Hoe borg je een goede operationele ICT-aansturing voor workforce planning software?

Wat is het doel van operationele ICT-aansturing?

In veel organisaties is een goede operationele ICT-aansturing allesbehalve vanzelfsprekend. Zo krijgt de IT-dienstverlener niet altijd de juiste opdrachten en informatie verstrekt, waardoor de beschikbaarheid, capaciteit en continuïteit van hard- en softwaresystemen in bepaalde gevallen tekortschieten. Naast de nodige frustratie bij medewerkers zorgt dit voor onnodig tijdsverlies en hoge kosten. Zowel in het management als op de werkvloer komt er hierdoor steeds meer aandacht voor de verstrekking, planning en bewaking van opdrachten aan de IT-leveranciers.

Binnen functioneel beheer leidt het proces Operationele ICT-aansturing deze activiteiten in goede banen. Het voornaamste doel van dit proces is het geven van heldere opdrachten aan de IT-dienstverlener, maar ook het inplannen en bewaken van de uitvoering hiervan. Op operationeel niveau zorgt dit voor een eenduidige aansturing van de interne of externe dienstverlener. Zo kan deze de producten en diensten leveren die de organisatie op dat moment nodig heeft en worden belangrijke organisatieprocessen niet door IT-problemen onderbroken.

Wil je meer halen uit de aansturing van IT-processen in jouw organisatie? Plan dan een gratis ambitiegesprek in voor vrijblijvend advies op maat.

Waarom een taakverdeling voor aansturing IT-processen?

Aan de basis van het proces Operationele ICT-aansturing ligt het maken van een concrete en heldere taakverdeling. Enerzijds levert dit duidelijkheid op over de te verstrekken opdrachten, waarbij in de planning kan worden opgenomen dat de afhandeling ervan in een later stadium weer wordt geëvalueerd. Zo kan het volledige proces continu vloeiend doorlopen en wordt tegelijkertijd bewaakt dat de door de IT-leverancier geleverde diensten en producten conform de gemaakte afspraken zijn.

Anderzijds ontstaat er door het maken en uitvoeren van een taakverdeling ook meer inzicht in de behoeften van de organisatie. Denk hierbij onder meer aan de beschikbaarheid van systemen en de hard- en softwarecapaciteit die nodig is om de workforce planning software soepel te laten draaien. Ook essentieel hierbij is het in kaart brengen van de benodigde continuïteit, in het geval van systemen die deels of geheel uitvallen door onvoorziene omstandigheden zoals brand of een stroomstoring.

Belangrijk om op te merken, is dat het proces Operationele ICT-aansturing raakvlakken vertoont met andere processen in het cluster Gebruikersbeheer. Dit geldt bijvoorbeeld voor het proces Gebruikersondersteuning, dat verantwoordelijk is voor reactieve activiteiten zoals het afhandelen van uiteenlopende calls. Naar aanleiding hiervan moeten weer opdrachten aan de IT-leverancier worden gegeven. Maar ook is er een relatie met het proces Beheer bedrijfsinformatie, aangezien de IT-leverancier ook betrokken is bij het beheren en verkrijgen van informatie.

De meerwaarde van een RASCI-matrix

Duidelijk is dat het voor elke organisatie enorm belangrijk is om van tevoren een goed actieplan te hebben. Niet alleen de organisatiedoelen moeten volledig helder zijn, maar dat geldt ook voor wie wat wanneer doet. Een RASCI-matrix kan helpen om rollen, taken en verantwoordelijkheden te duiden en zo een goede aansturing van IT-processen te borgen. Binnen het proces Operationele ICT-aansturing kunnen medewerkers in de organisatie elk een of meerdere van de rollen uit de RASCI-matrix vervullen:

R (Responsible of Verantwoordelijk)

Binnen een proces is iemand verantwoordelijk voor de uitvoering. Deze persoon legt verantwoording af aan degene in de organisatie die eindverantwoordelijk is (zie Accountable).

A (Accountable of Eindverantwoordelijk)

Degene die (eind)verantwoordelijk is, beoordeelt of de verstrekte opdracht conform de afspraak is uitgevoerd. Deze persoon velt het eindoordeel en heeft als enige een vetorecht.

S (Supportive of Ondersteunend)

Dit is de persoon die ondersteuning verleent aan het proces en (deels) de werkzaamheden uitvoert. Deze rol heeft raakvlakken met de C-rol hieronder.

C (Consulted of Geraadpleegd)

Dit is degene die voorafgaand aan de uitvoering van acties wordt geraadpleegd door een Responsible-persoon. De Consulted-persoon verleent goedkeuring, levert input en geeft daarmee mede richting aan het resultaat.

I (Informed of Geïnformeerd)

De persoon die geïnformeerd wordt over de genomen beslissingen, de voortgang en de tot nu toe bereikte resultaten. Naar aanleiding hiervan kunnen volgende stappen worden gezet in het proces.

Voordelen van een RASCI-matrix

De voordelen van het gebruik van een RASCI-matrix zijn legio. Zo krijgen medewerkers een helder inzicht in de eigen rol(len) en verantwoordelijkheden, waardoor duidelijker wordt welke werkzaamheden prioriteit verdienen. Doordat de rollen daarnaast onderling worden afgestemd, neemt doorgaans ook het draagvlak toe voor de bijbehorende verantwoordelijkheden en taken. Bovendien wordt hierdoor het werken in teamverband gestimuleerd en wordt overlap in werkzaamheden voorkomen.

Meer weten over een optimale operationele ICT-aansturing?

Planbizz helpt grote organisaties zoals de jouwe al jarenlang bij het optimaal aansturen van IT-processen. Graag komen onze specialisten in contact met jou voor een vrijblijvende analyse van valkuilen en verbeterpunten bij de operationele ICT-aansturing in jouw organisatie. Nieuwsgierig? Plan een virtueel ambitiegesprek in en ontvang gratis advies op maat.