Hoe werkt personeelsplanning?

Personeelsplanning is het zo optimaal mogelijk afstemmen van de personeelsbehoefte en de beschikbaarheid van je personeel. De personeelsbehoefte is de inschatting van de hoeveelheid personeel die je nodig hebt om een bepaalde hoeveelheid werkzaamheden te doen (rekening houdend met de tijdsduur en het soort medewerker). De personeelsbeschikbaarheid wordt bepaald door het aantal en soort medewerkers dat beschikbaar is (én het aantal uur dat zij beschikbaar zijn). Ook zaken als verlofaanvragen, ziekmeldingen en wettelijke regelingen rondom werktijden en pauzes hebben invloed op de personeelsbeschikbaarheid. Eigenlijk zorg je er met personeelsplanning dus voor dat het juiste personeel met de juiste skills op de juiste plek én op het juiste moment aanwezig is. Logischerwijs is dit een continu proces.

personeelsplanning software 1

De drie niveaus van personeelsplanning

Een zo’n optimaal mogelijke personeelsplanning maken vraagt echter om meer dan alleen de informatie uit de personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid. Strategische personeelsplanning houdt ook rekening met de (lange termijn) plannen van een organisatie. Binnen personeelsplanning zijn er dan ook drie niveaus te onderscheiden: strategisch, tactisch en operationeel. In de ideale situatie doorloopt een organisatie elke fase.

levels personeelsplanning

1. Strategische personeelsplanning

De strategische personeelsplanning gaat over de personeelsbehoefte op de lange termijn (drie-vijf jaar). Wat is de missie en strategie van jouw organisatie? En welk personeelsbestand hoort er bij die plannen? Je kijkt hierbij dus naar welke stappen er nodig zijn om je huidige personeelsbestand te laten aansluiten bij de plannen voor de lange termijn.

2. Tactische personeelsplanning

In de tactische personeelsplanning gaat het om plannen op de middellange termijn (1 jaar). Dit zijn eigenlijk de strategische doelstellingen van hierboven door vertaald naar plannen op de kortere termijn. Hierbij gaat het om het zo wendbaar mogelijk maken van het huidige personeelsbestand.

3. Operationele personeelsplanning

De operationele personeelsplanning gaat meer om een concrete uitwerking van de plannen van een organisatie en om het afstemmen van personeelsbehoefte en personeelsbeschikbaarheid zoals hierboven uitgelegd. Het draait om het koppelen van de klantvraag aan het benodigde aantal diensten verdeeld over het aantal medewerkers. De uitwerking hiervan zijn uiteindelijk werkroosters.

Wat zijn de voordelen van personeelsplanning software?

Een personeelsplanning maken kan op verschillende manieren, elk met zijn eigen voordelen. Veel organisaties beginnen met het maken van een planning met Excel. Hoewel het voordeel van Excel is dat het gratis is omdat je organisatie deze software vaak al gebruikt, kent het veel beperkingen. Een handigere manier voor het maken van een (operationele) personeelsplanning is door middel van Workforce Planning software. Een (operationele) personeelsplanning maken met planning software is niet alleen makkelijker, het bespaart je ook nog eens tijd én levert je zinvolle inzichten op.

Bespaar tijd

Planning software maakt het mogelijk om verschillende systemen met elkaar te integreren zoals het personeelsbestand en het verlofregistratiesysteem. Zo houdt personeelsplanning software automatisch rekening met de dienstverbanden én verlofaanvragen van je medewerkers. Ook kan planning software instellingen zoals standaarddiensten automatisch herhalen binnen de werkroosters. Daarnaast kunnen meerdere planners samenwerken in hetzelfde systeem, zodat je nooit meer dubbel werk hoeft te doen.

Overal beschikbaar

Het grote voordeel van personeelsplanning software is dat het software is. Daarmee is het overal toegankelijk én is er ook vaak een app beschikbaar. Zo kunnen medewerkers overal hun werkrooster bekijken en verlofaanvragen indienen. Afhankelijk van de wensen van je organisatie is het ook mogelijk om medewerkers zelf diensten te laten ruilen.

Meer inzicht

Een ander groot voordeel van personeelsplanning software is dat het je heel veel zinvolle inzichten in je organisatie geeft. Niet alleen op het gebied van personeel kan planning software nuttige prognoses en rapporten geven, ook op het gebied van budget verkrijg je zo de nodige inzichten. Past ons huidige personeelsbestand bij onze lange termijn plannen? Hoe groot is het ziekteverzuim in onze organisatie? Deze inzichten zijn weer nodig om de strategische personeelsplanning te kunnen bepalen.

Bespaar kosten

Personeelsplanning software maakt het mogelijk om maximale budgetten in te stellen, zowel in tijd als in salaris. Gaat het rooster over dit budget heen? Dan krijgt de planner een seintje. Daarnaast zorgt een optimale personeelsplanning ervoor dat onder- en overbezetting voortaan verleden tijd zijn. Dat bespaart ook weer onnodige kosten. Met de inzichten uit de alinea hierboven kan vervolgens op de lange termijn nog meer bespaard worden.

