Wat is WFM software?

Workforce management (WFM) is een proces waarbij je de capaciteit aan personeel in je organisatie en de productiviteit van je medewerkers optimaliseert. Hierdoor kun je gestelde doelstellingen behalen en het fundament van je organisatie versterken. Eigenlijk is WFM het zo effectief mogelijk voorspellen en afstemmen van het werkaanbod met de formatie, competenties en beschikbaarheid van je medewerkers. Vervolgens is het belangrijk om hier continu op te blijven bijsturen. De juiste WFM software zorgt ervoor dat dit effectief en geautomatiseerd gebeurt.

Planning software

Het verschil tussen een WFM tool en roostertool

Wie nog niet bekend is met WFM software, zou kunnen denken dat een WFM tool vooral draait om het maken van werkroosters. Toch zijn een roostertool en een WFM tool niet hetzelfde. Eigenlijk is WFM meer een cyclus, waarvan roostering één onderdeel is (naast forecasting, capaciteitsplanning, realtime management en rapportage). Een roostertool zal dus vaak alleen gericht zijn op het maken van een werkrooster, terwijl WFM software een stuk uitgebreider is doordat het ook rekening houdt met andere onderdelen van de WFM cyclus. Voortvloeiend uit die cyclus vormen de volgende onderdelen vaak functies binnen een WFM tool.

1.     Forecasting

Forecasting is het voorspellen van toekomstig werkaanbod, vaak gebaseerd op het werkaanbod uit het verleden en verwachte impact van toekomstige events. Dit aanbod bepaalt weer hoeveel medewerkers je nodig hebt.

2.     Capaciteitsplanning

Een capaciteitsplanning gaat vervolgens over de berekening van hoeveel en welke medewerkers je nodig hebt om het werkaanbod binnen de gestelde doelstellingen te realiseren. Dit zet je af tegen de het aantal aantal medewerkers binnen je organisatie hebt en hoeveel werk deze medewerkers kunnen uitvoeren. Hierbij wordt rekening gehouden met specialismen, maar ook met hoeveel tijd nodig is voor welke activiteiten.

3.     Roostering

Op basis van het verwachte werkaanbod (forecasting) en de capaciteitsplanning kan een werkrooster gemaakt worden. Je weet nu namelijk hoeveel werk je kunt verwachten en hoe je dat werk optimaal kunt verdelen over het soort en aantal medewerkers binnen je organisatie. Het doel hiervan is dat je de beschikbare medewerkers zo efficiënt mogelijk inroostert om je doelstellingen te realiseren.

4.     Realtime management

Realtime management is eigenlijk het volgen van de werkelijke hoeveel werkaanbod en anticipatie van je medewerkers hierop. Hierbij zijn twee processen belangrijk: traffic management waarbij je in de gaten houdt of de werkelijke verhouding tussen werkaanbod en capaciteit wel klopt met de verwachting uit de forecast, en realtime adherence waarmee je controleert of je medewerkers de planning wel naleven.

5.     Traffic management

Traffic management werkt zo: met forecasting ben je in staat een werkrooster te maken op basis van de voorspelde hoeveelheid werk. Het komt echter voor dat het werkelijke werkaanbod afwijkt van de inschatting waarop het rooster is gebaseerd. Het kan onverwachts minder druk zijn, of je kunt te maken hebben met zieke medewerkers. Die ontwikkelingen van het werkelijke werkaanbod hou je in de gaten met traffic management. Dat geeft je dan de mogelijkheid om de forecast en het rooster aan te passen op de huidige situatie.

