De beste planningstool kiezen, hoe doe je dat?

delen delen delen delen
planning tool

Elke organisatie waar mensen, materialen of machines gepland moeten worden, loopt er tegen aan: hoe maak je de beste planning? Het antwoord? De juiste planning tool. Benieuwd waarom? En hoe je vervolgens de beste tool voor jouw organisatie kiest? Je leest het in deze blog.

Wat is een planning tool?

Een planning tool is, zoals het woord eigenlijk al zegt, een online softwareprogramma voor het maken van planningen. Dat is handig voor eigenlijk elke organisatie. Deze tools kennen naast hun planningsfunctie namelijk vaak ook functionaliteiten als urenregistratie of voorraadbeheer. Zo vergemakkelijkt een goede planning tool verschillende bedrijfsprocessen.

Waarom zou je kiezen voor een online planning tool?

Planningen kunnen gemaakt worden in bestaande programma’s zoals Excel of in online tools. Werken in Excel klinkt waarschijnlijk als bekend terrein. Het brengt echter wel veel nadelen met zich mee. Zo is de kans op fouten groter doordat je alles handmatig moet invullen én beschik je niet over de rapportagefuncties die een planning tool vaak wel heeft. Waarom zou je verder kiezen voor een online planning tool? We zetten de grootste voordelen voor je op een rijtje.

Efficiëntere inrichting van bedrijfsprocessen

Het grootste voordeel van het werken met een online planning tool is dat alle bedrijfsprocessen op elkaar afgestemd kunnen worden. Informatie wordt gesynchroniseerd en dat zorgt ervoor dat al het werk sneller en vooral efficiënter gedaan kan worden. Daarnaast verschaft planning software veel bruikbare inzichten door middel van rapportages, op basis waarvan bedrijfsprocessen nog verder geoptimaliseerd kunnen worden.

Integreren van software

De meeste planning tools zijn namelijk eenvoudig te integreren met andere softwareprogramma’s. Zo hoef je niet meer meerdere keren informatie in te vullen in losse systemen. Alle belangrijke informatie wordt nu in één systeem verzameld. Daarnaast kennen de meeste planning tools zoveel functies dat je eigenlijk niet meer per afdeling aparte software hoeft aan te schaffen.

Overal toegankelijk

Het grote voordeel van online planning tools ten opzichte van programma’s zoals Excel, is dat ze overal toegankelijk zijn, omdat het cloud based programma’s zijn. Je slaat de gegevens in de tool dus niet lokaal op, maar in de cloud, waar ze overal en voor meerdere medewerkers (waarvan je zelf de toegang kunt bepalen) beschikbaar zijn. Het enige wat je nodig hebt is een werkende internetverbinding en een device. Veel planning tools beschikken daarnaast ook over een app, zodat je ook op je smartphone snel kunt werken.


Meteen een overzicht van alle aanbieders van planning tools? Download dan gratis onze Planbizz Arena met daarin een overzicht van alle leveranciers + een checklist om de meest voorkomende fouten te voorkomen


Hoe kies je de beste planning tool?

Voordat je begint met de zoektocht naar de perfecte planning tool, is het handig om stil te staan bij twee dingen. Ten eerste: de perfecte planning tool bestaat eigenlijk niet. Daarnaast moet je je afvragen welke verwachtingen je hebt van planning software.

De perfecte tool bestaat niet

Eigenlijk bestaat er niet één perfecte planning tool, zeker niet gezien het enorme aanbod aan planningssoftware. Elk softwaresysteem heeft zo zijn eigen voordelen en nadelen en welke tool het meest geschikt is voor jouw organisatie, hangt volledig af van je wensen en ambities.

Wat zijn je verwachtingen van een planning tool?

De meest geschikte planning tool ga je daarom alleen vinden als duidelijk is welke verwachtingen je hebt bij de software. Voorkom nare verrassingen tijdens of na je zoektocht en vraag jezelf de volgende dingen af:

1. Wat verwacht je precies van de planning tool?

Het is belangrijk om stil te staan bij wat je ongeveer verwacht van planning software. Wat zijn bijvoorbeeld de doelstellingen waaraan de tool moet bijdragen? Wil je alleen bedrijfsprocessen efficiënter inrichten? Of wil je meer inzichten hebben en hecht je dus veel waarde aan de rapportagefunctie? Op basis van de antwoorden op deze vragen kun je een stuk gerichter beginnen met zoeken.

planning tool medewerkers2. Wie gaat er gebruik maken van de planning tool?

Ook niet onbelangrijk om in beeld te hebben: de gebruikers van de tool. In wat voor organisatie werk je en voor welke afdeling en medewerkers is de tool bedoeld? Wat vinden zij belangrijk bij het gebruik van deze tool? En hoeveel trainingstijd heb je beschikbaar per medewerker? Om antwoord te krijgen op deze vragen is het belangrijk om in gesprek te gaan met medewerkers die gebruik moeten gaan maken van de software.

3. Over welke functies moet de planning tool beschikken?

Welke functies vind je het meest belangrijk? Wil je bijvoorbeeld alleen een planningsfunctie gebruiken en zijn integratiemogelijkheden voldoende? Of wil je ook beschikken over uren- en verlofregistratie en rapportagefuncties binnen de planning tool? Aan de hand van deze filtering zullen er al een aantal softwareleveranciers afvallen.

4. Wat zijn technische eisen waaraan de planning tool moet voldoen?

Als je voor een bepaalde tool kiest, wil je ook dat alles op technisch vlak doet wat het moet doen. Vraag je daarom de volgende dingen af: op welke webbrowsers moet de tool werken? Of wil je liever gebruik maken van een los softwaresysteem? Hoeveel gebruikers moeten tegelijk in het programma kunnen werken? En hoe gebruiksvriendelijk moet het systeem zijn?

Gratis uitproberen van tools

Er zijn veel planning tools die je gratis kunt uitproberen. Dat klinkt fijn en dat is het eigenlijk ook. Toch is er een ‘maar’. Het heeft namelijk weinig zin om tientallen verschillende tools gratis uit te gaan proberen. Dat kost veel te veel tijd en energie. Tijd en energie die je beter kunt stoppen in je zoektocht naar de meest geschikte software voor jouw organisatie.

Planbizz biedt ondersteuning bij de selectie en implementatie van de beste planning tool voor jouw organisatie

Begint het je al te duizelen na het lezen van dit artikel? Niet gek. De zoektocht naar een goede planning tool is namelijk best een complex en tijdrovend proces. Dan wil je wel een tool vinden die past bij jouw wensen en ambities. Een ongeschikte tool betekent niet alleen een verloren investering van tijd en geld, maar zorgt er ook voor dat je niet optimaal gebruik gaat maken van de gekozen planning software. Een verloren investering van tijd en geld voorkomen? Schakel dan de hulp in van Planbizz. Onze 100% onafhankelijke planning experts helpen je bij de complexe inkoop en implementatie van de beste planning tool voor jouw organisatie.

Direct een overzicht van alle aanbieders? Download gratis onze Planbizz Arena met daarin een overzicht van alle leveranciers én een checklist met de meest voorkomende fouten die je in jullie zoektocht wilt voorkomen.

Laat je reactie achter