekenen? Laat je dan op maat adviseren door onze experts tijdens een virtueel ambitiegesprek. Boek dit vrijblijvende gesprek nu hier.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Welkom aan boord: Yoo-Jung van Oijen-den Burger
Planbizz heeft een nieuw gezicht! Yoo-Jung van Oijen-den Burger neemt de dagelijkse leiding van de organisatie op zich en gaat zich onder meer richten op de ontwikkeling van het team, het aantrekken van nieuwe collega's en het versterken van de community van functioneel beheerders. We zijn heel blij met onze nieuwe aanwinst, die ruim 25 jaar aan ervaring in recruitment, HR en leidinggeven meebrengt.
Klantcase Implementatie roostersoftware bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij de selectie, implementatie en het optimaal gebruik van workforce management-software. Hoe verloopt zo'n traject in de praktijk? En welke meerwaarde ervaren opdrachtgevers daarbij? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze projectleider bij de implementatie van een nieuw plannings- en roostersysteem voor de Bibliotheek Zuid-Kennemerland.
Klantcase Functioneel Beheer ORTEC WS bij het Hagaziekenhuis
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van planning- en roostersoftware. Welke resultaten levert tijdelijke ondersteuning binnen functioneel beheer op? En hoe ervaren opdrachtgevers die samenwerking? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze consultant bij Functioneel Beheer van HR Services van het HagaZiekenhuis in Den Haag.