Hoe ontwikkel ik toekomstscenario’s voor planningssoftware?

Wijzigingen in informatiedomeinen

Het voorzien van veranderingen in delen van de gebruikersorganisatie is minder eenvoudig dan het lijkt. Daar waar er op basis van marktontwikkelingen nog wel algemene trends in bepaalde branches zijn te onderscheiden, vereist het herkennen van ontwikkelingen binnen specifieke informatiedomeinen meer inhoudelijke kennis en expertise. De praktijk wijst uit dat veel organisaties hierdoor onvoldoende zijn voorbereid op toekomstige wijzigingen in een of meerdere deelgebieden.

Veranderingen waar organisaties mee moeten omgaan, voltrekken zich onder meer in ketens, bedrijfsprocessen en technologieën. Bij het inventariseren van ontwikkelingen binnen deze triade kunnen organisaties terugvallen op de BiSL-processen Bepalen ketenontwikkelingen, Bepalen bedrijfsprocesontwikkelingenen Bepalen technologieontwikkelingen.

Van specifieke naar organisatiebrede uitwerking

Een inventarisatie van de ontwikkelingen op de drie bovengenoemde terreinen helpt een organisatie om een toekomstbestendige strategie te formuleren. Het proces Informatie lifecyclemanagement ondersteunt dit door de nadruk te leggen op specifieke informatiedomeinen. Dit zijn afgebakende delen binnen de gebruikersorganisatie met een eigen bedrijfsproces en hieraan verwante kennis.

Voorbeelden van informatiedomeinen zijn onder meer inkoop, financiën, productie, sales, HRM en planning. Naast een strategie voor elk van deze domeinen is ook een overkoepelende organisatiestrategie gewenst. Voor het opstellen van deze algemene strategie is het BiSL-proces Informatie portfoliomanagement opgesteld.

Informatie lifecyclemanagement en Informatie portfoliomanagement kunnen niet alleen naast elkaar bestaan, maar worden in een ideale situatie ook op elkaar afgestemd. Zo kan de organisatie tot een organisatiebrede strategie komen die voor elk informatiedomein concreet is uitgewerkt en die in alle geledingen van de organisatie breed wordt gedragen.

Benieuwd hoe je toekomstige wijzigingen ten aanzien van workforce planning software binnen jouw organisatie kunt voorspellen? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.

Opstellen van toekomstscenario’s

Het proces Informatie lifecyclemanagement begint met het in kaart brengen van de huidige situatie. Aandachtspunten hierbij zijn wijzigingen in onder meer beleid, bedrijfsprocessen, IT (bijvoorbeeld een planningspakket dat aan het einde van de levenscyclus is of de mogelijkheden van nieuwe planningssoftware) en verbetermogelijkheden in het huidige gebruik.

Om dit verder uit te werken, kan de organisatie een of meerdere scenario’s opstellen waarin een toekomstig beleid, bedrijfsproces of planningspakket wordt omschreven. Onderdeel van elk scenario is niet alleen een ruwe planning voor de komende jaren, maar ook een inschatting van de benodigde randvoorwaarden, kosten en baten om dit scenario tot uitvoering te brengen.

Voorbeelden van denken in scenario’s

Hoe gaat het opstellen van een scenario nu in zijn werk? Laten we als voorbeeld het bedrijfsproces ‘planning’ nemen en dan in het bijzonder de binnen dit informatiedomein gebruikte planningssoftware. Ontwikkelingen op het gebied van planningssoftware kunnen plaatsvinden in:

• De keten. Denk aan een IT-leverancier van workforce planning software die wordt overgenomen, waardoor de samenwerking verandert.
• De bedrijfsprocessen. Denk aan bezuinigingen die leiden tot een vermindering van de personeelscapaciteit, waardoor de organisatie noodgedwongen efficiënter moet omgaan met het inplannen van de juiste medewerkers op het juiste tijdstip en op de juiste plek.
• De technologie. Denk aan het huidige planningspakket dat achterloopt bij nieuwe technologische ontwikkelingen en functionaliteiten op softwaregebied.

Door verschillende scenario’s binnen elk van deze deelgebieden uit te werken, wordt de mogelijke toekomst – zelfs als die nog ver weg is – veel meer tastbaar. Hierdoor is makkelijker vast te stellen welk scenario het meest reëel is om werkelijkheid te worden. Voor elk informatiedomein kunnen uit alle scenario’s de meest geschikte worden gekozen om deze vervolgens op elkaar af te stemmen.

Meer weten over Informatie lifecyclemanagement?

Wil jij binnen jouw organisatie ook graag starten met denken in scenario’s? De functioneel beheerders van Planbizz helpen jou graag om optimaal voorbereid te zijn op wijzigingen in de toekomst. Boek voor meer informatie een virtueel ambitiegesprek met een van onze specialisten en ontvang gratis en vrijblijvend advies op maat.