Hoe maak je contractuele afspraken over planningssoftware?

delen delen delen delen
Hoe maak je contractuele afspraken over planningssoftware?

Bij het gebruiken, onderhouden en wijzigen van workforce planning software komt veel kijken. Het maken van goede afspraken met de ICT-leverancier is in dit kader van groot belang. Het BiSL-proces Contractmanagement is bedoeld om deze afspraken op de juiste wijze te maken, bewaken en bij te sturen. Zo is het aanbod van de leverancier altijd optimaal afgestemd op de behoefte van de organisatie en kan planningssoftware de bedrijfsprocessen optimaal faciliteren.

Waarom verdient contractmanagement meer aandacht?

Het lijkt bijna vanzelfsprekend dat een organisatie heldere afspraken maakt rondom de selectie en implementatie van workforce planning software. Toch gebeurt het in de praktijk nog altijd dat deze afspraken schriftelijk niet uitvoerig genoeg worden vastgelegd of simpelweg niet betrekking hebben op alle aspecten die de relatie met de ICT-leverancier vormgeven. Hierdoor ontstaat er later in het traject onduidelijkheid over behoeften, verantwoordelijkheden en kosten, waardoor essentiƫle functionaliteiten ontbreken of niet goed werken en bedrijfsprocessen vertraging oplopen.

Het proces Contractmanagement is bedoeld om deze situatie te voorkomen door met de ICT-leverancier meetbare en resultaatgerichte afspraken te maken over een optimaal gebruik en onderhoud van workforce planning software. Belangrijk hierbij is dat een planningstool te allen tijde aansluit op de (soms snel veranderende) behoeften die voortkomen uit het bedrijfsproces. Naast het contractueel vastleggen van inhoudelijke (kwaliteits)aspecten gaat het ook om voorwaarden rondom de dienstverlening zoals oplevertermijn en kosten.

Het opstellen van een SLA

De meeste organisaties spreken bij een met een ICT-leverancier opgesteld contract van een Service Level Agreement (SLA). In een SLA worden de afspraken rondom het product of de dienstverlening op gedetailleerd niveau uitgewerkt tot concrete prestatie-indicatoren en kwaliteitseisen. In feite is er dan sprake van een juridisch dichtgetimmerd contract, waarin een evenwicht wordt gezocht tussen de producten en diensten die de ICT-leverancier kan bieden en de eisen die de organisatie stelt aan het gebruik van de workforce planning software.

Een veelvoorkomende valkuil voor organisaties is dat er in een SLA te sterk de nadruk ligt op de leverancierszijde van de samenwerking. Zo bevat het contract vaak afspraken over het planningspakket dat de ICT-leverancier kan leveren en niet over wat de organisatie exact nodig heeft. Het in kaart brengen en specificeren van de eigen behoefte zou voor organisaties daarom het startpunt moeten zijn bij het selectietraject van workforce planning software. Pas als de eigen behoefte volledig helder is, kan immers de beste ICT-leverancier worden bepaald. Ook het bijbehorende Contractmanagement wordt vervolgens een stuk eenvoudiger.


Benieuwd hoe je tot een optimale SLA komt met de ICT-leverancier? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.


Kosten en oplevertermijn

Zoals gezegd gaat het bij een contract met een ICT-dienstverlener naast inhoudelijke aspecten ook om andere relevante voorwaarden zoals oplevertermijn en kosten. Logischerwijs is hierbij tot op zekere hoogte altijd sprake van een spanningsveld met het kwaliteitsaspect, waardoor duidelijke afspraken hierover van groot belang zijn:

Kosten versus kwaliteit

Hoe meer behoeften vanuit het bedrijfsproces van een organisatie een ICT-leverancier invult, hoe hoger de kosten voor de dienstverlening kunnen oplopen. Veel organisaties hopen de kosten dan ook te beheersen door niet al te strenge eisen aan de leverancier in de SLA op te nemen. Dit vergroot echter de kans dat workforce planning software niet voldoet aan de wensen en verwachtingen van de gebruikersorganisatie.

Dit kan nog hogere kosten met zich meebrengen door vertraging in bedrijfsprocessen, extra werk voor de functioneel beheer-organisatie of een gedwongen overstap naar een ander planningspakket. Beter is daarom om al in het selectietraject de juiste planningssoftware te kiezen, zodat het aanbod van de ICT-leverancier en de vraag vanuit de organisatie optimaal op elkaar aansluiten en strenge eisen geen problemen opleveren.

Oplevertermijn versus kwaliteit

Een ICT-leverancier heeft tijd en doorlooptijd nodig om diensten te kunnen realiseren en om producten zoals workforce planning software op een bepaald tijdstip te kunnen opleveren. Tegelijkertijd heeft de gebruikersorganisatie te maken met deadlines door interne en externe factoren zoals bedrijfsprocessen, wettelijke kaders, klantbehoeften en verwachtingen vanuit stakeholders. De ICT-leverancier kan hierdoor druk voelen om sneller te leveren dan mogelijk.

Wanneer de leverancier een in de SLA vastgelegde oplevertermijn niet dreigt te halen, heeft deze een aantal opties. Zo kan de leverancier bepaalde dingen niet doen, minder aandacht besteden aan het kwaliteitsniveau of hogere kosten in rekening brengen. Dit maakt het van belang om in een SLA niet alleen heldere afspraken over de oplevertermijn, maar ook over de exacte inhoud van de dienstverlening en het kwaliteitsniveau te maken.

Meer weten over Contractmanagement?

Heeft jouw organisatie ook behoefte aan duidelijke afspraken met de ICT-leverancier van een planningstool? De experts van Planbizz ondersteunen organisaties zoals de jouwe al jarenlang bij het opstellen van goed doordachte contracten rondom selectie en beheer van workforce planning software. Meer weten? Boek een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.

 

Laat je reactie achter