Wat zijn sturende processen binnen BiSL voor workforce planning software?

De noodzaak van Sturende processen

Bij het sturen van de informatiesystemen binnen een organisatie gaat het in de kern om sturing op het wat (de kwaliteit of functionaliteit), hoeveel (de kosten), wie en wanneer (de planning) en hoe en waarmee (de supply). Deze onderverdeling leidt tot een viertal te onderscheiden processen:

• Managen van kwaliteit en functionaliteit (wat)
• Managen van kosten (hoeveel)
• Managen van capaciteit en tijd (wie en wanneer)
• Managen van afspraken rondom de dienstverlening (hoe en wanneer)

Deze 4 processen zijn in het cluster Sturende processen verantwoordelijk voor ‘managing the business’. Vanuit het cluster wordt dan ook de gehele informatievoorziening bestuurd, waarbij het lijnmanagement de kaders aangeeft waarbinnen de processen in de uitvoerende laag worden uitgevoerd.

Balans tussen verschillende domeinen

Een goed voorbeeld van bovenstaande is het proces Financieel management (gericht op het managen van de kosten, hierover straks meer), dat de financiële kaders schept waarbinnen een proces als Wijzigingsbeheer moet werken. Andersom kunnen financiële overwegingen ook op een hoger niveau worden meegenomen. Denk hierbij aan het nemen van strategische beslissingen, waarbij het van belang is hoeveel financiële ruimte er in de komende jaren is om de strategische ambities te realiseren.

Anders dan bij applicatiebeheer en technisch beheer, streeft het cluster Sturende processen binnen functioneel beheer naar een goede balans tussen een viertal verschillende domeinen:

• Het bedrijfsproces. Dit is de basis waarvanuit de behoefte tot wijzigingen of verbeteringen voortkomt
• De ICT-leveranciers. Hierbij draait het om gemaakte afspraken en bijbehorende kosten en investeringen
• Het organisatiebeleid. Een heldere visie ligt ten grondslag aan een zorgvuldig uitgestippelde route naar de toekomst van de informatievoorziening
• De eigen functioneel beheer-organisatie. Dit gaat over alle onderdelen binnen de organisatie die te maken hebben of raakvlakken hebben met functioneel beheer

Weten wat ervoor nodig is om aanpassingen binnen workforce planning software in jouw organisatie succesvol door te voeren? Plan een gratis ambitiegesprek in voor vrijblijvend advies op maat.

De 4 Sturende processen

Het management van de aspecten kwaliteit, kosten, tijd en afspraken is binnen het cluster Sturende processen vertaald naar de processen Behoeftemanagement, Financieel management, Planning & Control en Contractmanagement. Hieronder bespreken we ze een voor een.

Behoeftemanagement

Over het algemeen is het verstandig om op richtinggevend niveau te beginnen bij het proces Behoeftemanagement. Door eerst de behoefte binnen de informatievoorziening voor het komende jaar in kaart te brengen, ontstaat een logisch vertrekpunt voor het formuleren van gewenste aanpassingen (inclusief uitbreiding en inkrimping). Deze worden vastgelegd in een kwaliteitsplan om de fit tussen bedrijfsprocessen en de workforce planning software te verbeteren.

Financieel management

Wanneer de interne behoeften eenmaal duidelijk zijn, kan de bijbehorende financiële planning gemaakt worden. Deze planning staat ook wel bekend als de budgettering en minimaliseert het risico op onverwachte kosten. Vanzelfsprekend ligt hierbij binnen BiSL minder de nadruk op de IT-zijde en meer op de samenstelling van de juiste jaarbudgetten en de controle op de besteding daarvan vanuit de klantoptiek.

Planning & Control

Naast voldoende geld, is er ook voldoende tijd en menselijke capaciteit nodig om de gewenste aanpassingen te realiseren. Het proces Planning & Control bewaakt en evalueert dan ook de besteding van uren en houdt zich bezig met een optimale inplanning van voldoende menscapaciteit. Dit laatste gebeurt vaak grotendeels geautomatiseerd met behulp van workforce planning software. Daarnaast staat het los van capaciteit in de vorm van hard- of software, die doorgaans reeds wordt afgedekt in het operationele proces Operationele IT-aansturing.

Contractmanagement

Vaak is de inzet van externe leveranciers nodig om processen binnen de informatievoorziening in goede banen te leiden. Het maken van goede afspraken met ICT-leveranciers vormt voor veel organisaties echter een belangrijk verbeterpunt. Het proces Contractmanagement richt zich op het contractueel vastleggen van duidelijke afspraken met de leverancier over de wederzijdse verwachtingen. Binnen BiSL is het klantperspectief hierbij vanzelfsprekend leidend.

Meer weten over Sturende processen?

In vrijwel elke organisatie zijn eindgebruikers de drijvende kracht achter ontwikkeling en vooruitgang. De processen binnen het cluster Sturende processen zorgen dat behoeften die leven bij medewerkers succesvol vertaald worden naar aanpassingen in de informatievoorziening. Door bij sturende processen te beginnen, krijgen KPI’s en de inhoud van uitvoerende processen bovendien direct en indirect op abstract niveau al vorm.

Wil je meer weten over het cluster Sturende processen en het optimaal toepassen van deze processen voor de workforce planning software binnen jouw organisatie? De functioneel beheerders van Planbizz beschikken over de kennis en expertise om gewenste aanpassingen in de informatievoorziening succesvol en gestroomlijnd te laten verlopen. Neem voor meer informatie vrijblijvend contact op voor advies op maat tijdens een gratis virtueel ambitiegesprek.