6.     Realtime adherence

Een ander onderdeel van realtime management is realtime adherence. Zoals gezegd controleer je door middel van traffic management hoe de werkelijke verhouding tussen werkaanbod en personeelscapaciteit is. Om ook op een wat meer individueel niveau te kunnen checken of de gemaakte planning wel aansluit, gebruik je realtime adherence. Hiermee controleer je als teamleider of supervisor continu of je medewerkers het gemaakte rooster ook echt opvolgen. Een integratie met het telefonie-, e-mail- en webcaresysteem is hiervoor essentieel. Realtime adherence is vooral belangrijk voor bijvoorbeeld callcenters. Stel dat een gemaakte planning uitgaat van 20 medewerkers. Drie medewerkers zijn echter net iets te lang in bespreking - of halen net een extra bakje koffie. Het gevolg? De bezetting is niet groot genoeg. En dat kan er weer tot leiden dat klanten in de wacht moeten staan – en dat wil je natuurlijk voorkomen.

7.     Rapportage en analyse

WFM software omvat daarnaast nog een heel scala aan andere functies, bijvoorbeeld op het gebied van rapportage en analyse. Of je die functies veel gebruikt, hangt vooral af van de manier waarop je naar WFM kijkt. Als je het puur operationeel gebruikt om het rooster zo effectief mogelijk te maken, dan zal je de functies hierboven het meest gebruiken. Wil je een WFM tool ook op een strategische manier gebruiken? Dan zal je ook gebruik moeten maken van rapportages, inzichten en prognoses. Denk aan het percentage in- en uitstroom binnen je organisatie, of statistieken en ervaringen wat betreft klantcontacten. Allemaal informatie die goede WFM software je kan geven.

vind planning software

Voor wie is WFM software belangrijk?

WFM software is eigenlijk voor elke organisatie belangrijk. Elke organisatie heeft namelijk te maken met personeel dat ingepland moet worden, hoewel dit bij de ene organisatie natuurlijk meer nodig is dan bij de andere. Zo is goede WFM software vaak urgenter voor organisaties met een grote klantenserviceafdeling, maar dat betekent niet dat het niet voordelig kan zijn voor organisaties die dat niet hebben. Door middel van WFM software zet je namelijk een stapje verder dan alleen het maken van een rooster. Een goede WFM tool is dan ook vooral essentieel voor alle organisaties die hun medewerkerscapaciteit willen afstemmen op het verwachte werkaanbod. Zeker wanneer zij hierbij ook alle werkprocessen rondom klantcontact, productiviteit en klanttevredenheid willen optimaliseren. Goede WFM software draagt bij aan het optimaliseren van de gehele WFM cyclus.

Waarom is WFM software belangrijk?

WFM software is belangrijk omdat het je inzicht geeft in het aantal medewerkers dat je nodig hebt om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Maar ook omdat het je toont hoe ze dat doen – bijvoorbeeld in termen van productiviteit, vaardigheden en het behalen van doelen. Goede WFM software heeft meerdere voordelen, die we hieronder voor je op een rijtje zetten.

Meer inzicht in budget, personeel en processen

Het grootste voordeel van goede WFM software is dat het je meer inzicht oplevert, in zowel budget, personeel en werkprocessen. Door middel van forecasting, een belangrijke functie binnen WFM, weet je hoeveel werk je kunt verwachten en je capaciteitsplanning vertelt je hoeveel personeel je hiervoor nodig hebt – ook op de langere termijn. Dat zorgt ervoor dat je nooit te veel of te weinig personeel inplant, en daarmee houd je overzicht over het budget. Daarnaast heb je meer inzicht in je personeel: je kunt continu volgen wie wat doet. Daarmee ben je in staat de juiste medewerker op het juiste moment in te zetten en dat verhoogt de productiviteit. Ten slotte geeft WFM software je inzicht in de werkprocessen binnen je organisatie. Welke medewerkers en welke vaardigheden heb je op welk moment nodig? Deze inzichten zorgen er voor dat je betere beslissingen kunt nemen op zowel de korte als de lange termijn.

