Specificeren van wijzigingen in workforce planning software

Het succesvol doorvoeren van wijzigingen in een organisatie staat of valt met een goede formulering ervan. Wanneer vooraf niet duidelijk is wat de exacte inhoud of het beoogde resultaat is van een wijziging, sorteert deze na implementatie immers zelden het gewenste effect. In dit artikel leggen we uit hoe het proces Specificeren kan helpen om de uitvoering van wijzigingen in workforce planning software sneller, beter en kostenefficiënter te laten verlopen.

Wat is het doel van Specificeren?

 

De huidige wereld vraagt van organisaties een groot aanpassingsvermogen. Vaak wordt in deze context gesproken over wendbaarheid, flexibiliteit of veerkracht. Een organisatie kan echter alleen wendbaar opereren wanneer noodzakelijke veranderingen in bedrijfsprocessen intern snel, effectief en zonder al teveel problemen kunnen worden doorgevoerd. In de praktijk vormt dit voor veel organisaties een struikelblok. Een trage en stroperige doorvoering van wijzigingen leidt op de werkvloer nog vaak tot de nodige frustratie en een onnodig verlies van tijd en middelen.

Binnen het operationele procescluster Functionaliteitenbeheer heeft het proces Specificeren als doel om voorgenomen wijzigingen in de organisatie helder te formuleren. Door deze veranderingen eenduidig en gedetailleerd te omschrijven, kunnen er zowel aan IT-zijde als klantzijde geen misverstanden bestaan over de inhoud en het gewenste resultaat ervan. Op deze manier worden oplossingsrichtingen naar aanleiding van een wijzigingsverzoek duidelijk vastgelegd en blijven de neuzen in de organisatie dezelfde kant op staan.

Volgorde van processen

 

Belangrijk om te benoemen, is dat wijzigingsverzoeken binnen het bekende framework BiSL middels het proces Wijzigingenbeheer worden aangegeven. Dit proces komt voor het proces Specificeren en beschrijft een wijziging al zodanig dat een goed besluit kan worden genomen. Na het proces Specificeren moet de omschrijving van de wijziging nog gedetailleerder en beter zijn uitgewerkt, zodat een optimale uitvoering mogelijk is.

Hoewel de volgtijdelijkheid tussen Wijzigingenbeheer en Specificeren binnen BiSL is vastgelegd, is het goed om te beseffen dat deze processen in de praktijk een iteratief karakter kunnen hebben. Aangestuurd door de functioneel beheerder worden ze doorgaans herhaaldelijk in samenhang met elkaar uitgevoerd. Om verwarring in de organisatie over de volgorde van deze processen te voorkomen, is het dan ook zaak om hierover intern duidelijk met alle betrokkenen te communiceren.


Denk je dat het specificeren van wijzigingen in workforce planning software in jouw organisatie effectiever kan verlopen? Plan dan een gratis ambitiegesprek in voor vrijblijvend advies op maat.


Activiteiten binnen het proces Specificeren

 

Net zoals de processen binnen het procescluster Functionaliteitenbeheer zowel sequentieel als iteratief kunnen worden doorlopen, geldt dat ook voor de activiteiten binnen het proces Specificeren. Dit begint echter altijd met het bepalen van de aanleiding, doelen en randvoorwaarden rondom een voorgenomen wijziging. Vaak is dit al deels in het voortraject gebeurd (bij het opstellen van het wijzigingsverzoek ofwel de Request for Change), maar desondanks is dit een stap die extra aandacht behoeft om de andere activiteiten in het proces Specificeren goed uit te kunnen voeren.

Denk bij deze activiteiten onder meer aan het bepalen van de oplossingsruimte, ICT-vereisten en ICT-oplossing. Zo zullen wijzigingen vaak gevolgen hebben voor de manier waarop de organisatie werkt met workforce planning software. Het is dan ook essentieel om deze gevolgen gedetailleerd in kaart te brengen en de noodzakelijke voorbereidingen aan IT-zijde te treffen.

Uiteraard houdt de functioneel beheerder tegelijkertijd een scherp oog op de impact van de gewenste wijziging op de gebruikersorganisatie. Vaak is deze onlosmakelijk verbonden met de eerder genoemde gevolgen voor de workforce planning software. Als laatste stap is het noodzakelijk om de gespecificeerde wijziging te valideren en accorderen.

Meer weten over het proces Specificeren?

 

Wat het proces Specificeren oplevert, is een uitgewerkt vooronderzoek met daarin de aanleiding, doelen en randvoorwaarden rondom de wijziging duidelijk omschreven. Ook worden oplossingsrichting(en) en gemaakte keuzes toegelicht, bijvoorbeeld op het gebied van workforce planning software. Het eindresultaat zijn goedgekeurde specificaties die binnen de organisatie breed worden gedragen.

Wil jij weten wat het proces Specificeren nog meer kan betekenen bij het doorvoeren van veranderingen in jouw organisatie en workforce planning software? De functioneel beheerders van Planbizz ondersteunen tal van grote organisaties in de meest uiteenlopende branches bij een succesvolle implementatie van wijzigingen. Is jouw organisatie er klaar voor? Plan dan een gratis virtueel ambitiegesprek waarin wij de mogelijkheden voor jouw organisatie bespreken.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Gerelateerde artikelen

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.
Lees meer
Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Binnen organisaties wordt zowel intern als extern steeds meer informatie uitgewisseld. Een belangrijke rol hierin spelen IT-systemen zoals workforce planning software. Doordat er in de keten geen hiërarchie bestaat, is een goede samenwerking tussen ketenpartners noodzakelijk om op een veilige manier het meeste uit de software te halen en continu de juiste optimalisaties aan te brengen. Het BiSL-proces Ketenpartners management faciliteert dit door de samenwerking tussen de eigen organisatie en ketenpartners zo goed mogelijk te definiëren en onderhouden.
Lees meer
Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

De juiste workforce planning software helpt organisaties om mensen, mensen, middelen en bedrijfsprocessen optimaal op elkaar af te stemmen. Om dit mogelijk te maken, moeten diverse randvoorwaarden binnen de organisatie echter wel op orde zijn. Het BiSL-proces Strategie inrichting IV-functie definieert hoe de besluitvorming over planningssoftware wordt georganiseerd, zodat de organisatie op basis van een samenhangend organisatiemodel concrete beleidskeuzes kan maken.
Lees meer