Van een planning in Excel naar planning software

delen delen delen delen
plannen in excel
Alle organisaties hebben te maken met uitdagingen, zoals het bijhouden van administratie, gewerkte uren en het efficiënt inroosteren van werknemers. Processen die niet direct de primaire functie van de organisatie vormen, maar die toch belangrijk zijn ter ondersteuning ervan. In het begin werken de meeste organisaties met een planning in Excel. Echter, na verloop van tijd stapt de grote meerderheid over naar planningssoftware die hierin gespecialiseerd is. Maar waarom zou je deze overstap maken? Wanneer is het juiste moment? En wat levert het op? Daar gaan we in deze blog op in.

Planning in Excel

Veel organisaties starten met Excel als programma om bijvoorbeeld gewerkte uren te registreren en medewerkers te plannen. Veel medewerkers zijn al bekend met het programma, wat zorgt voor een gemakkelijke en snelle start; zeker wanneer de organisatie nog niet al te veel medewerkers, projecten en klanten heeft. Daarnaast zijn de lage kosten een reden om met Excel te werken.

Wanneer een organisatie verder groeit en daardoor meer werkstromen, medewerkers, competenties krijgt, dan worden de Excel-bestanden ook steeds ingewikkelder. Verschillende tabbladen zijn nodig, formules worden steeds complexer en het overzicht behouden wordt lastiger. Dit is dan ook het moment dat de nadelen van werken in Excel om de hoek komen kijken. Excel is foutgevoelig: invoerfouten zijn niet heel zeldzaam en ook in ingewikkelde formules kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt. Wanneer een organisatie tegen deze uitdagingen aanloopt, wordt het tijd om professionele software te overwegen voor urenregistratie en planning, namelijk planningsoftware.

De voordelen van planning software

De overstap naar planning software lijkt dan een logische vervolg stap. Het gebruik van planning software is wel een belangrijke afweging, want in tegenstelling tot Excel worden de programma’s dan een kostenpost voor de organisatie. Ook kost de systeemselectie tijd: men moet de wensen en eisen inventariseren en een weg vinden in het grote aantal aanbieders. Wanneer deze stappen genomen zijn, levert het gebruik van planningssoftware echter grote voordelen op. Hieronder vind je een opsomming van een aantal voordelen:

  1. Medewerkers kunnen eenvoudig hun gewerkte uren registreren. Dit kan handmatig of met een kloksysteem.
  2. Mogelijkheid om verschillende soorten software aan elkaar te koppelen. Denk bijvoorbeeld aan een HR- of salarispakket, waardoor de gewerkte uren geëxporteerd kunnen worden wat zorgt voor een automatische facturatie.
  3. Planning software biedt rapportagemogelijkheden. Hierdoor heb je meer inzichten in het verwachte werkaanbod, benodigde uren en de loonkosten.
  4. De meeste planning software bieden een bijbehorende app aan. Hierin kunnen de medewerkers hun roosters beheren en met andere collega’s communiceren.
  5. Met de juiste planning software kun je het planningsproces automatiseren en dit bespaart tijd en geld.

Deze voordelen laten zien dat planning software van grote waarde kan zijn voor de organisaties. Een juiste timing is hierbij wel belangrijk: starten in Excel is een goede basis, maar zodra het planningsproces te complex wordt, is een overstap naar planning software een verstandige keuze. Als jouw organisatie zich nu in die situatie bevindt, is het overwegen van planning software dus een goed idee.

Ben je op zoek naar de best passende planning software voor jouw organisatie? Download dan gratis ons e-book met daarin onze Planbizz Arena, waarmee je één totaaloverzicht hebt met alle relevante aanbieders van planning software per branche. Ook ontvang je als bonus een checklist met de meest voorkomende valkuilen bij de systeemselectie van planning software. Met deze waardevolle inzichten maak je een groot succes van de zoektocht naar de best passende planning software voor jouw organisatie.

 

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Laat je reactie achter