Besparing van tijd en kosten

WFM software bespaart je daarnaast enorm veel tijd, omdat het allerlei tijdrovende processen en taken automatiseert. Het voorkomt daarmee niet alleen fouten, omdat informatie niet meer handmatig hoeft te worden ingevoerd, automatisering bespaart je als organisatie ook kosten. Door middel van WFM software krijg je zoals gezegd meer inzicht in de optimale afstemming van capaciteit en bezetting binnen je organisatie. Dat zorgt voor een effectievere planning en daarmee bespaar je onder andere op ongeplande loonkosten.

Veel integratiemogelijkheden

Hieruit voortvloeiend komt het volgende voordeel van WFM software: het biedt je enorm veel integratiemogelijkheden. Zo verzamel je alle relevante informatie op één plek. Veel WFM tools zijn bijvoorbeeld te integreren met je salarisadministratie waardoor gewerkte uren automatisch verwerkt worden in de loonstroken van je medewerkers. Daarnaast kan een WFM tool zo ingesteld worden dat het rekening houdt met belangrijke wetten en richtlijnen, bijvoorbeeld op het gebied van pauzes en Arbo-regels. Een koppeling met het HR-systeem is eigenlijk ook altijd mogelijk, waardoor je niet alleen toegang hebt tot de gegevens van je medewerkers maar ook tot de door hen ingediende vakantie- en verlofaanvragen. Sommige WFM software beschikt zelfs over een app, waarmee medewerkers eenvoudig hun eigen beschikbaarheid en verlofaanvragen kunnen bekijken en bewerken.

Hogere klanttevredenheid

Een van de meest zichtbare voordelen van goede WFM software, is een verhoging van de klanttevredenheid. Je weet namelijk nu als organisatie wat je klant verwacht van bijvoorbeeld het klantcontact en kunt hierop bijsturen. Klanten zullen zich hierdoor meer gehoord voelen en dat zal de klanttevredenheid dus verhogen.

Meer flexibiliteit als organisatie

Een groot voordeel van het gebruik van de juiste WFM software, is dat je je flexibiliteit als organisatie vergroot. Je hebt namelijk inzicht in belangrijke gegevens, zoals het werkaanbod en de capaciteit aan medewerkers van je organisatie. Door middel van prognoses weet je welke veranderingen er kunnen zijn en ben je in staat op tijd bij te sturen. Zo heb je niet alleen grip op de processen binnen je organisatie, maar kun je ook regie voeren op een stukje klanttevredenheid.

Meer tevreden medewerkers

Naast meer tevreden klanten, zullen ook je medewerkers meer tevreden zijn. Je hebt namelijk als organisatie meer inzicht in de aanwezigheid, betrokkenheid en productiviteit van je medewerkers. Met die informatie achter de hand, kun je aan de slag om werkprocessen te verbeteren. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn doordat ze op tijd wordt verteld of het werkrooster verandert of niet. En doordat altijd de juiste bezetting medewerkers is ingepland, zal de productiviteit van medewerkers groeien. Dat maakt ze niet alleen meer betrokken, maar ook meer tevreden. En een manager die weet welke mensen nodig zijn op welk moment, is ook meer in staat om transparant en duidelijk te communiceren. En als er iets is dat medewerkers nodig hebben, dan is het wel duidelijke communicatie.

Planbizz Arena

Een overzicht van alle WFM software?

Download gratis onze Planbizz Arena en ontvang direct een overzicht van alle WFM software aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste planning software kunt voorkomen.

Direct een totaaloverzicht

Wij helpen je bij de zoektocht naar de best passende WFM software

Er zijn veel verschillende WFM tools beschikbaar. Veel organisaties beginnen met Excel om medewerkers in te plannen en gewerkte uren te registreren. Dat is vaak handig als een organisatie nog niet zo groot is. Daarnaast zijn de meeste mensen wel bekend met Excel en is deze software niet duur. Toch is Excel niet voor iedereen geschikt. De kans op fouten is groot en naarmate de organisatie groeit, groeit ook het aantal medewerkers, klanten en projecten. Wie meer functionaliteiten wilt, zoals met meerdere mensen in hetzelfde programma kunnen werken, stapt dus al snel over op echte WFM software.

