Het belang van capaciteitsplanning

Is het vaak puzzelen of je personeelscapaciteit nog wel aansluit bij het aanbod aan werk? Twijfel je of je die nieuwe opdracht kunt aannemen? Dan kan capaciteitsplanning software helpen. Capaciteitsplanning draait om het afstemmen van je beschikbare en benodigde arbeidscapaciteit. Hoeveel werk is er? Hoeveel werk kunnen we uitvoeren? En hoeveel tijd hebben we daarvoor nodig? Hoe druk hebben we het op de lange termijn? Allemaal vragen waar capaciteitsplanning het antwoord op kan geven. In de ideale situatie werkt dat als een soort levend dossier, waarbij je planning meebeweegt met de veranderingen binnen en buiten je organisatie. Zo krijg je niet alleen meer inzicht in je huidige werkprocessen, maar heb je ook meer grip op de toekomst van jouw organisatie.

capaciteitsplanning software belang

Wat zijn de voordelen van capaciteitsplanning software?

Capaciteitsplanning software is eigenlijk essentieel voor iedere organisatie. Het biedt namelijk de kans om inzicht te krijgen in de bezetting en capaciteit van je organisatie. Dat is vooral handig wanneer je veel projectmatig werkt of wanneer je meerdere specialistische medewerkers in dienst hebt. De sector waarin je actief bent maakt in dit geval niet veel uit. Capaciteitsplanning software is namelijk ideaal voor ieder type bedrijf: van zorgorganisaties tot productiebedrijven of adviesbureaus. Hieronder sommen we alle voordelen van capaciteitsplanning software voor je op.

Inzicht in vraag en aanbod

Door middel van capaciteitsplanning software krijg je inzicht in de beschikbaarheid van je medewerkers en de hoeveelheid werk die je over hen moet verdelen. Dat is een perfect startpunt voor het maken van goede personeelsroosters. Je weet immers welke uren je nodig hebt voor welke taken en welke medewerkers je daarvoor kunt inplannen. Maar capaciteitsplanning biedt meer inzicht dan alleen in de korte termijn.

Grip op de toekomst

Capaciteitsplanning software geeft je namelijk ook de kans om grip te houden op de lange termijn. Je kunt er mee voorspellen hoe je organisatie zich gaat ontwikkelen en wat dat betekent voor de hoeveelheid werk die je kunt aannemen en verdelen. Veel software werkt met verschillende toekomstscenario’s, die continu veranderen aan de hand van ontwikkelingen binnen je organisatie. Door middel van die scenario’s krijg je niet alleen meer inzicht in de lange termijn ontwikkelingen, je bent ook in staat om op tijd bij te sturen. Groeit de hoeveelheid werk te hard voor het aantal beschikbare medewerkers? Dan zorgt capaciteitsplanning software ervoor dat je op tijd nieuw personeel kunt werven. Dat geldt ook voor andere ontwikkelingen, zoals de omzetgroei van je organisatie. Door de verschillende toekomstscenario’s te analyseren, kun je foute investeringen voorkomen.

Beheersing van kosten

Een goede capaciteitsplanning bied je daarnaast enorm veel inzicht in de kosten binnen je organisatie. Zodra je weet wat de balans is tussen werkvraag en -aanbod, koppel je medewerkers aan een bepaalde taak (inclusief tijdsindicatie). Zo heb je altijd een overzicht van de hoeveelheid werk die je medewerkers verrichten. Daarmee voorkom je dat je te veel of te weinig werk hebt voor het aantal medewerkers dat je in dienst hebt. Door te plannen op capaciteit kun je vervolgens genoeg declarabele uren draaien. Dat kan je een hoop kosten besparen – zeker wanneer medewerkers zelf ook hun gewerkte uren bijhouden. Je weet dan hoeveel uren zijn besteed aan welke werkzaamheden, en of dat past binnen de vooraf bepaalde planning. Komt het aantal uren niet overeen? Dan geeft capaciteitsplanning software je het inzicht dat je nodig hebt om op tijd bij te sturen.

Veel integratiemogelijkheden

Capaciteitsplanning software is zoals gezegd een perfect startpunt voor het maken van werkroosters of planningen. Door je capaciteitsplanning te koppelen aan het roostersysteem (inclusief verlofaanvragen en beschikbaarheid van medewerkers), ben je altijd verzekerd van up to date informatie. Zo zorgt informatie over de korte termijn voor inzicht op de lange termijn. Je kunt bijvoorbeeld een overzicht maken van de periode met het meeste verzuim of inzicht krijgen in de pijnpunten binnen je organisatie. Wat zijn dagen waarop je eigenlijk te weinig medewerkers tot je beschikking hebt? En welke oplossingen zijn daarvoor? Ook tools die je gebruikt voor je projectplanningen kun je eenvoudig koppelen aan capaciteitsplanning software. Dat biedt weer input om te controleren of je voor elk project genoeg capaciteit hebt (gebruikt), maar ook hoe werkzaamheden zijn verdeeld over het gehele jaar. Projectplanning maakt het ook mogelijk om medewerkers niet alleen op dag of weekbasis te plannen, maar ook op projectbasis.

Meer rust binnen je organisatie

Het ultieme voordeel van capaciteitsplanning software is dat het meer rust geeft binnen je organisatie. Je weet immers welke ontwikkelingen er spelen en hoe je de hoeveelheid werk en het aantal beschikbare medewerkers hierop kunt afstemmen. Door middel van voorspellingen en toekomstscenario’s behoud je zo de regie over je eigen organisatie. Je medewerkers weten dus waar ze aan toe zijn. Daarnaast kun je op tijd bijsturen en voorkom je zo nare verrassingen zoals leegloop, slechte bezetting en te hoge werkdruk. Dat komt uiteindelijk de productiviteit alleen maar ten goede en zorgt voor rust, in elke laag van de organisatie.

