Wat is Workforce Planning software?

Slider

Wat is Workforce Planning software?

Workforce Planning is een cyclus van processen die een onderneming of instelling gebruikt om de productiviteit van zijn medewerkers te optimaliseren. Workforce Planning omvat het effectief voorspellen van toekomstig werkaanbod en het creëren en beheren van personeelsplannen voor het uitvoeren van een bepaalde taak op een dagelijkse basis en van uur tot uur.

Belang van Workforce Planning software

Workforce Planning software stelt je in staat om inzicht te krijgen in het exacte aantal werknemers dat nodig is om een bepaalde functie op een bepaald moment van de dag, week of maand uit te voeren. Daarnaast helpt het ook om de dagelijkse prestaties van medewerkers te volgen. Workforce Planning software is voor ons een verzamelterm voor Workforce Management software, roostersoftware, projectplanningsoftware, etc.

Neem een Klant Contact Center als voorbeeld: Workforce Planning helpt de productiviteit van werknemers te maximaliseren door het voorspellen van het volume van de transacties - telefoongesprekken, chatberichten of e-mails - en het plannen van het juiste aantal werknemers met de juiste vaardigheden op het juiste moment om het verwachte werkaanbod van de transacties binnen de gestelde servicelevel doelstellingen te verwerken.

 

 

 

De mogelijkheden met Workforce Planning software

Een uitgebreid Workforce Planning systeem omvat een scala aan activiteiten binnen het bredere kader van Human Resource Management (HRM), zoals:

  • Prognose en budgettering

Prognose is weten hoeveel en wat voor soort personeel er nodig is voor een bepaald project, werkstroom, team, afdeling gedurende een bepaalde periode van het jaar, zoals een toename van de seizoens- of vakantievraag. Budgettering is de activiteit van het voorspellen en beheersen van de personele kosten. Workforce Planning software stelt je in staat om de verwachting van hoeveelheid werk te gebruiken om de inzet van personeel te optimaliseren en de werkdruk in evenwicht te brengen wanneer de arbeidseisen veranderen.

  • Roostering

Roostering is een belangrijk aspect binnen Workforce Planning software. Hiermee kan je de  personeelsbezetting automatiseren op basis van variabelen; vakanties, beschikbaarheid, werkdruk en afwezigheid. Zonder een solide Workforce Planning software is dit tijdrovend en inefficiënt.

  • Tijd en aanwezigheid

Het bijhouden van tijd en aanwezigheid met behulp van een Workforce Planning tool, geeft je inzicht en helpt beter te voorspellen in veranderingen in de vraag. Daarnaast kun je beter anticiperen op veranderingen in de vraag en het beheer van geplande en ongeplande afwezigheid van werknemers. Door het analyseren van deze data kun je potentiële knelpunten in de bezetting opsporen, de nauwkeurigheid van de salarisadministratie verbeteren en ziekteverzuim- en laattijdige problemen aanpakken.

  • Prestatiemanagement

Workforce Planning geeft je beter inzicht in de mate van betrokkenheid van werknemers. Dit helpt je om de verwachtingen van je werknemers te overtreffen.

  • Compliance

Het naleven van de Arbeidstijdenwet (ATW) en Arbo-richtlijnen is wettelijk verplicht. Het niet-naleven van deze wetgeving kan leiden tot boetes en rechtszaken. Nalevingskwesties omvatten ook het bijhouden van de vereiste certificering en training voor specifieke functies, gemiste pauzes, arbeidsnormen en vereisten voor verlof.

  • Loonadministratie

Workforce Planning software vermindert de handmatige loonadministratie met beschikbare rapporten, waardoor loonprocessen sneller en eenvoudiger verlopen. Personeelsbeheer biedt ook directe betalingsmogelijkheden, zoals het einde van een dienst en het synchroniseren van de urenstaten met de salarisadministratie.

  • Vakantie- en verlofplanning

Workforce Planning tools stelt je in staat om het personeelsbestand bij te houden en verzoeken om verlof en goedkeuringen digitaal af te handelen. Door het gebruik van automatisering en gegevensanalyse, kun je Workforce Planning software gebruiken voor het beheer en de opvolging van verlofsaldi, betaalde vakantiedagen, verlofkalenders en roosterconflicten.

Voordelen van Workforce Planning software

De  voordelen van het gebruik van een Workforce Planning systeem zijn onder meer een verbeterde productiviteit van de werknemers, een betere werkvoorbereiding, lagere operationele kosten, efficiënte tijd- en aanwezigheidsregistratie en een betere klantenservice. Door deze voordelen gebruiken organisaties en instellingen steeds vaker Workforce Planning software om hun algehele bedrijfsproductiviteit te verhogen.

Andere voordelen

Andere voordelen omvatten:

  • Verbeterde salarisadministratie, omdat tijdrovende, vaak complexe processen en taken geautomatiseerd zijn.
  • Werkgevers krijgen een beter inzicht in de betrokkenheid, aanwezigheid en productiviteit van werknemers.
  • Vermindering en optimalisatie van de personeelskosten.
  • Automatisering, toegankelijkheid en eenvoudige rapportage voor personeelsgerelateerde gegevens om de HR-productiviteit te verbeteren en de administratieve kosten te verlagen.
  • Het naleven van Arbeidstijdenwet en Arbo-richtlijnen.
  • Verhoogde operationele wendbaarheid, zodat je beter kan inspelen op veranderingen van het werkaanbod.
  • Verbeterd moreel van werknemers dankzij een transparantie en goede communicatie met managers en werknemers onderling.

Software voor personeelsbeheer

Workforce Planning software kan vaak geïntegreerd worden met diverse systemen zoals HR-systemen die dienen als centrale opslagplaatsen voor personeelsgegevens. Workforce Planning software biedt ook selfservice mogelijkheden, waarmee werknemers verlof kunnen aanvragen of betaalde verlofdagen kunnen controleren zonder dat ze het aan de HR-afdeling of planner hoeven te vragen.

Het is belangrijk op te merken dat Workforce Planning geen nieuw model is. Planningsprocessen zijn al tientallen jaren door organisaties geautomatiseerd om betere resultaten te leveren - het bijhouden van tijd en aanwezigheid als een van de eerste processen die geautomatiseerd werden. Dit model is in de loop der jaren echter aanzienlijk geëvolueerd en wordt nu gebruikt in technisch geavanceerde organisaties en instellingen om de effectiviteit en efficiëntie van arbeid te monitoren en te verbeteren.

In de afgelopen jaren is er een aanzienlijke groei geweest in het gebruik van Workforce Planning en daarmee het aanbod van Workforce Planning software in de markt. Dit maakt de aanschaf van de juiste Workforce Planning software complex. Een zorgvuldige aanpak is cruciaal voor het voorkomen van een mislukte aanschaf en een verloren investering in tijd en geld.

Benieuwd naar de besparing met Workforce Planning software?

Gebruik dan kosteloos onze besparingscalculator en ontvang direct de kostenbesparing in jouw mailbox
Show Buttons
Hide Buttons