Maar hoe kies je nou de beste WFM software voor jouw organisatie? Het aanbod is namelijk enorm en je wilt geen software aanschaffen die je niet optimaal gaat gebruiken. Een top 5 van de beste WFM software geven is echter niet haalbaar, daarvoor verschillen de wensen en eisen per organisatie te veel. De best passende WFM software vinden voor jouw organisatie? En een verloren investering van tijd en geld voorkomen? De 100% onafhankelijke planningsexperts van Planbizz helpen je graag bij de zoektocht naar WFM software.

Wij ondersteunen deze werkgevers

Wij begeleiden onafhankelijk grote organisaties in uiteenlopende branches bij de automatisering van hun complexe planningsprocessen. Van Klant Contact Centers tot aan zorginstellingen én van multinationals tot aan lokale overheidsinstellingen.
planning software overzicht

Wat zeggen onze opdrachtgevers?

''Planbizz heeft een aantal maanden bij Independer ondersteunt bij WFM. In deze periode hebben zij ons erg goed geholpen. Met hun kennis en inzichten hebben zij mooie stappen gezet op het WFM vlak. Met meerdere adviezen pakken wij nu ook door.''

interim planner
Sharony Hosman Manager Blije Klant Independer

''Planbizz heeft een jaar geholpen bij de Klantenservice van De Alliantie. Er is een nieuw forecastmodel en een gebruiksvriendelijk capaciteitsplan opgeleverd, de planningstool is opnieuw ingericht en het WFM-proces is beschreven. Planbizz is professioneel, waar ik als manager volledig op kon bouwen en vertrouwen en ik van harte kan aanbevelen.''

interim planner
Ingeborg Rijken Manager Klantenservice de Alliantie Woningcoöperatie de Alliantie

''Planbizz did an excellent job in setting up the systems, procedures and hire the right persons for the job. Rocco created an excellent team that performed right from the start.''

planning software
Remco Rijnhart Sales Value

''Planbizz heeft zijn kennis van wfm binnen de afdeling, maar ook met medewerkers en teamleiders gedeeld. Hierdoor is het veranderings- en wfm proces op een positieve manier vormgegeven waarbij Rocco zich als een betrouwbare en flexibele professioneel heeft ingezet.''

WFM manager
David van der Pouw Kraan Gemeente Amsterdam

''Mijn periode met Planbizz was verhelderend en leverde mij andere inzichten op in het WFM proces.''

Planner callcenter
Marcel van Amstelveen Waternet

''Planbizz heb ik tijdens mijn opdracht bij de Alliantie leren kennen als een vakkundig en professioneel. In alle rust en met de juiste elegance weet Planbizz als geen ander WFM te ontwikkelen, te implemteren en bij te sturen. Ik kijk ernaar uit om in de toekomst weer samen te werken''

Planning software
Harm de Boer Alliantie

De klantwaarden volgens onze opdrachtgevers

Objectief

Onze experts zijn 100% onafhankelijk. Wij ontvangen geen enkele vergoeding van softwareleveranciers. Hiermee ben je verzekerd dat het realiseren van de organisatie-ambities het uitgangspunt is.

Bespaar tijd en geld

Workforce Planning software inkopen, implementeren en beheren doe je niet iedere dag. Onze experts nemen deze complexe processen doeltreffend uithanden. Hiermee bespaar je een verloren investering van tijd én geld.

Realiseer ambities

Kostenbesparing, een hogere efficiëntie of een toename van medewerker- of klanttevredenheid - de juiste Workforce Planning software draagt bij aan de planningsambities van je organisatie.

Een mislukte aanschaf van Workforce Planning software voorkomen?

Een mislukte aanschaf van WFM software voorkomen en jezelf een verloren investering van tijd en geld besparen? Download dan gratis onze Planbizz Arena en ontvang direct een overzicht van alle planning software aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste Workforce Planning software kunt voorkomen.

Download direct gratis
Planbizz Arena