Wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening vormgeven

In de huidige tijd is een steeds groter deel van de informatievoorziening in organisaties geautomatiseerd. Denk hierbij alleen al aan het automatiseren van zaken als personeelsbezetting in applicaties zoals workforce planning software. Toch zijn er ook delen van de informatievoorziening die zich nog lastig laten automatiseren. Hoe kan een organisatie wijzigingen in niet-geautomatiseerde delen van de informatievoorziening nu het beste vormgeven en wat zijn hiervan de gevolgen aan IT-zijde en klantzijde? We bespreken het hieronder.

Waarom de niet-geautomatiseerde informatievoorziening vormgeven?

 

Aan de basis van wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening liggen vaak wijzigingen in de organisatie. Dit kunnen bijvoorbeeld strategische koerswijzigingen zijn, maar ook relatief simpele veranderingen om een specifiek organisatieproces efficiënter te laten verlopen. In de praktijk blijkt de implementatie van dit soort wijzigingen zeker in technisch opzicht niet altijd van een leien dakje te gaan. Binnen organisaties ligt de focus bij veranderprocessen hierdoor vaak op het aan IT-zijde aanpassen van de geautomatiseerde informatievoorziening.

Wanneer de geautomatiseerde informatievoorziening wordt aangepast, kan dit echter ook gevolgen hebben voor de niet-geautomatiseerde informatievoorziening. Is er bijvoorbeeld sprake van een wijziging in de workforce planning software (of in het gebruik daarvan), dan moeten er handmatig (gebruikers)handleidingen, werkinstructies, procedures en formulieren worden aangepast. Doel van het vormgeven van de niet-geautomatiseerde informatievoorziening is om deze documentatie voor het gebruik en functioneel beheer van workforce planning software up-to-date te houden.

Volgorde en relaties met andere processen

 

Binnen BiSL maakt het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening deel uit van het operationele procescluster Functionaliteitenbeheer. De eerste stap binnen het proces is het bepalen van de aanleiding, doelen en randvoorwaarden rondom een voorgenomen wijziging. Goed om te beseffen is dat deze stap eigenlijk reeds gezet moet zijn in het voorafgaande traject. Denk hierbij aan het opstellen van het wijzigingsverzoek (de Request for Change) in het proces Wijzigingsbeheer en het verder concretiseren hiervan in het proces Specificeren.


Wil je weten of jouw organisatie winst kan behalen bij het vormgeven van wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening van workforce planning software? Plan dan een gratis ambitiegesprek in voor vrijblijvend advies op maat.


In de praktijk is de volgtijdelijkheid van deze BiSL-processen minder in steen gebeiteld en betreft het doorgaans een iteratief proces. Hierdoor kan het zijn dat de aanleiding, doelen en randvoorwaarden pas tijdens het vormgeven van de niet-geautomatiseerde informatievoorziening concreet invulling krijgen. Vervolgens kunnen de betrokkenen in de organisatie een globale oplossingsrichting en de afstemming met de geautomatiseerde informatievoorziening zoals de workforce planning software bepalen. Als laatste stap wordt het niet-geautomatiseerde deel van de informatievoorziening vastgelegd in de vorm van werkinstructies, procedures, handleidingen en formulieren.

De rol van klantzijde versus IT-zijde

 

Wie deze documentatie in de organisatie aanpast of creëert, verschilt per bedrijf en situatie. In de regel is het in elk geval gebruikelijk dat gebruikershandleidingen van systemen zoals workforce planning software worden gemaakt door de IT-zijde van de organisatie. Dit heeft aanwijsbare voordelen, want hierdoor is er inhoudelijk een makkelijk verband te leggen met de aanpassingen in het geautomatiseerde deel van de informatievoorziening.

Aan de klantzijde heeft een eenzijdige rol van bijvoorbeeld development bij de creatie van dit soort documenten echter nadelen. Inhoudelijk komt het verband met de werkprocessen in de klantorganisatie hierdoor vaak minder goed uit de verf. Ook spreekt development niet dezelfde taal als eindgebruikers en kan de handleiding verzanden in vakjargon. Er zijn dan ook valide redenen om een handleiding voor eindgebruikers niet door de IT-afdeling te laten maken of aanpassen.

Meer weten over wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening?

 

De functioneel beheerders van Planbizz ondersteunen organisaties zoals de jouwe al jarenlang bij het optimaal vormgeven van wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening. Ook hebben onze specialisten veel kennis van de relatie met het geautomatiseerde deel van de informatievoorziening van workforce planning software.

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Plan direct een virtueel ambitiegesprek in en ontvang gratis advies op maat.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Gerelateerde artikelen

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.
Lees meer
Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Binnen organisaties wordt zowel intern als extern steeds meer informatie uitgewisseld. Een belangrijke rol hierin spelen IT-systemen zoals workforce planning software. Doordat er in de keten geen hiërarchie bestaat, is een goede samenwerking tussen ketenpartners noodzakelijk om op een veilige manier het meeste uit de software te halen en continu de juiste optimalisaties aan te brengen. Het BiSL-proces Ketenpartners management faciliteert dit door de samenwerking tussen de eigen organisatie en ketenpartners zo goed mogelijk te definiëren en onderhouden.
Lees meer
Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

De juiste workforce planning software helpt organisaties om mensen, mensen, middelen en bedrijfsprocessen optimaal op elkaar af te stemmen. Om dit mogelijk te maken, moeten diverse randvoorwaarden binnen de organisatie echter wel op orde zijn. Het BiSL-proces Strategie inrichting IV-functie definieert hoe de besluitvorming over planningssoftware wordt georganiseerd, zodat de organisatie op basis van een samenhangend organisatiemodel concrete beleidskeuzes kan maken.
Lees meer