Wat is Workforce Management (WFM)?

Wat is Workforce Management?

Workforce Management (WFM) is het optimaal op elkaar afstemmen van de personeelscapaciteit en het verwachte werkaanbod binnen een organisatie. Dankzij een analytische benadering van bedrijfsprocessen en workflows wordt het mogelijk om de verwachte hoeveelheid werk te voorspellen en aan de hand hiervan een goede personeelsplanning te maken.

Kort samengevat brengt WFM dan ook de juiste medewerkers met de juiste kennis en vaardigheden samen voor het uitvoeren van de juiste taak op het juiste moment en de juiste plaats. Dit vermijdt onnodig hoge kosten door overcapaciteit, verhoogt de productiviteit en zorgt dat de organisatie flexibel en veerkrachtig kan inspelen op snel veranderende omstandigheden.

Hoe ziet de WFM-cyclus eruit?

WFM kenmerkt zich door een cyclisch benadering die bestaat uit de volgende 6 onderdelen:

1). Forecasting

Forecasting draait om het zo accuraat mogelijk voorspellen van het toekomstige werkaanbod. Het verleden vormt hiervoor een belangrijke indicator, maar ook voorziene omstandigheden en trends in de toekomst spelen hierbij een rol. Denk alleen al aan wijzigingen in wetgeving, de lancering van een marketingcampagne of de voorbereiding op seizoensgebonden bedrijfsprocessen.

2). Capaciteitsmanagement

Capaciteitsmanagement is het maken van de vertaalslag van de workload naar de workforce. Door te bepalen hoeveel en welke medewerkers nodig zijn voor het verwachte werkaanbod, komt de organisatie zowel op korte als lange termijn niet voor onverwachte verrassingen te staan. Ook budgettering is hierbij van belang; wat kan er eigenlijk uitgegeven worden aan personeel?

Direct beginnen met de zoektocht naar de best passende Workforce Management tool voor jouw organisatie? Download hier gratis de Planbizz Arena – een overzicht van alle aanbieders

3). Roostering

Het inroosteren van medewerkers is de logische stap die volgt op een helder inzicht in het werkaanbod en de personeelscapaciteit. Hierbij worden medewerkers met de juiste vaardigheden toegewezen aan de juiste taken op een specifieke tijd en plek. Hiermee wordt overbezetting of onderbezetting voorkomen en stijgt de medewerkerstevredenheid.

4). Trafficmanagement

In deze fase blijkt of de theoretische voorspelling in relatie tot werkaanbod en personeelscapaciteit uitkomt in de operationele praktijk. Bij onverwachte drukte of ziekte moet er immers worden bijgestuurd op afwijkingen in het aanbod of de bezetting. Traffic management is de dagelijkse bijsturing die ervoor zorgt dat deze verschillen tijdig en adequaat worden opgevangen.

5). Rapportage en analyse

De laatste fase in de cyclische benadering van Workforce Management richt zich op rapportage en analyse. Een gedegen WFM-proces stelt organisaties in staat om een rijkdom aan data te vergaren, waarvan de belangrijkste inzichten samengevat worden in periodieke rapportages. Analyse van deze rapportages leidt tot nieuwe inzichten en waardevolle aanbevelingen voor optimalisatie.

Hoe pas ik Workforce Management toe in mijn organisatie?

Een gestroomlijnd WFM-proces in een organisatie is allesbehalve vanzelfsprekend. De complexiteit van een continue veranderende workload en workforce vereist het gebruik van gespecialiseerde WFM-software in de vorm van een goede WFM-tool. Het kiezen van de juiste tool is echter niet eenvoudig, want de hoeveelheid aanbieders is groot – net als de onderlinge verschillen.

Planbizz is dé onafhankelijke partner die organisaties zoals de jouwe helpt om in één keer de best passende Workforce Management-software te kiezen. Dit voorkomt veel tijdsverlies, bespaart geld en maakt een optimale inzet van de WFM-cyclus mogelijk. Meer weten? Gebruik onze gratis keuzehulp om vrijblijvend inzicht te krijgen in de beste WFM-tool voor jouw organisatie.