Van een planning in Excel naar Workforce Planning software

delen delen delen delen
plannen in excel

Alle organisaties hebben te maken met uitdagingen, zoals het bijhouden van administratie, gewerkte uren en het efficiënt inroosteren van werknemers. Processen die niet direct de primaire functie van de organisatie vormen, maar die toch belangrijk zijn ter ondersteuning ervan.

In het begin werken de meeste organisaties met een planning in Excel. Echter, na verloop van tijd stapt de grote meerderheid over naar planning software die hierin gespecialiseerd is. Maar waarom zou je deze overstap maken? Wanneer is het juiste moment? En wat levert het op? Daar gaan we in deze blog op in.

Planning in Excel

Veel organisaties starten met Excel als programma om bijvoorbeeld gewerkte uren te registreren en medewerkers te plannen. Veel medewerkers zijn al bekend met het programma, wat zorgt voor een gemakkelijke en snelle start; zeker wanneer de organisatie nog niet al te veel medewerkers, projecten en klanten heeft. Daarnaast zijn de lage kosten een reden om met Excel te werken.

Wanneer een organisatie verder groeit en daardoor meer werkstromen, medewerkers en competenties krijgt, worden de Excel-bestanden steeds ingewikkelder. Verschillende tabbladen zijn nodig, formules worden steeds complexer en het overzicht behouden wordt lastiger.

Dit is dan ook het moment dat de nadelen van werken in Excel om de hoek komen kijken. Excel is foutgevoelig: invoerfouten zijn niet heel zeldzaam en ook in ingewikkelde formules kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt. Wanneer een organisatie tegen deze uitdagingen aanloopt, wordt het tijd om professionele software te overwegen voor urenregistratie en planning, namelijk planning software.

De voordelen van planning software

De overstap naar planning software lijkt dan een logische vervolgstap. Het gebruik van software is wel een belangrijke afweging, want in tegenstelling tot Excel worden de programma’s dan een kostenpost voor de organisatie. Ook kost de selectie tijd: men moet de wensen en eisen inventariseren en een weg vinden in het grote aantal aanbieders.


Wanneer deze stappen genomen zijn, levert het gebruik van planning software echter grote voordelen op. Hieronder vind je een opsomming van een aantal voordelen:

  1. Medewerkers kunnen eenvoudig hun gewerkte uren registreren. Dit kan handmatig of met een kloksysteem.
  2. Mogelijkheid om verschillende soorten software aan elkaar te koppelen. Denk bijvoorbeeld aan een HR- of salarispakket, waardoor de gewerkte uren geëxporteerd kunnen worden wat zorgt voor een automatische facturatie.
  3. Planning software biedt rapportagemogelijkheden. Hierdoor heb je meer inzichten in het verwachte werkaanbod, benodigde uren en de loonkosten.
  4. De meeste planning software bieden een bijbehorende app aan. Hierin kunnen de medewerkers hun roosters beheren en met andere collega’s communiceren.
  5. Met de juiste planning software kun je het planningsproces automatiseren en dit bespaart tijd en geld.

Deze voordelen laten zien dat planning software van grote waarde kan zijn voor de organisaties. Een juiste timing is hierbij wel belangrijk: starten in Excel is een goede basis, maar zodra het planningsproces te complex wordt, is een overstap naar planning software een verstandige keuze. Als jouw organisatie zich nu in die situatie bevindt, is het overwegen van planning software dus een goed idee.

Wat is de beste planning software voor mijn organisatie?

Ben je op zoek naar geschikte planning software voor jouw organisatie? Als 100% onafhankelijk specialist helpt Planbizz organisaties zoals de jouwe bij het vinden en selecteren van de best passende planning software. Maak gebruik van onze gratis keuzehulp en krijg vrijblijvend inzicht in de beste software voor jouw organisatie.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Laat je reactie achter