Voorbereiden van transitie bij wijzigingen

Waarom voorbereiding een must is

Binnen veel organisaties is het voorbereiden van de transitie een ondergeschoven kindje. Hoewel het verleidelijk is om gewenste wijzigingen zo snel mogelijk door te voeren, levert dit echter zelden het beoogde resultaat op. Een gebrekkige voorbereiding leidt tot onnodig werk tijdens de transitiefase en ergernis bij gebruikers op de werkvloer. Denk bijvoorbeeld aan de ingebruikname van nieuwe of gewijzigde functionaliteiten in workforce planning software, die nog niet optimaal blijken te werken of waarvoor geen duidelijke werkinstructies zijn verschaft.

Het succes van de transitiefase leunt dan ook sterk op de voorbereidende werkzaamheden die eraan voorafgaan. Het doel van het proces Voorbereiden transitie is om de best denkbare randvoorwaarden te creëren voor een probleemloze ingebruikname van de nieuwe of gewijzigde functionaliteiten. Hierbij ligt de focus met name op de informatievoorziening richting eindgebruikers en bij bijvoorbeeld gegevensconversies. Ondanks dat de tijdsdruk in dit afrondende stadium vaak op zijn hoogst is, mag dit niet ten koste gaan van de aandacht voor de voorbereidende werkzaamheden.

Diverse gebruikers in de voorbereidingsfase

Bij het doorvoeren van wijzigingen in een organisatie zijn verschillende partijen betrokken. Een belangrijke doelgroep bij het proces Voorbereiden transitie is de gebruikersorganisatie. Gebruikers moeten immers tijdig op de hoogte zijn van het tijdstip en de inhoud van wijzigingen, net als de gevolgen die dit heeft voor het werkproces. Documentatie zoals handleidingen, werkinstructies, nieuwe formulieren, procedures en soms ook hands-on instructies moeten zorgvuldig worden voorbereid om de kans op een gestroomlijnde transitie te verhogen.

---

Weten wat je allemaal moet voorbereiden bij wijzigingen binnen workforce planning in jouw organisatie? Plan een gratis ambitiegesprek in voor vrijblijvend advies op maat.

Ook bij functioneel beheerders en de IT-leverancier moet er duidelijkheid zijn over de gevolgen van door te voeren wijzigingen. Zo kan functioneel beheer na de transitiefase veel nieuwe functionele vragen verwachten en kan het zijn dat de werkzaamheden van de IT-leverancier zowel tijdens als na de transitie structureel veranderen. Een goed voorbeeld hiervan is de overstap naar andere workforce planning software, waardoor gebruikers systemen op een andere wijze, tijdstippen en locaties gaan gebruiken. Zowel aan klantzijde als IT-zijde moet de organisatie dan ook op deze veranderingen zijn voorbereid.

Het voorbereiden van de transitie

Het proces Voorbereiden transitie bestaat uit drie stappen. De eerste stap is het opstellen van een implementatieplan, waarin de voorafgaand aan de transitie uit te voeren voorbereidingswerkzaamheden gedetailleerd worden omschreven. Hierop volgt de daadwerkelijke uitvoering van deze activiteiten, zoals het opstellen van de eerder genoemde documentatie en het organiseren van trainingen voor medewerkers.

De laatste stap is het maken van een transitieplan dat een accurate blauwdruk vormt voor de werkzaamheden die tijdens de transitie moeten worden uitgevoerd. Vanuit de processen Wijzigingenbeheer, Specificeren en Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening wordt alle input aangeleverd die nodig is om de transitiefase te kunnen voorbereiden. Ook feedback vanuit eerdere transitietrajecten kan worden meegenomen om de voorbereiding soepel te laten verlopen.

Meer weten over het proces Voorbereiden transitie?

De functioneel beheerders van Planbizz weten exact welke voorbereidende werkzaamheden zijn vereist voor een geslaagde transitie. Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het succesvol voorbereiden én implementeren van wijzigingen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies op maat tijdens een gratis virtueel ambitiegesprek.