Hoe selecteer en evalueer je planningssoftware

Het kiezen van planningssoftware is voor de meeste organisaties niet eenvoudig. Want hoe selecteer je de juiste leverancier in een markt waarin het aanbod schier oneindig lijkt? En, minstens zo belangrijk: durf je afscheid te nemen van een bestaande leverancier wanneer een planningspakket niet langer aansluit op de behoeften of ambities van de organisatie? Het BiSL-proces Leveranciersmanagement is erop gericht om de juiste groep leveranciers te kiezen en in stand te houden en zo het maximale uit workforce planning software te halen.

Selectie van leveranciers van planningssoftware

Softwareselectie en -evaluatie is een proces dat in menig organisatie stroef verloopt. Enerzijds is dit een kwestie van tijd. Intern zijn er vaak te weinig uren beschikbaar om een selectietraject zorgvuldig uit te voeren. Anderzijds heeft het te maken met een gebrek aan kennis. De markt van workforce planning software is complex, waardoor het vinden van het juiste planningspakket is als het zoeken naar een speld in een hooiberg. Het gevolg is dat organisaties blijven aanmodderen in Excel of de verkeerde planningssoftware kiezen, waardoor ze onnodig veel tijd, middelen en productiviteit verliezen.

Het proces Leveranciersmanagement is bedoeld om deze situatie te voorkomen door in een vroegtijdig stadium te bepalen welke leveranciers het meest geschikt zijn voor het leveren van planningssoftware en welke rol en verantwoordelijkheden zij hierbij dragen. Belangrijk om te weten is dat het hierbij niet in hoofdzaak draait om het opstellen van een Service Level Agreement (SLA) met leveranciers, zoals bij het BisL-proces Contractmanagement het geval is. Leveranciersmanagement gaat over het op strategisch niveau opstellen van richtlijnen en beleid voor de komende 3 tot 5 jaar.

Benieuwd hoe je de meest geschikte leverancier van workforce planning software selecteert? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.



Evaluatie en beheer van relaties

Uit het in het proces Leveranciersmanagement geformuleerde beleid ontstaan kaders voor een optimaal gebruik van workforce planning software. Op basis hiervan kunnen in het BiSL-proces Contractmanagement op sturend niveau concrete contracten en SLA’s met leveranciers overeen worden gekomen.

Belangrijk is om de ervaringen met leveranciers in de dagelijkse praktijk weer als input te gebruiken voor bijstellingen in het beleid. Leveranciersmanagement en Contractmanagement hebben zoals veel BiSL-processen een iteratief karakter en worden (aangestuurd door de functioneel beheerder) over een langere periode herhaaldelijk in samenhang met elkaar uitgevoerd.

Best Practices selectie planningssoftware

Over de selectie van planningssoftware zijn weinig Best Practices te vinden. Hierdoor kan het lastig zijn om te weten waar je tijdens een softwareselectietraject op moet letten. Bij de selectie van workforce planning software voor opdrachtgevers kijken we bij Planbizz altijd eerst naar de functionele en technische behoefte. Welke leveranciers kunnen functioneel en technisch leveren waar jouw organisatie naar op zoek is – voor nu en in de toekomst? En zijn deze partijen bereid dit binnen de gestelde pricing range te doen?

Minstens zo belangrijk als het functionele en technische perspectief is een match op basis van filosofie en bedrijfs-DNA. Welke leveranciers zijn intrinsiek gemotiveerd om een partnership met jouw organisatie aan te gaan en in hoeverre tonen zij betrokkenheid bij de organisatiedoelstellingen? In de relatie mag van leveranciers ook worden verwacht dat ze proactief meedenken over bedrijfsprocessen en bereid zijn om de voortgang rondom het gebruik van een planningspakket regelmatig te evalueren.

Tip: Wil je meer weten over het selecteren van de meest geschikte planningssoftware voor jouw organisatie? Lees dan onze tips voor een succesvolle keuze van een planningspakket of ontdek hoe Planbizz jou van A tot Z kan begeleiden tijdens het selectietraject.

Best Practices evaluatie en beheer

Leveranciersmanagement draait zeker niet alleen om de selectie van nieuwe leveranciers. Zeer belangrijk zijn ook de continue evaluatie van huidige leveranciers en het beheer van de relaties met deze partijen. Relaties met leveranciers van planningssoftware zijn vaak langdurig van aard. Dit maakt het belang van een zorgvuldig softwareselectietraject des te groter, want een mogelijk afscheid van een leverancier moet lang van tevoren worden gepland en kan op de werkvloer tot de nodige hoofdbrekens leiden.

Ook ten aanzien van de evaluatie en het beheer van relaties met leveranciers zijn er een aantal Best Practices te onderscheiden. Zo is het belangrijk om elke leverancier periodiek te beoordelen en hierbij de gemaakte afspraken te controleren. In hoeverre is de leverancier de beloften nagekomen? Sluiten het technische en functionele aanbod van een planningspakket nog steeds aan op de – in de tussentijd eventueel veranderde – processen binnen de organisatie? Leg bevindingen vast, zodat andere betrokkenen ook toegang krijgen tot de prestaties van een leverancier.

Denk er daarnaast aan om aandacht te besteden aan het onderhouden van goede relaties met leveranciers. Dit is van extra groot belang als een leverancier bedrijfskritische dienstverlening biedt, zoals vaak het geval is bij workforce planning software. Een heldere communicatie en onderling vertrouwen zijn voor beide partijen essentieel om het maximale uit de samenwerking te halen. Plan daarom naast periodieke evaluatiemomenten ook reguliere check-ins in om te investeren in de relatie.

Meer weten over Leveranciersmanagement?

Kan jouw organisatie hulp gebruiken bij de selectie van een geschikte softwareleverancier of bij de evaluatie van planningssoftware die intern op dit moment wordt gebruikt? De specialisten van Planbizz ondersteunen grote organisaties al jarenlang bij de selectie en evaluatie van workforce planning software. Meer weten? Boek een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Gerelateerde artikelen

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.
Lees meer
Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Binnen organisaties wordt zowel intern als extern steeds meer informatie uitgewisseld. Een belangrijke rol hierin spelen IT-systemen zoals workforce planning software. Doordat er in de keten geen hiërarchie bestaat, is een goede samenwerking tussen ketenpartners noodzakelijk om op een veilige manier het meeste uit de software te halen en continu de juiste optimalisaties aan te brengen. Het BiSL-proces Ketenpartners management faciliteert dit door de samenwerking tussen de eigen organisatie en ketenpartners zo goed mogelijk te definiëren en onderhouden.
Lees meer
Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

De juiste workforce planning software helpt organisaties om mensen, mensen, middelen en bedrijfsprocessen optimaal op elkaar af te stemmen. Om dit mogelijk te maken, moeten diverse randvoorwaarden binnen de organisatie echter wel op orde zijn. Het BiSL-proces Strategie inrichting IV-functie definieert hoe de besluitvorming over planningssoftware wordt georganiseerd, zodat de organisatie op basis van een samenhangend organisatiemodel concrete beleidskeuzes kan maken.
Lees meer