Planning maken voor organisaties: 3 tips

Het maken van een planning is binnen veel organisaties een tijdrovende klus. Vaak wordt er nog gewerkt met een eenvoudig Excel-bestand, waardoor het overzicht ontbreekt en het lastig is om te anticiperen op veranderingen in de workforce en het werkaanbod. In dit artikel delen we daarom 3 tips voor organisaties die hun planning – en daarmee ook hun productiviteit en kostenefficiëntie – naar een hoger niveau willen tillen.

1. Koppel de juiste medewerker aan de juiste taak

 

Elke goede planning begint met het koppelen van de juiste medewerkers aan de juiste taken. Op basis van de workload is de vertaalslag te maken naar de workforce, waarbij de inzet van personeelsleden mede wordt bepaald aan de hand van hun specifieke vaardigheden en competenties in relatie tot de te verrichten werkzaamheden.

Zelfs wanneer echter de best denkbare medewerker wordt gekoppeld aan elke taak, kunnen last-minute wijzigingen door bijvoorbeeld ziekte of onverwachte drukte de planning in de war gooien. In dat geval is het zaak om snel te schakelen en direct bij te sturen op afwijkingen in de bezetting of het aanbod.

In Excel blijkt het in de praktijk vaak lastig om een optimale afstemming te maken van de workforce op de workload. In organisaties met enkele medewerkers lukt dit nog wel, maar zeker in grote organisaties met tientallen personeelsleden gaat het overzicht al snel verloren. Dat geldt zeker voor het aanbrengen van last-minute wijzigingen, waardoor het gebruik van Workforce Planning software hiervoor is aan te bevelen.

2. Voorspel de juiste plek en het juiste moment

 

Het maken van een goede planning draait niet alleen om het koppelen van de juiste medewerker aan de juiste taak, maar ook om het kiezen van de juiste plek en het juiste moment. Met een optimale inroostering worden overbezetting of onderbezetting voorkomen en stijgen zowel de medewerkerstevredenheid als kostenefficiëntie in een organisatie.

Een relatief nauwkeurige voorspelling van het werkaanbod is een voorwaarde om medewerkers in te roosteren op de juiste plekken en momenten. Inzichten uit het verleden kunnen hierbij helpen, maar minder makkelijk in de planning te integreren zijn bepaalde markttendensen of voorziene omstandigheden in de toekomst.

Veel organisaties die hun planning maken in een Excel-bestand, zijn hier dan ook veel extra tijd aan kwijt zodra er sprake is van bijvoorbeeld een voorbereiding op seizoensgebonden bedrijfsprocessen of andere bedrijfsactiviteiten met een periodiek karakter. Dit is de reden dat de meeste Workforce Planning software beschikt over forecasting-functionaliteit, zodat voorziene omstandigheden in de toekomst automatisch worden meegenomen in de planning.


Direct inzicht in alle aanbieders van software voor Workforce Planning? Download gratis onze Planbizz Arena en ontvang vrijblijvend een overzicht van alle aanbieders van planningssoftware. Inclusief bonuschecklist om de meest gemaakte fouten bij het zoeken naar Workforce Planning software te voorkomen.


3. Automatiseer de planning waar mogelijk

 

De derde en laatste tip in dit artikel is voor de oplettende lezer dan ook geen verrassing. Het automatiseren van het planningsproces maakt een organisatie namelijk niet alleen wendbaarder in snel veranderende omstandigheden, maar verbetert ook de productiviteit door de juiste medewerkers te koppelen aan de juiste taken én vermindert kosten door medewerkers tijdrovende handmatige planningswerkzaamheden te besparen.

Workforce Planning software is voor organisaties dan ook het instrument bij uitstek om de eigen planning te automatiseren. Goed ingerichte software biedt daarnaast niet alleen de hierboven genoemde voordelen, maar creëert op de werkvloer ook duidelijkheid, rust en regelmaat met betrekking tot het rooster. Bovendien maakt de juiste planningssoftware het voor medewerkers kinderspel om verlof en dienstenruil aan te vragen, terwijl het management eenvoudig rapportages over de gewerkte uren kan inzien.

Zo kies je de juiste Workforce Planning software

 

Voor de meeste organisaties die een goede planning willen maken, is de overstap naar Workforce Planning software de moeite waard. In een markt met eindeloos veel aanbieders van dit soort software is het echter lastig om direct de juiste keuze te maken. Toch is dit cruciaal, want het functioneren van planningssoftware is sterk afhankelijk van de specifieke wensen en eisen in jouw branche en organisatie.

Dit is waarom Planbizz als onafhankelijk partner organisaties zoals de jouwe helpt om in één keer de juiste keuze te maken op het gebied van Workforce Planning software. Dit resulteert direct in een forse tijds- en kostenbesparing en garandeert dat jij voortaan het maximale uit je planning haalt. Meer weten? Gebruik onze gratis keuzehulp om vrijblijvend inzicht te krijgen in de beste planningssoftware voor jouw organisatie.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is partner en objectieve expert bij Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om het maximale uit workforce planning software te halen. Naast zijn werk voor opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties hun bedrijfsvoering kunnen verduurzamen.

Gerelateerde artikelen

Hoe beïnvloeden wijzigingen in planningssoftware mijn organisatie?

Hoe beïnvloeden wijzigingen in planningssoftware mijn organisatie?

Wijzigingen binnen delen van de gebruikersorganisatie hebben gevolgen voor de hele organisatie. Voor organisaties kan het soms lastig zijn om deze ontwikkelingen in kaart te brengen en de organisatiebrede impact ervan accuraat te voorspellen. Het BiSL-proces Informatie portfoliomanagement maakt dit makkelijker door de samenhang bloot te leggen tussen veranderingen in verschillende informatiedomeinen. Dit helpt de organisatie om in alle geledingen voorbereid te zijn op de toekomst en zo wendbaar, flexibel en veerkrachtig te blijven.
Lees meer
Hoe ontwikkel ik toekomstscenario’s voor planningssoftware?

Hoe ontwikkel ik toekomstscenario’s voor planningssoftware?

Gedurende de levenscyclus van een organisatie veranderen doorlopend delen van de gebruikersorganisatie. Denk hierbij onder meer aan bedrijfsprocessen zoals financiën, inkoop, planning en productie. Het BiSL-proces Informatie lifecyclemanagement helpt om deze veranderingen te voorzien en uit te werken in concrete scenario’s. Zo krijgt de organisatie een helder inzicht in de benodigde werkwijzen, functies en workforce planning software voor de toekomst.
Lees meer
Wat betekent technologische ontwikkeling voor planningssoftware?

Wat betekent technologische ontwikkeling voor planningssoftware?

In en rondom organisaties voltrekken ontwikkelingen zich in een rap tempo. Niet alleen ketens en bedrijfsprocessen ontwikkelen zich, maar ook technologische ontwikkelingen gaan tegenwoordig sneller dan ooit. Het BiSL-proces Bepalen technologieontwikkelingen speelt hierop in door in te zoomen op relevante ontwikkelingen op het gebied van workforce planning software. Op basis hiervan kan de organisatie een samenhangend technologiebeleid voor de toekomst ontwikkelen.
Lees meer