Het belang van goede capaciteitsplanning software

Om van capaciteitsplanning echt een succes te maken, zijn verschillende factoren essentieel. Ten eerste moet er tijd zijn om capaciteitsplanning software te gebruiken. In de meeste gevallen zal vooral een planner of projectmanager hier gebruik van maken. Ook moet er een bepaalde discipline zijn om de planning na te leven. Daarnaast is natuurlijk goed passende capaciteitsplanning software essentieel. 

capaciteitsplanning software kiezen
Planbizz Arena

Een overzicht van alle capaciteitsplanning software?

Download gratis onze Planbizz Arena en ontvang direct een overzicht van alle planning software aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste Workforce Planning software kunt voorkomen.

Overzicht van alle aanbieders

Hoe vind je de best passende capaciteitsplanning software?

Capaciteitsplanning software is dus essentieel voor iedere organisatie die werkaanbod en -capaciteit op elkaar wilt afstemmen. Maar hoe kies je nou de software die het beste bij jouw organisatie past? Het aanbod is namelijk enorm en de selectie en implementatie van Workforce Planning software vereist specifieke kennis en ervaring. Daarnaast heeft iedere organisatie andere wensen en eisen. Niet vreemd dus dat het grootste gedeelte van de selectie- en implementatietrajecten mislukken. Een mislukt traject betekent niet alleen frustratie maar ook een verspilling van tijd en geld.

Wil je een verloren investering van tijd en geld voorkomen? En de best passende Workforce Planning software vinden voor jouw organisatie? De 100% onafhankelijke planningsexperts van Planbizz helpen je graag bij deze zoektocht.

Met deze diensten helpen wij grote organisaties een mislukte aanschaf van Workforce Planning software voorkomen

Beheer planningssoftware

Persoonlijke begeleiding op locatie bij de selectie en implementatie van Workforce Planning software

Software inkopen doe je niet elke dag. De 100% onafhankelijke experts van Planbizz bieden jouw organisatie daarom persoonlijke begeleiding op locatie bij de selectie en implementatie van Workforce Planning software. Zo voorkom je een mislukte aanschaf en vind je software die past bij de planningambities van jouw organisatie.

vind planning software online

100% onafhankelijke online tool voor de zelfstandige selectie van Workforce Planning software

Zelf starten met de zoektocht naar Workforce Planning software? Dat kan met onze 100% onafhankelijke online selectietool Planningsoftwareselect.nl. Voor organisaties die een verloren investering van tijd, geld én frustratie willen voorkomen. Start zelf je zoektocht en vind Workforce Planning software die past bij jouw ambities.

Wij ondersteunen deze opdrachtgevers

Wij begeleiden grote organisaties in uiteenlopende branches bij de selectie en implementatie van Workforce Planning software. Van Klant Contact Centers tot aan zorginstellingen en van multinationals tot aan lokale overheidsinstellingen.
Opdrachtgevers planning software

Wat zeggen onze opdrachtgevers?

''Planbizz heeft een aantal maanden bij Independer ondersteunt bij WFM. In deze periode hebben zij ons erg goed geholpen. Met hun kennis en inzichten hebben zij mooie stappen gezet op het WFM vlak. Met meerdere adviezen pakken wij nu ook door.''

interim planner
Sharony Hosman Manager Blije Klant Independer

''Planbizz heeft een jaar geholpen bij de Klantenservice van De Alliantie. Er is een nieuw forecastmodel en een gebruiksvriendelijk capaciteitsplan opgeleverd, de planningstool is opnieuw ingericht en het WFM-proces is beschreven. Planbizz is professioneel, waar ik als manager volledig op kon bouwen en vertrouwen en ik van harte kan aanbevelen.''

interim planner
Ingeborg Rijken Manager Klantenservice de Alliantie Woningcoöperatie de Alliantie

''Planbizz did an excellent job in setting up the systems, procedures and hire the right persons for the job. Rocco created an excellent team that performed right from the start.''

planning software
Remco Rijnhart Sales Value

''Planbizz heeft zijn kennis van wfm binnen de afdeling, maar ook met medewerkers en teamleiders gedeeld. Hierdoor is het veranderings- en wfm proces op een positieve manier vormgegeven waarbij Rocco zich als een betrouwbare en flexibele professioneel heeft ingezet.''

WFM manager
David van der Pouw Kraan Gemeente Amsterdam

''Mijn periode met Planbizz was verhelderend en leverde mij andere inzichten op in het WFM proces.''

Planner callcenter
Marcel van Amstelveen Waternet

''Planbizz heb ik tijdens mijn opdracht bij de Alliantie leren kennen als een vakkundig en professioneel. In alle rust en met de juiste elegance weet Planbizz als geen ander WFM te ontwikkelen, te implemteren en bij te sturen. Ik kijk ernaar uit om in de toekomst weer samen te werken''

Planning software
Harm de Boer Alliantie

De best passende capaciteitsplanning software vinden?

Op zoek naar de best passende capaciteitsplanning software voor jouw organisatie? En een mislukte aanschaf voorkomen? Bespaar jezelf een verloren investering van tijd en geld en download gratis onze Planbizz Arena: een overzicht van alle planning software aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste Workforce Planning software kunt voorkomen.

Download direct gratis
Planbizz Arena