Van een planning in Excel naar Workforce Planning software
Alle organisaties hebben te maken met uitdagingen, zoals het bijhouden van administratie, gewerkte uren en het efficiënt inroosteren van werknemers. Processen die niet direct de primaire functie van de organisatie vormen, maar die toch belangrijk zijn ter ondersteuning ervan.
In het begin werken de meeste organisaties met een planning in Excel. Echter, na verloop van tijd stapt de grote meerderheid over naar planning software die hierin gespecialiseerd is. Maar waarom zou je deze overstap maken? Wanneer is het juiste moment? En wat levert het op? Daar gaan we in deze blog op in.
Planning in Excel
Veel organisaties starten met Excel als programma om bijvoorbeeld gewerkte uren te registreren en medewerkers te plannen. Veel medewerkers zijn al bekend met het programma, wat zorgt voor een gemakkelijke en snelle start; zeker wanneer de organisatie nog niet al te veel medewerkers, projecten en klanten heeft. Daarnaast zijn de lage kosten een reden om met Excel te werken.
Wanneer een organisatie verder groeit en daardoor meer werkstromen, medewerkers en competenties krijgt, worden de Excel-bestanden steeds ingewikkelder. Verschillende tabbladen zijn nodig, formules worden steeds complexer en het overzicht behouden wordt lastiger.
Dit is dan ook het moment dat de nadelen van werken in Excel om de hoek komen kijken. Excel is foutgevoelig: invoerfouten zijn niet heel zeldzaam en ook in ingewikkelde formules kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt. Wanneer een organisatie tegen deze uitdagingen aanloopt, wordt het tijd om professionele software te overwegen voor urenregistratie en planning, namelijk planning software.
De voordelen van planning software
De overstap naar planning software lijkt dan een logische vervolgstap. Het gebruik van software is wel een belangrijke afweging, want in tegenstelling tot Excel worden de programma’s dan een kostenpost voor de organisatie. Ook kost de selectie tijd: men moet de wensen en eisen inventariseren en een weg vinden in het grote aantal aanbieders.
Wanneer deze stappen genomen zijn, levert het gebruik van planning software echter grote voordelen op. Hieronder vind je een opsomming van een aantal voordelen:
- Medewerkers kunnen eenvoudig hun gewerkte uren registreren. Dit kan handmatig of met een kloksysteem.
- Mogelijkheid om verschillende soorten software aan elkaar te koppelen. Denk bijvoorbeeld aan een HR- of salarispakket, waardoor de gewerkte uren geëxporteerd kunnen worden wat zorgt voor een automatische facturatie.
- Planning software biedt rapportagemogelijkheden. Hierdoor heb je meer inzichten in het verwachte werkaanbod, benodigde uren en de loonkosten.
- De meeste planning software bieden een bijbehorende app aan. Hierin kunnen de medewerkers hun roosters beheren en met andere collega’s communiceren.
- Met de juiste planning software kun je het planningsproces automatiseren en dit bespaart tijd en geld.
Deze voordelen laten zien dat planning software van grote waarde kan zijn voor de organisaties. Een juiste timing is hierbij wel belangrijk: starten in Excel is een goede basis, maar zodra het planningsproces te complex wordt, is een overstap naar planning software een verstandige keuze. Als jouw organisatie zich nu in die situatie bevindt, is het overwegen van planning software dus een goed idee.
Wat is de beste planning software voor mijn organisatie?
Ben je op zoek naar geschikte planning software voor jouw organisatie? Als 100% onafhankelijk specialist helpt Planbizz organisaties zoals de jouwe bij het vinden en selecteren van de best passende planning software. Maak gebruik van onze gratis keuzehulp en krijg vrijblijvend inzicht in de beste software voor jouw organisatie.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Welkom aan boord: Yoo-Jung van Oijen-den Burger
Planbizz heeft een nieuw gezicht! Yoo-Jung van Oijen-den Burger neemt de dagelijkse leiding van de organisatie op zich en gaat zich onder meer richten op de ontwikkeling van het team, het aantrekken van nieuwe collega's en het versterken van de community van functioneel beheerders. We zijn heel blij met onze nieuwe aanwinst, die ruim 25 jaar aan ervaring in recruitment, HR en leidinggeven meebrengt.
Klantcase Implementatie roostersoftware bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij de selectie, implementatie en het optimaal gebruik van workforce management-software. Hoe verloopt zo'n traject in de praktijk? En welke meerwaarde ervaren opdrachtgevers daarbij? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze projectleider bij de implementatie van een nieuw plannings- en roostersysteem voor de Bibliotheek Zuid-Kennemerland.
Klantcase Functioneel Beheer ORTEC WS bij het Hagaziekenhuis
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van planning- en roostersoftware. Welke resultaten levert tijdelijke ondersteuning binnen functioneel beheer op? En hoe ervaren opdrachtgevers die samenwerking? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze consultant bij Functioneel Beheer van HR Services van het HagaZiekenhuis in Den Haag.