Expert Aan Het Woord Vanja Kroese-Bus

Planbizz helpt je bij de keuze en implementatie van planning software. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe komen ze aan hun passie voor planning software? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je de planning experts achter Planbizz. Met in deze editie: Vanja Kroese-Bus, die een grote overheidsinstelling ondersteunt bij de voorbereiding op de Europese aanbesteding van een WFM-systeem.

Vanja is ruim 10 jaar werkzaam geweest in de uitzendwereld. Hier heeft ze in verschillende functies ervaring opgebouwd en veel grote landelijke organisaties van binnen mogen zien. Na verloop van tijd ontwikkelde Vanja steeds meer interesse voor bedrijfsprocessen in relatie tot de inzet van medewerkers. Hierdoor besloot ze een studie bedrijfskunde te volgen, waarna ze in 2018 voor zichzelf begon. Als kersvers zelfstandig ondernemer kreeg ze achtereenvolgens 2 mooie opdrachten van KLM. Zo fungeerde ze als contractmanager voor de 5 gecontracteerde uitzendbureaus en werd ze als projectmanager HR verantwoordelijk voor de voorbereiding op de modulaire uitbreiding van de Workforce Management Software (WFM-software).

In een volgende opdracht voor Royal FloraHolland speelde planningssoftware wederom een centrale rol. Hier begeleidde Vanja het volledige selectie- en aankooptraject van de WFM-software, waarbij alle stadia werden doorlopen. Denk aan het vormen van de WFM-visie, analyseren van de huidige en gewenste situatie, schetsen van scenario’s, formuleren van eisen en wensen, Request for Information, Request for Proposal, Proof of Concept, contractonderhandeling en constructiefase. Dit alles om uiteindelijk succesvol te implementeren.

Selectie van WFM-software

Voor een grote overheidsinstelling staat Vanja namens Planbizz wederom aan de vooravond van een aanbestedingstraject, zo vertelt ze enthousiast. “Dat is geweldig en ik weet zeker dat we samen met collega’s Rocco en Geert-Jan een waardevolle bijdrage gaan leveren. Bij deze organisatie gaan we voorbereiden op de Europese aanbesteding van een WFM-systeem voor 2 landelijke divisies. We begeleiden de vorming van een gezamenlijke WFM-visie en maken een schets van het huidige en gewenste proces. In overeenstemming met de belanghebbenden volgt hieruit een pakket van eisen en wensen.” Volgens de planningsexpert zal er daarnaast ook aandacht zijn voor de educatieve component. Door middel van kennissessies, bedrijfsbezoeken en workshops zal de klant inzicht krijgen in alle mogelijkheden van WFM-software. “Deze eerste fase zullen we afronden met een advies aan de inkooporganisatie, waarbij we tevens aanbevelingen doen voor organisatieverandering.”

“Techniek en systemen bieden eindeloze mogelijkheden, maar een organisatie moet er ook klaar voor zijn”

WFM gaat in de kern over mensen

Vanja’s jarenlange ervaring heeft haar inmiddels geleerd dat de menskant bij een grote opdracht als deze nog belangrijker is dan je zou verwachten. WFM is namelijk de core van een organisatie, zo legt ze uit. “Het gaat in de kern over mensen. Over hun werk, de bijbehorende werkprocessen, de capaciteiten en de inzet van personeel. Hierdoor gaat het uiteindelijk ook over de thuissituatie van de individuele medewerker. Een verandering in roosteren kan verstrekkende gevolgen hebben. Over dit soort zaken moet je als organisatie goed nadenken. Techniek en systemen bieden eindeloze mogelijkheden, maar een organisatie moet er ook klaar voor zijn. Daarom is het belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan de veranderingen waar de organisatie voor staat.”

Prettige en constructieve samenwerking

Bij eerdere WFM-gerelateerde opdrachten werkte Vanja als projectmanager altijd nauw samen met andere afdelingen zoals inkoop, HR, de operatie en de IT-organisatie. De huidige opdracht vormt daarop geen uitzondering, zo vertelt ze. “Voor mij is samenwerken heel belangrijk en dat op een zo prettig, constructief en positief mogelijke manier. Ik wil graag echt verbinding maken met mensen en weten wat hun behoefte is. Of het nu om klanten, collega’s, partners, leveranciers of medewerkers gaat. In projecten probeer ik daarom altijd te kijken naar persoonlijkheidskenmerken en de connectie die er is met een project. Bij het huidige project voor Planbizz bevinden we ons weliswaar nog in de kennismakingsfase, maar kunnen we inhoudelijk al wel wat stappen zetten met de 2 projectgroepen. Eind dit jaar ronden we de eerste fase af en wellicht mogen we deze klant ook in de volgende fase(s) blijven ondersteunen.”

“Net als Planbizz geloof ik in een duurzame toekomst”

De juiste kennis leidt tot betere keuzes

Naast haar werk voor Planbizz houdt Vanja zich graag bezig met dat wat zij zelf een uit de hand gelopen hobby noemt. Zo geeft ze Bootcamp-lessen aan groepen en privétraining. Ook heeft ze samen met een collega een fitprogramma ontwikkeld waarmee ze mensen begeleidt naar een gezondere levensstijl. “Hier komen 3 passies van mij samen; sporten, gezonde voeding en mensen motiveren. Ik geloof echt dat iedereen met de juiste kennis makkelijker gezonde keuzes kan maken. Keuzes die goed zijn voor de mens, dier, maatschappij en de wereld. Net als Planbizz geloof ik in een duurzame toekomst en dat je daar als individu aan kunt bijdragen.”