Kenniscentrum

Veel maatschappelijke organisaties hebben moeite om het maximale uit planning software te halen. Vaak ligt onvoldoende kennis bij roosteraars en andere relevante gebruikers hieraan ten grondslag. Zonder de juiste kennis van een planningspakket verlopen organisatieprocessen ten aanzien van roostering en planning stroever, met als gevolg een lagere productiviteit en medewerkerstevredenheid. Hieronder leggen we uit hoe het goed inrichten van functioneel beheer dit probleem oplost door kennisverbetering bij planners en roosteraars te bevorderen.

Er is een aantal veelvoorkomende uitdagingen waar organisaties mee worstelen bij het functioneel beheer van planning software. Een daarvan is te weinig aansluiting tussen functioneel beheer(ders) met andere afdelingen en gebruikers. Dit zorgt ervoor dat de software niet optimaal wordt benut of onvoldoende functioneert, terwijl dit scenario met de juiste afstemming absoluut is te voorkomen. In dit artikel delen we tips om met functioneel beheer méér uit het gebruik van planning software te halen en zo de productiviteit en tevredenheid van gebruikers op de werkvloer te vergroten.

VLEUTEN, 1 maart 2023 – Planning- en roostersoftware speelt een essentiële rol in de bedrijfsvoering van zorgorganisaties. Het dagelijks gebruik van deze software brengt in de praktijk echter de nodige uitdagingen met zich mee. Dit is de reden dat Planbizz het Nationaal Gebruikerstevredenheidsonderzoek 2023 lanceert. Hiermee krijgen organisaties in de gezondheidszorg meer inzicht in veelvoorkomende knelpunten bij het gebruik van workforce planning software en kunnen zij hun eigen bedrijfsvoering verbeteren.

Wijzigingen binnen delen van de gebruikersorganisatie hebben gevolgen voor de hele organisatie. Voor organisaties kan het soms lastig zijn om deze ontwikkelingen in kaart te brengen en de organisatiebrede impact ervan accuraat te voorspellen. Het BiSL-proces Informatie portfoliomanagement maakt dit makkelijker door de samenhang bloot te leggen tussen veranderingen in verschillende informatiedomeinen. Dit helpt de organisatie om in alle geledingen voorbereid te zijn op de toekomst en zo wendbaar, flexibel en veerkrachtig te blijven.

Gedurende de levenscyclus van een organisatie veranderen doorlopend delen van de gebruikersorganisatie. Denk hierbij onder meer aan bedrijfsprocessen zoals financiën, inkoop, planning en productie. Het BiSL-proces Informatie lifecyclemanagement helpt om deze veranderingen te voorzien en uit te werken in concrete scenario’s. Zo krijgt de organisatie een helder inzicht in de benodigde werkwijzen, functies en workforce planning software voor de toekomst.

In en rondom organisaties voltrekken ontwikkelingen zich in een rap tempo. Niet alleen ketens en bedrijfsprocessen ontwikkelen zich, maar ook technologische ontwikkelingen gaan tegenwoordig sneller dan ooit. Het BiSL-proces Bepalen technologieontwikkelingen speelt hierop in door in te zoomen op relevante ontwikkelingen op het gebied van workforce planning software. Op basis hiervan kan de organisatie een samenhangend technologiebeleid voor de toekomst ontwikkelen.

In de loop der jaren vinden binnen elke organisatie ontwikkelingen plaats. Deze wijzigingen hebben onvermijdelijk gevolgen voor bedrijfsprocessen, de aansturing van de organisatie en daarmee op het gebruik van workforce planning software. Het BiSL-proces Bepalen bedrijfsprocesontwikkelingen inventariseert de invloed van verwachte interne veranderingen op planningssoftware, zodat de organisatie hier tijdig op kan inspelen.

Elke organisatie wisselt op verschillende manieren informatie uit met de omgeving. Dit leidt tot (informatie)ketens die gevolgen hebben voor bedrijfsprocessen en daarmee ook voor het gebruik van workforce planning software. Het BiSL-proces Bepalen ketenontwikkelingen brengt de impact van ontwikkelingen in de ketens waarin de organisatie zich bevindt in kaart en helpt om aan de hand hiervan een relevante beleidsrichting te formuleren.

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.

Binnen organisaties wordt zowel intern als extern steeds meer informatie uitgewisseld. Een belangrijke rol hierin spelen IT-systemen zoals workforce planning software. Doordat er in de keten geen hiërarchie bestaat, is een goede samenwerking tussen ketenpartners noodzakelijk om op een veilige manier het meeste uit de software te halen en continu de juiste optimalisaties aan te brengen. Het BiSL-proces Ketenpartners management faciliteert dit door de samenwerking tussen de eigen organisatie en ketenpartners zo goed mogelijk te definiëren en onderhouden.