Klantcase Functioneel Beheer ORTEC WS bij het Hagaziekenhuis
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van planning- en roostersoftware. Welke resultaten levert tijdelijke ondersteuning binnen functioneel beheer op? En hoe ervaren opdrachtgevers die samenwerking? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze consultant bij Functioneel Beheer van HR Services van het HagaZiekenhuis in Den Haag.
Tijdelijke versterking tijdens een drukke projectperiode
Het HagaZiekenhuis is een groot ziekenhuis met locaties in Den Haag en Zoetermeer. Waar in Zoetermeer vooral laagcomplexe en planbare zorg geboden wordt, biedt locatie Den Haag ook hoogcomplexe zorg op veel verschillende gebieden. Het ziekenhuis heeft onder andere een gespecialiseerd Hartcentrum, het Juliana Kinderziekenhuis en een grote (kinder)spoedeisende Hulp. Het HagaZiekenhuis telt ruim 6.000 medewerkers. Voor de personeelsplanning maakt men gebruik van ORTEC Workforce Scheduling (OWS). Toen bij Functioneel Beheer HR Services meerdere grote projecten tegelijk liepen, ontstonden er achterstanden in de dagelijkse beheerwerkzaamheden. Ondersteuning was nodig om alles goed draaiende te houden.
“Dankzij zijn frisse blik hebben we processen verbeterd, kennis beter vastgelegd en meer structuur aangebracht in ons functioneel beheer.”
Frisse blik
Planbizz was geen onbekende voor het HagaZiekenhuis. Monique Cush–Baas, Senior Functioneel Beheerder bij HR Services van het HagaZiekenhuis, is namelijk aangesloten bij onze vakgroep Functioneel Beheer. Toen de behoefte aan extra capaciteit ontstond, kwamen wij daarom al snel in beeld. De vraag vanuit het ziekenhuis was duidelijk: ondersteuning bij de dagelijkse werkzaamheden rond het functioneel beheer van OWS.
Tijdens het inwerken van onze consultant Ron werd duidelijk dat veel kennis vooral in de hoofden van collega’s zat en nog niet op papier stond. Ron heeft geholpen om werkinstructies op te stellen en processen structureel vast te leggen. Dat betekent dat je als organisatie weer kritisch naar je interne processen gaat kijken. Dat leverde het ziekenhuis waardevolle inzichten op. Monique: “De communicatie met Ron was heel open. Vanuit zijn ervaringen bij andere organisaties stelde hij vragen over zaken die hem opvielen, maar waar wij zelf niet meer bij stil stonden. Dat gaf soms leuke discussies. Die frisse blik van buitenaf helpt je echt vooruit.”
Meer dan alleen extra capaciteit
Naast het oppakken van dagelijkse beheerwerkzaamheden heeft Ron diverse verbeteringen geïnitieerd. Zo onderzocht hij terugkerende foutmeldingen rondom ziekmeldingen, bracht de oorzaken hiervan in kaart en loste het probleem op. Ook werd kritisch gekeken naar de manier waarop processen werden uitgevoerd. Monique: “Iedereen werkt op zijn eigen manier. Niet verkeerd, maar wel verschillend. We zijn nu bezig om processen beter vast te leggen en te standaardiseren om zo tot een meer uniforme werkwijze te komen.”
Een ander voorbeeld was de aanpak van de e-learning voor nieuwe leidinggevenden en roosteraars. Daar ontstond nog wel eens het probleem dat alle licenties in gebruik waren, waardoor nieuwe collega’s de e-learning niet konden volgen. Door een slimme herinrichting van het proces van het volgen van de e-learning heeft Ron ook dat probleem opgelost. “Dat heeft enorm veel rust gebracht”, vertelt Monique. “Iedereen weet nu precies wanneer de e-learning plaatsvindt en wat er van hen verwacht wordt. Dat scheelt veel tijd en frustratie én we hoefden geen extra licenties aan te schaffen.”
Zo kijkt Monique Cush-Baas, Senior Functioneel Beheerder bij HR Services van het HagaZiekenhuis, terug op de samenwerking
“Wat mij vooral is bijgebleven, is de openheid en betrokkenheid van Ron. Hij kwam niet alleen om een opdracht uit te voeren, maar wilde echt begrijpen hoe onze organisatie werkte en hoe dingen beter konden. Dankzij zijn frisse blik hebben we processen verbeterd, kennis beter vastgelegd en meer structuur aangebracht in ons functioneel beheer. Daarnaast paste hij ontzettend goed binnen het team. Vanaf het eerste moment was er een klik met Ron. Hij voegde makkelijk in en werd al snel een volwaardige collega. Ook nu de opdracht is afgerond, hebben we nog steeds contact. Dat zegt eigenlijk alles over hoe prettig de samenwerking is geweest. Ook de betrokkenheid vanuit Planbizz hebben wij als zeer positief ervaren. Voor organisaties die tijdelijk extra capaciteit én inhoudelijke versterking zoeken, kan ik de samenwerking met Planbizz zeker aanbevelen.”
Wil je net als het Hageziekenhuis ook het maximale bereiken met ORTEC WS? Neem dan vrijblijvend contact op Yoo-Jung: bel 06 22 84 80 02 of mail naar yoo-jung@planbizz.nl. Zij bespreekt graag de mogelijkheden.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Klantcase Implementatie roostersoftware bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij de selectie, implementatie en het optimaal gebruik van workforce management-software. Hoe verloopt zo'n traject in de praktijk? En welke meerwaarde ervaren opdrachtgevers daarbij? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze projectleider bij de implementatie van een nieuw plannings- en roostersysteem voor de Bibliotheek Zuid-Kennemerland.
Expert Aan Het Woord Mattania Tesfay
Planbizz helpt je bij de keuze, implementatie en functioneel beheer van planning- en roostersoftware. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe komen ze aan hun passie voor planning- en roostersoftware? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je de professionals achter Planbizz. Met in deze editie: Mattania Tesfay.
Expert Aan Het Woord Ron Rothe
Planbizz helpt je bij de keuze en implementatie van planning software. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe komen ze aan hun passie voor planning software? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je de planning experts achter Planbizz. Met in deze editie: Ron Rothe, die als Functioneel Beheerder tijdelijk werkzaam is bij Pieter van Foreest en hierbij streeft naar een maximale klanttevredenheid.