planning software

Hoe selecteer en evalueer je planningssoftware

Het kiezen van planningssoftware is voor de meeste organisaties niet eenvoudig. Want hoe selecteer je de juiste leverancier in een markt waarin het aanbod schier oneindig lijkt? En, minstens zo belangrijk: durf je afscheid te nemen van een bestaande leverancier wanneer een planningspakket niet langer aansluit op de behoeften of ambities van de organisatie? Het BiSL-proces Leveranciersmanagement is erop gericht om de juiste groep leveranciers te kiezen en in stand te houden en zo het maximale uit workforce planning software te halen.

Selectie van leveranciers van planningssoftware

Softwareselectie en -evaluatie is een proces dat in menig organisatie stroef verloopt. Enerzijds is dit een kwestie van tijd. Intern zijn er vaak te weinig uren beschikbaar om een selectietraject zorgvuldig uit te voeren. Anderzijds heeft het te maken met een gebrek aan kennis. De markt van workforce planning software is complex, waardoor het vinden van het juiste planningspakket is als het zoeken naar een speld in een hooiberg. Het gevolg is dat organisaties blijven aanmodderen in Excel of de verkeerde planningssoftware kiezen, waardoor ze onnodig veel tijd, middelen en productiviteit verliezen.

Het proces Leveranciersmanagement is bedoeld om deze situatie te voorkomen door in een vroegtijdig stadium te bepalen welke leveranciers het meest geschikt zijn voor het leveren van planningssoftware en welke rol en verantwoordelijkheden zij hierbij dragen. Belangrijk om te weten is dat het hierbij niet in hoofdzaak draait om het opstellen van een Service Level Agreement (SLA) met leveranciers, zoals bij het BisL-proces Contractmanagement het geval is. Leveranciersmanagement gaat over het op strategisch niveau opstellen van richtlijnen en beleid voor de komende 3 tot 5 jaar.

Benieuwd hoe je de meest geschikte leverancier van workforce planning software selecteert? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.



Evaluatie en beheer van relaties

Uit het in het proces Leveranciersmanagement geformuleerde beleid ontstaan kaders voor een optimaal gebruik van workforce planning software. Op basis hiervan kunnen in het BiSL-proces Contractmanagement op sturend niveau concrete contracten en SLA’s met leveranciers overeen worden gekomen.

Belangrijk is om de ervaringen met leveranciers in de dagelijkse praktijk weer als input te gebruiken voor bijstellingen in het beleid. Leveranciersmanagement en Contractmanagement hebben zoals veel BiSL-processen een iteratief karakter en worden (aangestuurd door de functioneel beheerder) over een langere periode herhaaldelijk in samenhang met elkaar uitgevoerd.

Best Practices selectie planningssoftware

Over de selectie van planningssoftware zijn weinig Best Practices te vinden. Hierdoor kan het lastig zijn om te weten waar je tijdens een softwareselectietraject op moet letten. Bij de selectie van workforce planning software voor opdrachtgevers kijken we bij Planbizz altijd eerst naar de functionele en technische behoefte. Welke leveranciers kunnen functioneel en technisch leveren waar jouw organisatie naar op zoek is – voor nu en in de toekomst? En zijn deze partijen bereid dit binnen de gestelde pricing range te doen?

Minstens zo belangrijk als het functionele en technische perspectief is een match op basis van filosofie en bedrijfs-DNA. Welke leveranciers zijn intrinsiek gemotiveerd om een partnership met jouw organisatie aan te gaan en in hoeverre tonen zij betrokkenheid bij de organisatiedoelstellingen? In de relatie mag van leveranciers ook worden verwacht dat ze proactief meedenken over bedrijfsprocessen en bereid zijn om de voortgang rondom het gebruik van een planningspakket regelmatig te evalueren.

Tip: Wil je meer weten over het selecteren van de meest geschikte planningssoftware voor jouw organisatie? Lees dan onze tips voor een succesvolle keuze van een planningspakket of ontdek hoe Planbizz jou van A tot Z kan begeleiden tijdens het selectietraject.

Best Practices evaluatie en beheer

Leveranciersmanagement draait zeker niet alleen om de selectie van nieuwe leveranciers. Zeer belangrijk zijn ook de continue evaluatie van huidige leveranciers en het beheer van de relaties met deze partijen. Relaties met leveranciers van planningssoftware zijn vaak langdurig van aard. Dit maakt het belang van een zorgvuldig softwareselectietraject des te groter, want een mogelijk afscheid van een leverancier moet lang van tevoren worden gepland en kan op de werkvloer tot de nodige hoofdbrekens leiden.

Ook ten aanzien van de evaluatie en het beheer van relaties met leveranciers zijn er een aantal Best Practices te onderscheiden. Zo is het belangrijk om elke leverancier periodiek te beoordelen en hierbij de gemaakte afspraken te controleren. In hoeverre is de leverancier de beloften nagekomen? Sluiten het technische en functionele aanbod van een planningspakket nog steeds aan op de – in de tussentijd eventueel veranderde – processen binnen de organisatie? Leg bevindingen vast, zodat andere betrokkenen ook toegang krijgen tot de prestaties van een leverancier.

Denk er daarnaast aan om aandacht te besteden aan het onderhouden van goede relaties met leveranciers. Dit is van extra groot belang als een leverancier bedrijfskritische dienstverlening biedt, zoals vaak het geval is bij workforce planning software. Een heldere communicatie en onderling vertrouwen zijn voor beide partijen essentieel om het maximale uit de samenwerking te halen. Plan daarom naast periodieke evaluatiemomenten ook reguliere check-ins in om te investeren in de relatie.

Meer weten over Leveranciersmanagement?

Kan jouw organisatie hulp gebruiken bij de selectie van een geschikte softwareleverancier of bij de evaluatie van planningssoftware die intern op dit moment wordt gebruikt? De specialisten van Planbizz ondersteunen grote organisaties al jarenlang bij de selectie en evaluatie van workforce planning software. Meer weten? Boek een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

Als je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Met één druk op de knop 80% van de roosters gevuld hebben. Zo zou het moeten zijn. Maar in de praktijk wordt dit percentage vaak bij lange na niet gehaald. Dat komt mede omdat veel zorgorganisaties niet alle functionaliteiten benutten die een pakket als OWS biedt. Als functioneel consultant helpt functioneel consultant Simon Roosien om eruit te halen wat erin zit. In dit artikel lees je meer over zijn visie.
Lees meerAls je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Expert Aan Het Woord Simon Roosien

'Planbizz sluit aan bij wie ik ben.' Simon Roosien groeide thuis op met motoren, in zijn werk groeide hij ‘op in de zorg’. Daardoor kent hij het pakket OWS van binnen en van buiten. Nu staat hij klaar om de opdrachtgevers van Planbizz te leren kennen en hen te helpen om met zo min mogelijk inspanning goede roosters te maken. Want de tijd die daardoor overblijft, kan in de zorg goed besteed worden.
Lees meerExpert Aan Het Woord Simon Roosien