Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.

Bedrijfsprocessen en planningssoftware

Vandaag de dag zijn de mogelijkheden van workforce planning software bijna eindeloos. Dankzij functionaliteiten zoals onder meer capaciteitsplanning, roostering en realtime management kunnen de juiste medewerkers met de juiste kwalificaties worden ingezet op het juiste moment en de juiste plek. Hiermee heeft planningssoftware niet alleen invloed op de gebruikersorganisatie, maar ook op bedrijfsprocessen en daarmee op de kwaliteit van dienstverlening en de ervaring van de eindklant.

Andersom hebben veranderende klantwensen en bedrijfsprocessen op hun beurt weer invloed op workforce planning software. Allereest moet de software capabel genoeg zijn om fundamentele wijzigingen in zaken als bedrijfsprocessen, organisatiestructuur, projecten of portfolio te faciliteren. Daarnaast sluiten plannen die op strategisch niveau worden gemaakt niet altijd aan op de dagelijkse realiteit van de werkvloer. Gelukkig worden plannen die resulteren in bijvoorbeeld overbezetting, onderbezetting of schommelingen in het personeelsbestand al snel blootgelegd door forecasting en rapportage- en analysemogelijkheden die veel planningspakketten tegenwoordig bevatten.

Afstemming inhoud en organisatie

Informatiecoördinatie is onderdeel van en tevens het enige proces binnen het richtinggevende procescluster Verbindende processen – richtinggevend niveau. Dit procescluster verbindt de twee clusters Opstellen informatiestrategie en Opstellen IV-organisatiestrategie met elkaar en weerspiegelt hiermee de kern van Informatiecoördinatie.

In deze context is de procesnaam Informatiecoördinatie enigszins misleidend. Het proces richt zich namelijk niet zozeer op het coördineren ofwel afstemmen van informatie, maar vooral op het afstemmen van de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau. Deze betere afstemming tussen informatiestrategie en organisatiestrategie verbetert de samenhang tussen plannen die invloed kunnen hebben op het gebruik van workforce planning software.

Denk hierbij aan interne plannen vanuit directie, management of functioneel beheer, maar ook aan externe wijzigingen in software die worden aangebracht door bijvoorbeeld IT-leveranciers. Een zorgvuldige afstemming van deze plannen is een doeltreffende manier om te voorkomen dat ze met elkaar conflicteren of problemen veroorzaken bij het gebruik van een planningspakket.


Benieuwd hoe je de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau optimaal op elkaar kunt afstemmen? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.


Operatie versus strategie

Voorwaarde voor een goede strategische afstemming van plannen is dat de organisatie hier in de praktijk ook daadwerkelijk klaar voor is. De meeste organisaties plegen nog relatief weinig inspanning als het gaat om het vormgeven van de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau. Zolang er voor informatiestrategie en/of organisatiestrategie onvoldoende aandacht is, kan er van echte afstemming tussen deze clusters überhaupt geen sprake zijn.

Belangrijk om te beseffen is daarnaast dat in veel organisaties op operationeel niveau nog tal van processen zijn die niet gestroomlijnd verlopen. Hier gaat in de dagelijkse uitvoering dusdanig veel aandacht naartoe, dat het maken van plannen op strategisch niveau er simpelweg vaak bij inschiet. Hierdoor laat een heldere overkoepelende strategie ten aanzien van planningssoftware op zich wachten en blijven verschillende afdelingen los van elkaar beslissingen nemen.

Bij het afstemmen van strategische plannen die invloed hebben op workforce planning software moeten dan ook verschillende obstakels worden overwonnen. In bepaalde gevallen kan een organisatie deze in de strategische procesclusters Opstellen informatiestrategie en Opstellen IV-organisatiestrategie oplossen, zodat de verdere afstemming hierna soepel kan verlopen. Dit resulteert veelal in een bevoegdheden-matrix, waarin is vastgelegd welke partijen en rollen voor informatiedomeinen rondom de planningssoftware verantwoordelijk zijn of worden.

Meer weten over Informatiecoördinatie?

Besteedt jouw organisatie nog te weinig aandacht aan het vormgeven van de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau? De functioneel beheerders van Planbizz bieden graag ondersteuning bij het ontwikkelen van een maatwerk informatie- en organisatiestrategie waarmee je meer uit workforce planning software haalt. Meer weten? Boek een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is partner en objectieve expert bij Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om het maximale uit workforce planning software te halen. Naast zijn werk voor opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties hun bedrijfsvoering kunnen verduurzamen.

Gerelateerde artikelen

Hoe beïnvloeden wijzigingen in planningssoftware mijn organisatie?

Hoe beïnvloeden wijzigingen in planningssoftware mijn organisatie?

Wijzigingen binnen delen van de gebruikersorganisatie hebben gevolgen voor de hele organisatie. Voor organisaties kan het soms lastig zijn om deze ontwikkelingen in kaart te brengen en de organisatiebrede impact ervan accuraat te voorspellen. Het BiSL-proces Informatie portfoliomanagement maakt dit makkelijker door de samenhang bloot te leggen tussen veranderingen in verschillende informatiedomeinen. Dit helpt de organisatie om in alle geledingen voorbereid te zijn op de toekomst en zo wendbaar, flexibel en veerkrachtig te blijven.
Lees meer
Hoe ontwikkel ik toekomstscenario’s voor planningssoftware?

Hoe ontwikkel ik toekomstscenario’s voor planningssoftware?

Gedurende de levenscyclus van een organisatie veranderen doorlopend delen van de gebruikersorganisatie. Denk hierbij onder meer aan bedrijfsprocessen zoals financiën, inkoop, planning en productie. Het BiSL-proces Informatie lifecyclemanagement helpt om deze veranderingen te voorzien en uit te werken in concrete scenario’s. Zo krijgt de organisatie een helder inzicht in de benodigde werkwijzen, functies en workforce planning software voor de toekomst.
Lees meer
Wat betekent technologische ontwikkeling voor planningssoftware?

Wat betekent technologische ontwikkeling voor planningssoftware?

In en rondom organisaties voltrekken ontwikkelingen zich in een rap tempo. Niet alleen ketens en bedrijfsprocessen ontwikkelen zich, maar ook technologische ontwikkelingen gaan tegenwoordig sneller dan ooit. Het BiSL-proces Bepalen technologieontwikkelingen speelt hierop in door in te zoomen op relevante ontwikkelingen op het gebied van workforce planning software. Op basis hiervan kan de organisatie een samenhangend technologiebeleid voor de toekomst ontwikkelen.
Lees meer