Hoe kies ik het beste planningsprogramma?

Een goede planning is een voorwaarde voor productieve werknemers en soepel verlopende bedrijfsprocessen. Toch hebben veel organisaties in de praktijk moeite met het optimaal op elkaar afstemmen van de personeelscapaciteit en het verwachte werkaanbod. Debet hieraan is vaak het gebruik van het verkeerde planningsprogramma of van een nog beperkter alternatief zoals Excel. In dit artikel leggen we daarom uit waarom professionele planning software voor de meeste organisaties onontbeerlijk is en hoe je tijd en kosten bespaart door direct het juiste planningsprogramma te kiezen.

Wat doet een planningsprogramma?

 

Een planningsprogramma is in de basis software voor het maken van planningen. Dat klinkt wellicht eenvoudig, maar de planningen uit planning software ondersteunen vaak meerdere belangrijkste interne bedrijfsprocessen. Bovendien maakt een planningsprogramma het mogelijk om deze processen efficiënt op elkaar af te stemmen en daarbij realtime wijzigingen mee te nemen.

De meest fundamentele functie van planning software is om de personeelscapaciteit (workforce) en het voorspelde werkaanbod (workload) optimaal op elkaar af te stemmen. Dankzij een analytische benadering van bedrijfsprocessen en workflows brengt een planningsprogramma de juiste medewerkers met de juiste skills samen om op het juiste moment de juiste taak uit te voeren.

Een planningsprogramma bevat dan ook diverse geavanceerde functionaliteiten, waaronder forecasting (het accuraat voorspellen van het werkaanbod in de toekomst), inroostering, trafficmanagement, verlof- en urenregistratie en rapportage en analyse. Dit soort software voorkomt onnodig hoge kosten door overcapaciteit en verhoogt productiviteit en medewerkerstevredenheid.

Excel vs een professioneel planningsprogramma

 

Hoewel de voordelen van planning software inmiddels lang en breed bekend zijn, staan organisaties nog altijd regelmatig huiverachtig tegenover een overstap. In veel gevallen gebruiken zij Excel voor hun dagelijkse planningsprocessen en zien zij op tegen het implementeren van een nieuwe werkwijze en de eventuele hoge kosten van een ander softwarepakket.

Belangrijk om te beseffen is echter dat de gewenning aan een nieuw planningsprogramma tijdelijk van aard is, terwijl de beperkingen van Excel tot in lengte van jaren voor problemen kunnen zorgen. Zo leidt het gebruik van Excel tot een gebrekkig overzicht en een hoge tijds- en kosteninvestering, doordat roosterwijzigingen en andere handelingen steevast handmatig moeten worden verwerkt.

Daarnaast ontbeert Excel waardevolle functionaliteiten zoals forecasting, trafficmanagement en analyse en kunnen medewerkers niet in één en dezelfde tool verlof aanvragen, diensten ruilen en notificaties ontvangen bij roosterwijzigingen. Hierdoor houdt de koudwatervrees voor een overstap een gebrekkige efficiëntie van planning en terugkerende ergernissen op de werkvloer in stand.

Ervaar jij ook beperkingen in Excel bij het maken van een planning? Krijg direct inzicht in alle aanbieders van professionele planningsprogramma’s. Download gratis onze vernieuwde Planbizz Arena en ontvang vrijblijvend een overzicht van alle aanbieders van dit soort software. Inclusief bonuschecklist om de meest gemaakte fouten bij het zoeken naar een planningsprogramma te voorkomen.

Misverstanden rondom planningsprogramma’s

 

De angst voor een nieuwe werkwijze en hoge kosten zijn niet de enige misverstanden die leven rondom planningsprogramma’s. Zo wordt binnen veel kleine tot middelgrote organisaties onterecht gedacht dat alleen grote organisaties baat hebben bij het gebruik van planning software. Het tegendeel is echter waar, want een planningsprogramma biedt ook in een organisatie met slechts enkele medewerkers al een grote meerwaarde.

Een ander veelgehoord bezwaar is dat het gebruik van nieuwe software tot nodeloze complexiteit zou leiden. Ook hier geldt juist het tegenovergestelde, want één allesomvattend planningsprogramma is veel eenvoudiger in gebruik dan een combinatie van meerdere losse tools waaronder Excel. Bovendien heeft niet alleen het management veel baat bij een planningsprogramma, maar maakt het ook het leven van personeel een stuk makkelijker.

Kies het beste planningsprogramma voor personeel en projecten

 

Of je nu een personeelsplanning, projectplanning, capaciteitsplanning of een andere planning wilt maken; het gebruik van hierin gespecialiseerde planning software is sterk aan te bevelen. De keuze voor het juiste planningsprogramma is echter nog niet zo makkelijk door de enorme variatie in leveranciers en functionaliteiten in de softwaremarkt. Organisaties die een planningsprogramma simpelweg op gevoel inkopen, riskeren dan ook een verkeerde keuze met alle gevolgen van dien.

Planbizz helpt organisaties zoals de jouwe daarom als onafhankelijk partner om het beste planningsprogramma te kiezen aan de hand van jouw unieke bedrijfsfilosofie en interne processen. Zo weet je zeker dat je in één keer de juiste software selecteert en de nodige ondersteuning krijgt bij implementatie en functioneel beheer. Meer weten? Gebruik onze gratis keuzehulp om vrijblijvend inzicht te krijgen in het beste planningsprogramma voor jouw organisatie.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Gerelateerde artikelen

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.
Lees meer
Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Binnen organisaties wordt zowel intern als extern steeds meer informatie uitgewisseld. Een belangrijke rol hierin spelen IT-systemen zoals workforce planning software. Doordat er in de keten geen hiërarchie bestaat, is een goede samenwerking tussen ketenpartners noodzakelijk om op een veilige manier het meeste uit de software te halen en continu de juiste optimalisaties aan te brengen. Het BiSL-proces Ketenpartners management faciliteert dit door de samenwerking tussen de eigen organisatie en ketenpartners zo goed mogelijk te definiëren en onderhouden.
Lees meer
Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

De juiste workforce planning software helpt organisaties om mensen, mensen, middelen en bedrijfsprocessen optimaal op elkaar af te stemmen. Om dit mogelijk te maken, moeten diverse randvoorwaarden binnen de organisatie echter wel op orde zijn. Het BiSL-proces Strategie inrichting IV-functie definieert hoe de besluitvorming over planningssoftware wordt georganiseerd, zodat de organisatie op basis van een samenhangend organisatiemodel concrete beleidskeuzes kan maken.
Lees meer