Hoe beheer je bedrijfsinformatie binnen workforce planning software?

Hoe werkt het beheren van bedrijfsinformatie?

Per 25 mei 2018 is in de gehele Europese Unie (EU) de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze belangrijke privacywetgeving staat ook wel bekend onder de Engelse naam General Data Protection Regulation (GDPR). Sinds de invoering van de AVG zijn het beheer en de opslag van gegevens voor organisaties steeds meer een hot topic geworden. Hierdoor is er ook in toenemende mate aandacht gekomen voor het beheren van bedrijfsinformatie.

Binnen functioneel beheer is het proces Beheer bedrijfsinformatie verantwoordelijk voor een correcte opzet en inhoud van gegevens rondom de informatievoorziening. Hierbij gaat het niet alleen om het beheer van gegevens in bestanden en applicaties zoals workforce planning software, maar ook om data in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening. Denk hierbij aan niet- of semi-geautomatiseerde documenten zoals losse Excel-bestanden, aanvragen en inschrijf- en aftekenformulieren.

De gegevens in workforce planning software

In de workforce planning software van een organisatie zijn verschillende gegevensstromen te onderscheiden:

Stamgegevens

Deze gegevens staan ook wel bekend als masterdata. Ze hebben betrekking op fundamentele onderwerpen binnen een organisatie. Een goed voorbeeld hiervan zijn de adresgegevens van klanten. Deze kunnen nodig zijn voor onder meer marketingdoeleinden, distributie (het versturen van producten) en facturatie (het versturen van facturen). Diverse afdelingen binnen een organisatie komen dan ook met stamgegevens in aanraking.

Transactiegegevens

Deze gegevens komen voort uit transacties tussen de organisatie en haar klanten. Denk hierbij onder meer aan bestellingen, boekingen en mutatiegegevens.

Referentiegegevens

Deze gegevens staan ook wel bekend als stuurparameters. Ze blijven over het algemeen hetzelfde en bepalen de uitkomst van verwerkingen. Goede voorbeelden hiervan zijn onder andere landcodes en tariefstaffels.

Metagegevens

Deze gegevens beschrijven andere gegevens of geven hierover aanvullende informatie. Denk aan de auteur van een Excel-bestand of de tijdstip en locatie van een foto. Metagegevens zijn nodig om data op overzichtelijke wijze te structureren en het beheer van bedrijfsinformatie optimaal in te richten.

Wil je meer halen uit het beheer van de informatie in jouw organisatie? Plan dan een gratis ambitiegesprek in voor vrijblijvend advies op maat.

Correcte en actuele gegevens borgen

Het beheer van de bovengenoemde gegevenssoorten gebeurt door data op de juiste manier te bewaken, verstrekken, inventariseren en wijzigen. Zo kunnen organisaties de integriteit en correctheid van gegevens bewaken door onder meer zorgvuldig om te gaan met verzoeken om data. Deze verzoeken kunnen vanuit het proces Gebruikersondersteuning binnenkomen in het systeem. Daarnaast kan gebruikers soms gevraagd worden om niet-standaard rapportages samen te stellen. Dit vraagt veelal om kennis van de inhoud en structuur van databases en daarmee om heldere afspraken over rollen en verantwoordelijkheden in het informatiebeheer.

Ook het wijzigen van gegevens behoort tot de terugkerende taken in functioneel beheer. Denk hierbij aan het aanpassen van eerder genoemde stuurparameters (wat alleen bij uitzondering gebeurt) of aan het herstellen van fouten in stamgegevens. In workforce planning software moeten daarnaast geregeld wijzigingen in het logboek worden bijgehouden, net als bijvoorbeeld wijzigingen in rekenregels met betrekking tot overuren en ziekteuren voor export naar het salarispakket.

Bedrijfsinformatie op de beste manier beheren

In de processen van functioneel beheerders zijn data en metadata dan ook onmisbaar. De moderne professional is hierdoor altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en communiceert ontwikkelpunten tijdig naar de Privacy Officer om datalekken te voorkomen. Ook is er binnen de organisatie idealiter sprake van een consistent en actueel informatiemodel en voldoen gegevens inhoudelijk aan het vastgestelde kwaliteitsniveau. Zo is de organisatie verzekerd van informatie die voldoet aan de normen van de AVG en die bovendien op elk moment correct en actueel is.

Meer weten over het beheer van bedrijfsinformatie?

Als onafhankelijk expert ondersteunt Planbizz organisaties in uiteenlopende sectoren bij een optimaal beheer van hun bedrijfsinformatie. Graag gaan we ook met jou vrijblijvend in gesprek om mogelijke verbeterpunten in kaart te brengen. Meer weten? Plan een gratis virtueel ambitiegesprek in en ontvang maatwerk advies van onze specialisten.