Drie succesfactoren voor optimaal werkende planning- en roostersoftware

Bij veel zorg- en overheidsorganisaties is de planning- en roostersoftware de meest bedrijfskritische applicatie om de zorg goed draaiende te houden. Met veel afdelingen, veel bestuurders, veel (soms wel duizenden) gebruikers, veel belangen en evenveel behoeften, is het niet eenvoudig om deze planning- en roostersoftware goed af te stemmen op een ieders wensen. Sterker nog: dat lukt ook lang niet altijd. Met als gevolg dat veel gebruikers ontevreden zijn over de software. Toch zijn er ook organisaties heel succesvol in het inzetten van deze applicatie. Doordat zij mensen, middelen en processen optimaal benutten, weten zij het maximale uit hun organisatie te halen. Zeker in deze tijd van grote krapte op de arbeidsmarkt, hebben die organisaties daarmee een groot voordeel.

Planbizz heeft onderzocht wat de succesfactoren zijn voor goed functionerende planning- en roostersoftware – en daarmee voor een optimale inzet van mensen, middelen en processen. Daaruit bleek dat deze succesvolle organisaties iets met elkaar delen, namelijk dat ze drie belangrijke uitdagingen in hun functioneel beheer slim aangepakt hebben. We leggen je graag uit welke dat zijn.

Uitdaging 1: de zichtbaarheid van de functioneel beheer in de organisatie

De functioneel beheerder is de spin in het web tussen IT en de gebruikers van software. Ten minste, dat is de bedoeling. In veel organisaties is de functioneel beheerder echter te reactief. Hij of zij beantwoordt vragen van gebruikers, maar gaat te weinig de organisatie in om te weten wat er speelt op de werkvloer. Dit heeft tot gevolg dat de functioneel beheerder te weinig aansluiting heeft bij de gebruikers en dat de gebruikers zich te weinig gehoord voelen. Omdat ze niet tevreden zijn over de applicatie, gaan ze vervolgens zelf naar oplossingen zoeken buiten de software om. Versnippering en fouten liggen dan op de loer. En een optimale inzet van mensen, middelen en processen is al helemaal ver te zoeken. De succesfactor: onderken de toegevoegde waarde van de functioneel beheerder en zorg ervoor dat deze persoon de mogelijkheden heeft om daadwerkelijk die brug te slaan tussen IT en de gebruikers van de planning- en roostersoftware. Maak de functioneel beheerder duidelijk zichtbaar in de organisatie en biedt hem of haar de support die nodig is.

Uitdaging 2: de ontwikkeling van de functioneel beheerder

De functioneel beheerder functioneert pas echt optimaal als hij of zij goed op de hoogte is van enerzijds de wensen van de gebruikers en anderzijds van de mogelijkheden van de planning- en roostersoftware. Daar zit vaak het probleem. Als de functioneel beheerder (te) weinig voeling heeft met de gebruikers, wordt het bijzonder lastig om ervoor zorgen dat de software aan een ieders wensen voldoet. Dus: los uitdaging 1 op en zorg dat je functioneel beheerder in contact staat met planners, managers en andere gebruikers van de software. Daarnaast moet de functioneel beheerder ook kennis van zaken hebben van de updates binnen de software, de actuele wet- en regelgeving en van het beleid van de organisatie. Kortom, de functioneel beheerder moet weten wat er intern en extern speelt. De succesfactor: zorg dat jouw functioneel beheerder trainingen volgt, gebruikersoverleggen organiseert en samenwerkt met de softwareleverancier en met andere functioneel beheerders in de organisatie. Zo kan de functioneel beheerder optimaal invulling geven aan zijn of haar taak en er mede zorg voor dragen dat mensen, middelen en processen optimaal ingezet worden en de organisatie daarmee optimaal functioneert.

Uitdaging 3: gebruikersautorisaties inrichten en onderhouden

Bij de overheid en in de zorg wordt vaak gewerkt met persoonsgegevens. Dan is het extra belangrijk om ervoor te zorgen dat privacygevoelige informatie alleen in te zien is voor medewerkers die die informatie nodig hebben. Binnen de planning- en roostersoftware zijn ongewenste mutaties ook een risico. Als iemand te veel gegevens kan bewerken, kan dat vervelende gevolgen hebben, zoals roosters en salarissen die niet meer kloppen. De succesfactor: stel de juiste autorisaties en authenticaties in. Koppel de autorisaties daarbij niet aan personen, maar aan rollen. Dat houdt het aanzienlijk overzichtelijker. En: zorg dat je dit regelmatig onderhoudt om vervuiling van het systeem te voorkomen. Functioneel beheer kan een grote rol spelen in het borgen en het beheer van gebruikersautorisaties in planning- en roostersoftware.

Wil jij het functioneel beheer binnen jouw organisatie verbeteren?

Download dan gratis ons onderzoeksrapport naar het gebruik van planning- en roostersoftware in de zorg. Je ontvang praktische tips en tricks waarmee jouw maatschappelijke organisatie het maximale haalt uit workforce planning- en roostersoftware.