Tips voor een succesvolle keuze van planning software
Sta je op het punt om nieuwe plannings- of tijdregistratiesoftware voor je organisatie of instelling aan te schaffen? Op de valreep bieden we je drie tips met betrekking tot de selectie. Dat tips welkom zijn blijkt uit de praktijk waar geselecteerde software vaak niet naar verwachting van organisaties functioneert. Door inadequate softwareselectie worden onnodige kosten gemaakt. Zonde, zeker gezien plannings- en tijdregistratiesoftware de potentie heeft de omzet juist te optimaliseren.
Realiseer deze potentie met behulp van de onderstaande tips:
1. Doe degelijk vooronderzoek
Het selectieproces start met het in kaart brengen van de huidige en gewenste situatie van de bedrijfsvoering. Dit vormt de basis voor het identificeren van de wensen en eisen voor de beoogd plannings- en tijdregistratiesoftware. Daarmee kan de software worden gevonden die daadwerkelijk aansluit bij de organisatie of instelling. Ook voorkomt degelijk vooronderzoek dat je software selecteert op basis van drogredenen. Meest gehoorde drogredeneringen zijn; de concurrenten gebruiken de software ook, de software functioneerde goed bij mijn vorige onderneming, de softwareleverancier is de marktleider, et cetera. Een voorbeeld van een vaak vergeten voorwaarde is de schaalcapaciteit van de software. Door rekening te houden met de schaalcapaciteit, voorkom je dat de software bij groei van bijvoorbeeld medewerkers de omzet ondermijnd in plaats van faciliteert.
2. Kwaliteit als prioriteit
Bij het aanschaffen van software geldt goedkoop is duurkoop. De neiging om te focussen op de laagste prijs is risicovol. Een opvallend lage prijs vraagt om een kritisch blik op de reputatie van de software. Sinds wanneer is de software op de markt? Integreert de software gemakkelijk met bestaande systemen? Wat zeggen huidige gebruikers over de software? Dergelijk vragen helpen bij het in kaart brengen van de kwaliteit. Een methode die kwaliteit prioriteert is de steeds populairdere Best Value Procedurement (BVP). Meer weten over BVP? Lees onze blog: selectie planningssoftware met behulp van Best Value Procurement.
3. Draagvlak
Het selectieproces is het moment om de toekomstige gebruikers erbij te betrekken. Immers, zij moeten uiteindelijk gemotiveerd zijn om met de aangeschafte software te werken. Een manier om deze motivatie te faciliteren, is de gebruikers een stem geven in het selectieproces. Belangrijk is om helder te communiceren dat hun voorkeur telt. Een andere manier is het toepassen van verwachtingsmanagement. Hiermee worden motivatie ondermijnende teleurstellingen voorkomen. Beide manieren om de motivatie te faciliteren vergroot de kans dat de aanschaf een succes wordt.
Vergroot de kans op een succesvol selectieproces van plannings- of tijdregistratiesoftware wanneer je degelijk vooronderzoek doet, kwaliteit prioriteert en de gebruikers erbij betrekt. In praktijk blijkt dat het selectieproces een onderschatte uitdaging vormt. Een uitdaging die gezien de potentiële omzetoptimalisatie zonder twijfel de moeite is om aan te gaan! Neem gerust contact met ons op voor meer tips of advies.
Benieuwd naar alle voordelen van planningssoftware? Klik dan op de link en ontdek meer.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Welkom aan boord: Yoo-Jung van Oijen-den Burger
Planbizz heeft een nieuw gezicht! Yoo-Jung van Oijen-den Burger neemt de dagelijkse leiding van de organisatie op zich en gaat zich onder meer richten op de ontwikkeling van het team, het aantrekken van nieuwe collega's en het versterken van de community van functioneel beheerders. We zijn heel blij met onze nieuwe aanwinst, die ruim 25 jaar aan ervaring in recruitment, HR en leidinggeven meebrengt.
Klantcase Implementatie roostersoftware bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij de selectie, implementatie en het optimaal gebruik van workforce management-software. Hoe verloopt zo'n traject in de praktijk? En welke meerwaarde ervaren opdrachtgevers daarbij? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze projectleider bij de implementatie van een nieuw plannings- en roostersysteem voor de Bibliotheek Zuid-Kennemerland.
Klantcase Functioneel Beheer ORTEC WS bij het Hagaziekenhuis
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van planning- en roostersoftware. Welke resultaten levert tijdelijke ondersteuning binnen functioneel beheer op? En hoe ervaren opdrachtgevers die samenwerking? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze consultant bij Functioneel Beheer van HR Services van het HagaZiekenhuis in Den Haag.