Klantcase Functioneel Beheer InPlanning bij Roessingh

Behoefte aan extra ondersteuning

Roessingh, Centrum voor Revalidatie leert patiënten zo goed als mogelijk (weer) zelfstandig met hun beperkingen te functioneren in de samenleving. Zo helpen zij patiënten om na een ongeval, ziekte of aandoening opnieuw hun plek te vinden. Een zorgvuldige planning is onontbeerlijk om goede zorg te verlenen. Tot 2024 werkte Roessingh met door hen zelf ontwikkelde roostersoftware. De cao regels waren hier echter niet in verwerkt. Dat wilde Roessingh graag anders: zij wilden de zekerheid dat zij plannen in lijn met de cao. Daarbij wilde Roessingh de ca. 830 medewerkers meer regie geven over hun rooster. Dat maakte dat zij in 2024 InPlanning geïmplementeerd hebben. Zij hadden behoeften aan extra ondersteuning bij het opzetten van de vakantiemodule, het trainen van leidinggevenden in het gebruik van InPlanning en het ondersteunen bij het zo efficiënt mogelijk afhandelen van de nog openstaande TOPdesk meldingen, zodat er meer rust en duidelijkheid komt over het nieuwe planningsysteem.

“Bij de start wisten we dat het implementeren van nieuwe planning- en roostersoftware niet alleen een technische, maar ook een organisatorische verandering betekende. Het gaat niet puur om een systeem, maar om een werkwijze die raakt aan medewerkers, teams en processen. Dat is precies waar de samenwerking met Planbizz van grote waarde is geweest.”

Samen kom je verder

Toen onze functioneel consultant Freija bij Roessingh kwam, was InPlanning ruim twee maanden live. Er waren op dat moment veel vragen over de werking van de software en over de urenbalansen. Omdat Roessingh halverwege het jaar was overgestapt op InPlanning, stond de informatie over vakantie-uren en ouderschapsverlof deels in het oude systeem en deels in InPlanning waardoor urenbalansen niet meer klopten. Dat gaf onrust binnen de organisatie – en die moest zo gauw mogelijk opgelost worden. Door de vakantiemodule goed in te richten en ervoor te zorgen dat alle uren goed kwamen te staan, kregen medewerkers meer inzicht in hun vakantie-uren. En omdat we een boven- en ondergrens hebben ingesteld, kunnen leidinggevenden beter sturen op het aantal opgenomen vakantie-uren zodat de diensten gevuld kunnen blijven worden. Daarnaast hebben we leidinggevenden getraind in het gebruik van InPlanning. Om iedereen te leren wat hij of zij daadwerkelijk nodig heeft, hadden we de leidinggevenden verdeeld over verschillende groepen. Zo kreeg elke leidinggevende precies de juiste info.

Sinds de livegang van InPlanning waren er veel meldingen binnengekomen via TOPdesk. Om die stroom zo snel mogelijk af te handelen, hebben we wekelijks de urgentie bepaald van de verschillende meldingen. Waar geven we prioriteit aan, waar lopen we tegenaan en wie pakt welke meldingen op? Om het overzicht te bewaren, hadden we de meldingen ingedeeld in een aantal subcategorieën. Dat gaf extra vaart aan de afhandeling van de meldingen. Naast de digitale afhandeling, hebben we voor medewerkers letterlijk de deur opengezet. We hebben verschillende inloopmomenten georganiseerd waar mensen langs konden komen met hun vragen. 1-op-1 namen we medewerkers mee in het systeem en boden zo overzicht en duidelijkheid.

Optimale gebruik van InPlanning

Er is orde op zaken gesteld rond de vakantie-uren die in twee systemen ‘hingen’. Een eerste stap naar meer vertrouwen in InPlanning! Het op de juiste manier trainen van de leidinggevenden maakte dat zij InPlanning beter begrepen. Zo konden zij de medewerkers in hun team ook beter helpen en dat had positieve effecten. Het toegenomen vertrouwen van leidinggevenden in InPlanning straalde af op de andere medewerkers en dat zorgde voor meer rust binnen de organisatie. En het feit dat leidinggevenden hun medewerkers beter konden helpen, zorgde voor minder nieuwe TOPdesk meldingen.

Het logisch inrichten en ordenen van wat er te doen was heeft ook een sleutelrol gespeeld. Leidinggevenden die trainingen kregen die op hun behoeften waren afgestemd en het categoriseren van TOPdesk meldingen: het gaf focus. Binnen deze opdracht werkte onze consultant samen met twee functioneel beheerders en een projectleider van Roessingh. Zij vormden een goed team dat wekelijks de voortgang met elkaar afstemde. Ook de manager I&A speelde een belangrijke rol. Zijn betrokkenheid zorgde ervoor dat het team de ruimte kreeg om één en ander voor elkaar te krijgen. Dat heeft bijgedragen aan het draagvlak. Samen zijn we in relatief korte tijd tot mooie resultaten gekomen, te weten: meer duidelijkheid over en meer structuur in InPlanning én meer rust in de organisatie. Samenwerken loont!

De ervaring van Martijn Loo, Manager I&A bij Roessingh

“Bij de start wisten we dat het implementeren van nieuwe planning- en roostersoftware niet alleen een technische, maar ook een organisatorische verandering betekende. Het gaat niet puur om een systeem, maar om een werkwijze die raakt aan medewerkers, teams en processen. Dat is precies waar de samenwerking met Planbizz van grote waarde is geweest. De consultant wist prima hoe het systeem aan de achterkant ingericht moet worden, maar stapte ook makkelijk op de collega’s af en organiseerde scholingssessies voor teamleiders. Daar zat voor ons een grote learning. Je weet in theorie hoe het werkt, maar om dat in de praktijk te brengen en je oude werkwijzen los te laten is lastig. Juist een extern iemand met de nodige ervaring die je een spiegel voor kan houden is zeer helpend geweest. Het voelde echt als samenwerken, waarbij ook aandacht was voor borging van het resultaat in de organisatie. Dat maakt de samenwerking met Planbizz zeker tot een aanrader voor anderen.”

Wil je net als Roessingh ook het maximale bereiken met InPlanning? Neem dan vrijblijvend contact op Rocco Agterberg: bel 06 41 47 41 96 of mail naar r.agterberg@planbizz.nl. Hij bespreekt graag de mogelijkheden.