Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Bedrijfsprocessen en planningssoftware

Vandaag de dag zijn de mogelijkheden van workforce planning software bijna eindeloos. Dankzij functionaliteiten zoals onder meer capaciteitsplanning, roostering en realtime management kunnen de juiste medewerkers met de juiste kwalificaties worden ingezet op het juiste moment en de juiste plek. Hiermee heeft planningssoftware niet alleen invloed op de gebruikersorganisatie, maar ook op bedrijfsprocessen en daarmee op de kwaliteit van dienstverlening en de ervaring van de eindklant.

Andersom hebben veranderende klantwensen en bedrijfsprocessen op hun beurt weer invloed op workforce planning software. Allereest moet de software capabel genoeg zijn om fundamentele wijzigingen in zaken als bedrijfsprocessen, organisatiestructuur, projecten of portfolio te faciliteren. Daarnaast sluiten plannen die op strategisch niveau worden gemaakt niet altijd aan op de dagelijkse realiteit van de werkvloer. Gelukkig worden plannen die resulteren in bijvoorbeeld overbezetting, onderbezetting of schommelingen in het personeelsbestand al snel blootgelegd door forecasting en rapportage- en analysemogelijkheden die veel planningspakketten tegenwoordig bevatten.

Afstemming inhoud en organisatie

Informatiecoördinatie is onderdeel van en tevens het enige proces binnen het richtinggevende procescluster Verbindende processen – richtinggevend niveau. Dit procescluster verbindt de twee clusters Opstellen informatiestrategie en Opstellen IV-organisatiestrategie met elkaar en weerspiegelt hiermee de kern van Informatiecoördinatie.

In deze context is de procesnaam Informatiecoördinatie enigszins misleidend. Het proces richt zich namelijk niet zozeer op het coördineren ofwel afstemmen van informatie, maar vooral op het afstemmen van de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau. Deze betere afstemming tussen informatiestrategie en organisatiestrategie verbetert de samenhang tussen plannen die invloed kunnen hebben op het gebruik van workforce planning software.

Denk hierbij aan interne plannen vanuit directie, management of functioneel beheer, maar ook aan externe wijzigingen in software die worden aangebracht door bijvoorbeeld IT-leveranciers. Een zorgvuldige afstemming van deze plannen is een doeltreffende manier om te voorkomen dat ze met elkaar conflicteren of problemen veroorzaken bij het gebruik van een planningspakket.

Benieuwd hoe je de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau optimaal op elkaar kunt afstemmen? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.

Operatie versus strategie

Voorwaarde voor een goede strategische afstemming van plannen is dat de organisatie hier in de praktijk ook daadwerkelijk klaar voor is. De meeste organisaties plegen nog relatief weinig inspanning als het gaat om het vormgeven van de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau. Zolang er voor informatiestrategie en/of organisatiestrategie onvoldoende aandacht is, kan er van echte afstemming tussen deze clusters überhaupt geen sprake zijn.

Belangrijk om te beseffen is daarnaast dat in veel organisaties op operationeel niveau nog tal van processen zijn die niet gestroomlijnd verlopen. Hier gaat in de dagelijkse uitvoering dusdanig veel aandacht naartoe, dat het maken van plannen op strategisch niveau er simpelweg vaak bij inschiet. Hierdoor laat een heldere overkoepelende strategie ten aanzien van planningssoftware op zich wachten en blijven verschillende afdelingen los van elkaar beslissingen nemen.

Bij het afstemmen van strategische plannen die invloed hebben op workforce planning software moeten dan ook verschillende obstakels worden overwonnen. In bepaalde gevallen kan een organisatie deze in de strategische procesclusters Opstellen informatiestrategie en Opstellen IV-organisatiestrategie oplossen, zodat de verdere afstemming hierna soepel kan verlopen. Dit resulteert veelal in een bevoegdheden-matrix, waarin is vastgelegd welke partijen en rollen voor informatiedomeinen rondom de planningssoftware verantwoordelijk zijn of worden.

Meer weten over Informatiecoördinatie?

Besteedt jouw organisatie nog te weinig aandacht aan het vormgeven van de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau? De functioneel beheerders van Planbizz bieden graag ondersteuning bij het ontwikkelen van een maatwerk informatie- en organisatiestrategie waarmee je meer uit workforce planning software haalt. Meer weten? Boek een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.