Het belang van goede personeelsplanning software

Je kent nu de verschillende levels van personeelsplanning en de voordelen van personeelsplanning software. Maar om deze software zo optimaal mogelijk te gebruiken, is het belangrijk dat je de best passende software voor jouw organisatie vindt. Elke software heeft zijn eigen functionaliteiten. Zo is sommige software ook beschikbaar in een app en krijg je in het ene systeem uitgebreidere rapportages dan in het andere. Wat de beste personeelsplanning software is voor jouw organisatie, hangt dus volledig af van je wensen.

personeelsplanning software vinden
Planbizz Arena

Een overzicht van alle personeelsplanning software?

Download gratis onze Planbizz Arena en ontvang direct een overzicht van alle planning software aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste Workforce Planning software kunt voorkomen.

Direct een totaaloverzicht

Wij helpen je bij de zoektocht naar de best passende personeelsplanning software

Personeelsplanning software is dus essentieel voor strategische personeelsplanning. Maar hoe kies je de software die het beste past bij jouw organisatie? Niet alleen is het aanbod enorm, iedere organisatie heeft ook nog eens andere wensen en eisen. De selectie van personeelsplanning software vereist dan ook specifieke kennis en ervaring. Niet gek dus dat de meeste selectietrajecten mislukken. Dat betekent niet alleen een hoop frustratie, maar ook een verspilling van kostbare tijd en geld.

Wil je die verloren investering van tijd en geld voorkomen? En de best passende personeelsplanning en/of Workforce Planning software vinden voor jouw organisatie? Schakel dan onze hulp in. De 100% onafhankelijke planningsexperts van Planbizz helpen je graag bij je zoektocht.

Wij ondersteunen deze werkgevers

Wij begeleiden onafhankelijk grote organisaties in uiteenlopende branches bij de automatisering van hun complexe planningsprocessen. Van Klant Contact Centers tot aan zorginstellingen én van multinationals tot aan lokale overheidsinstellingen.
planning software overzicht

Wat zeggen onze opdrachtgevers?

''Planbizz heeft een aantal maanden bij Independer ondersteunt bij WFM. In deze periode hebben zij ons erg goed geholpen. Met hun kennis en inzichten hebben zij mooie stappen gezet op het WFM vlak. Met meerdere adviezen pakken wij nu ook door.''

interim planner
Sharony Hosman Manager Blije Klant Independer

''Planbizz heeft een jaar geholpen bij de Klantenservice van De Alliantie. Er is een nieuw forecastmodel en een gebruiksvriendelijk capaciteitsplan opgeleverd, de planningstool is opnieuw ingericht en het WFM-proces is beschreven. Planbizz is professioneel, waar ik als manager volledig op kon bouwen en vertrouwen en ik van harte kan aanbevelen.''

interim planner
Ingeborg Rijken Manager Klantenservice de Alliantie Woningcoöperatie de Alliantie

''Planbizz did an excellent job in setting up the systems, procedures and hire the right persons for the job. Rocco created an excellent team that performed right from the start.''

planning software
Remco Rijnhart Sales Value

''Planbizz heeft zijn kennis van wfm binnen de afdeling, maar ook met medewerkers en teamleiders gedeeld. Hierdoor is het veranderings- en wfm proces op een positieve manier vormgegeven waarbij Rocco zich als een betrouwbare en flexibele professioneel heeft ingezet.''

WFM manager
David van der Pouw Kraan Gemeente Amsterdam

''Mijn periode met Planbizz was verhelderend en leverde mij andere inzichten op in het WFM proces.''

Planner callcenter
Marcel van Amstelveen Waternet

''Planbizz heb ik tijdens mijn opdracht bij de Alliantie leren kennen als een vakkundig en professioneel. In alle rust en met de juiste elegance weet Planbizz als geen ander WFM te ontwikkelen, te implemteren en bij te sturen. Ik kijk ernaar uit om in de toekomst weer samen te werken''

Planning software
Harm de Boer Alliantie

De klantwaarden volgens onze opdrachtgevers

Objectief

Onze experts zijn 100% onafhankelijk. Wij ontvangen geen enkele vergoeding van softwareleveranciers. Hiermee ben je verzekerd dat het realiseren van de organisatie-ambities het uitgangspunt is.

Bespaar tijd en geld

Workforce Planning software inkopen, implementeren en beheren doe je niet iedere dag. Onze experts nemen deze complexe processen doeltreffend uithanden. Hiermee bespaar je een verloren investering van tijd én geld.

Realiseer ambities

Kostenbesparing, een hogere efficiëntie of een toename van medewerker- of klanttevredenheid - de juiste Workforce Planning software draagt bij aan de planningsambities van je organisatie.

De best passende personeelsplanning software vinden?

Op zoek naar de best passende personeelsplanning software voor jouw organisatie? En een mislukte aanschaf voorkomen? Bespaar jezelf een verloren investering van tijd en geld en download gratis onze Planbizz Arena: een overzicht van alle planning software aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste Workforce Planning software kunt voorkomen.

Download direct gratis
Planbizz Arena