9 tips voor goed functioneel beheer van jouw Workforce Planning software

Het gebruik van Workforce Planning software biedt talloze voordelen voor jouw organisatie. Denk hierbij onder meer aan een betere capaciteitsplanning, proceskwaliteit en klant- en medewerkerstevredenheid. Een goed functioneel beheer is echter een voorwaarde om het maximale uit de software te halen en veelvoorkomende valkuilen te vermijden.

Pas daarom de volgende 9 bewezen effectieve tips toe voor een optimaal functioneel beheer van jouw Workforce Planning software:

 

Tip 1: Maak een toekomstbeleid voor de informatievoorziening

Aan de basis van een gestroomlijnde informatievoorziening ligt altijd een heldere toekomstvisie. Hoe moet de informatievoorziening in jouw organisatie er op (middel)lange termijn uitzien en welke rol is hierin weggelegd voor de Workforce Planning software? Vertaal ontwikkelingen in bedrijfsprocessen en technologie naar een concreet en intern breed gedragen beleid voor de toekomst.

 

Tip 2: Organiseer de rolverdeling bij de informatievoorziening

Bij het gebruik van de informatievoorziening in jouw organisatie zijn uiteenlopende partijen betrokken. Hoe stuur je en structureer je de werkwijze van al deze betrokken partijen zodanig dat het aansluit op de bedrijfsprocessen en Workforce Planning software? Creëer een duidelijke rolverdeling voor zowel interne als externe gebruikers zoals leveranciers en andere relaties.

 

Tip 3: Coördineer de afstemming tussen alle betrokken partijen en plannen

Verschillende afdelingen in de organisatie hebben logischerwijs verschillende belangen. Hoe breng je deze belangen op één lijn zodat ze in dienst staan van het algeheel belang? Stem alle plannen en initiatieven die te maken hebben met de informatievoorziening goed op elkaar af zodat de verschillende gebruikers van de Workforce Planning software in het gezamenlijk belang acteren.

 

Tip 4: Breng behoeften en afspraken in kaart

Een goed functioneel beheer zorgt dat behoeften in de organisatie ondersteund worden door de juiste informatievoorziening. Hoe onderken je deze behoeften van medewerkers en hoe vertaal je deze naar nieuwe besluitvorming? Leg afspraken die voortvloeien uit besluiten vast in duidelijke contracten, bijvoorbeeld op het gebied van de selectie van nieuwe Workforce Planning software.

 

Tip 5: Plan alle activiteiten rondom de informatievoorziening

Een functioneel beheerder heeft de taak om activiteiten rondom de informatievoorziening te plannen, bewaken en bij te sturen wanneer nodig. Hoe kun je dit proces zo inrichten dat het leidt tot een optimale inzet van capaciteit? Zorg dat de planning aansluit op de functionaliteiten van de Workforce Planning software om het beste resultaat te waarborgen.

 

Tip 6: Breng kosten en baten in kaart

Een toekomstvisie en -plannen kunnen inhoudelijk nog zo sterk zijn; uiteindelijk staat of valt de uitvoerbaarheid ervan met de beschikbare financiën. Hoe kun je de informatievoorziening in de organisatie zo inrichten dat er aantoonbaar kosten worden bespaard? Neem in deze analyse ook eventuele baten mee, bijvoorbeeld van het gebruik van nieuwe Workforce Planning software.


Wil je direct impact maken met optimaal applicatiebeheer voor de Workforce Planning software van jouw organisatie? Plan dan nu een vrijblijvend ambitiegesprek in met één van onze onafhankelijke experts


 

Tip 7: Bied gebruikers de ondersteuning die ze nodig hebben

Medewerkers die dagelijks met Workforce Planning software en andere informatiesystemen moeten werken, hebben hierbij ondersteuning nodig. Zorg er met de juiste training, documentatie, gebruikersoverleggen en nieuwsbrieven voor dat hun belangrijkste vragen worden weggenomen. Maak ook tijd vrij om wensen, klachten en veelgehoorde feedback snel te kunnen behandelen.

 

Tip 8: Neem proactief besluiten over veranderingen of vernieuwingen

Veranderingen in bedrijfsprocessen leiden vroeg of laat tot een veranderde behoefte aan functionaliteiten. Speel hier in het functioneel beheer proactief op in door de gewenste transitie alvast in te zetten voordat gebruikers hier om vragen. Met behulp van Workforce Planning software kun je binnen een organisatie de vertaalslag maken van behoefte naar concrete oplossing.

 

Tip 9: Test geplande wijzigingen voorafgaand aan implementatie

Het doorvoeren van veranderingen in de informatievoorziening heeft soms gevolgen die vooraf niet zijn te voorzien. Test elke wijziging in werkwijze of technologie daarom voorafgaand aan de daadwerkelijke implementatie. Beoordeel wat de gevolgen zijn voor het gebruik van de Workforce Planning software en toets of de verandering het beoogde effect heeft.

Meer informatie over functioneel beheer van Workforce Planning software?

Als onafhankelijk specialist helpt Planbizz al jarenlang een verscheidenheid aan grote organisaties bij het functioneel beheer van Workforce Planning software. Benieuwd wat we op dit gebied concreet voor jou kunnen betekenen? Laat je dan op maat adviseren door onze experts tijdens een virtueel ambitiegesprek. Boek dit vrijblijvende gesprek nu hier.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Gerelateerde artikelen

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.
Lees meer
Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Binnen organisaties wordt zowel intern als extern steeds meer informatie uitgewisseld. Een belangrijke rol hierin spelen IT-systemen zoals workforce planning software. Doordat er in de keten geen hiërarchie bestaat, is een goede samenwerking tussen ketenpartners noodzakelijk om op een veilige manier het meeste uit de software te halen en continu de juiste optimalisaties aan te brengen. Het BiSL-proces Ketenpartners management faciliteert dit door de samenwerking tussen de eigen organisatie en ketenpartners zo goed mogelijk te definiëren en onderhouden.
Lees meer
Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

De juiste workforce planning software helpt organisaties om mensen, mensen, middelen en bedrijfsprocessen optimaal op elkaar af te stemmen. Om dit mogelijk te maken, moeten diverse randvoorwaarden binnen de organisatie echter wel op orde zijn. Het BiSL-proces Strategie inrichting IV-functie definieert hoe de besluitvorming over planningssoftware wordt georganiseerd, zodat de organisatie op basis van een samenhangend organisatiemodel concrete beleidskeuzes kan maken.
Lees meer