De aansluiting tussen functioneel beheer en gebruikers van planning- en roostersoftware verbeteren

Functioneel beheerder als spin in het web

Functioneel beheer is de verbindende schakel tussen de IT-afdeling en bedrijfsvoering (lees: de gebruikers) binnen een organisatie. Hiermee vertolkt de functioneel beheerder als spin in het web een cruciale functie. Hij of zij vertaalt de vragen, wensen en behoeften van gebruikers naar concrete en heldere verzoeken voor de IT-afdeling. Zo helpt de functioneel beheerder de IT-specialisten om geboden oplossingen optimaal aan te laten sluiten bij de praktijk op de werkvloer. Dit zorgt er onder meer voor dat planning- en roostersoftware blijft werken en optimaal wordt benut. Hoe kan het dan toch dat de aansluiting tussen functioneel beheer met afdelingen en gebruikers nog zo vaak te wensen overlaat?

Competenties en samenwerking

Het antwoord op bovenstaande vraag is verrassend simpel: in veel gevallen staat functioneel beheer (letterlijk en figuurlijk) te ver af van de praktijk – daar waar de roosters worden gemaakt. Hierdoor wordt er onvoldoende ingespeeld op de wensen en behoeften van gebruikers. Een oorzaak hiervoor is dat veel organisaties moeite hebben met het vinden van functioneel beheerders met de juiste competenties. Zo komt het geregeld voor dat beheerders weinig ervaring hebben met planning, waardoor ze door een andere bril naar een roostersysteem kijken dan een professional die wél planervaring heeft. Dit maakt het lastiger om de inrichting van het systeem voldoende aan te laten sluiten op de praktijk.

Een ander veelvoorkomend obstakel is te weinig samenwerking met andere betrokkenen. Denk hierbij aan afdelingen zoals salarisadministratie en beheerders van het HR-systeem. Vaak valt er het nodige te verbeteren in bijvoorbeeld de koppeling. Planning- en roostersoftware kan een schat aan interessante managementinformatie laten zien, maar waar het nogal eens aan ontbreekt zijn plandoelstellingen met bijbehorende KPI’s. Een belangrijke vraag is welke informatie nu écht relevant en interessant is om uit een planningspakket te halen. Ook op dat gebied valt de samenwerking vaak te optimaliseren.

Benieuwd hoe je de aansluiting tussen functioneel beheer en gebruikers van planning- en roostersoftware in jouw organisatie kunt verbeteren? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.

Kennis van workforce planning software bevorderen

Hoe is een gebrekkige aansluiting tussen functioneel beheer met afdelingen en gebruikers nu op te lossen? Een rondvraag onder de ervaren functioneel beheerders van Planbizz leert dat beheerders vaker ‘de boer op moeten’. Door afdelingen te bezoeken en mee te kijken met de planmethodiek om zo op een dieper niveau te begrijpen hoe een roostersysteem hier maximaal op kan aansluiten.

Voor functioneel beheerders loont het dan ook om elk jaar opnieuw de afdelingen langs te gaan om samen het rooster voor het komende jaar in te richten. Denk hierbij alleen al aan het opschonen van dienstenverzameling, invullen van bezettingseisen en aanmaken van sorteergroepen. Ook de inzet van key users kan bij grote organisaties van meerwaarde zijn. Zij vormen dan de eerste lijn voor vragen vanuit gebruikers en kunnen wensen en issues doorspelen naar functioneel beheer.

Veel toegevoegde waarde heeft daarnaast het regelmatig organiseren van trainingen en inloopspreekuren door functioneel beheerders. In bepaalde sectoren – de gezondheidszorg is hiervan een belangrijk voorbeeld – is er onvoldoende kennis van planning software, waardoor er zelfs met regelmaat nog in Excel wordt geroosterd. Deze wijze van roosteren is inefficiënt en foutgevoelig. Voor functioneel beheerders is het daarom raadzaam om een opleidingsplan te maken en bepaalde trainingen verplicht te stellen voordat gebruikers toegang krijgen tot planning- en roostersoftware.

Meer weten over functioneel beheer van planning software?

Het toepassen van de bovenstaande tips zal positief bijdragen aan het gebruik van planning software in een organisatie en de kwaliteit en efficiëntie van de roostering ten goede komen. Wil je meer van dit soort tips ontvangen over functioneel beheer om de gebruikerstevredenheid en bedrijfsvoering binnen jouw organisatie te verbeteren? Download dan ons gratis whitepaper over het functioneel beheer van planning software en vergroot vandaag nog het rendement van jouw organisatie.