Zo verbeter je kennis van planning- en roostersoftware bij gebruikers
Veel maatschappelijke organisaties hebben moeite om het maximale uit planning software te halen. Vaak ligt onvoldoende kennis bij roosteraars en andere relevante gebruikers hieraan ten grondslag. Zonder de juiste kennis van een planningspakket verlopen organisatieprocessen ten aanzien van roostering en planning stroever, met als gevolg een lagere productiviteit en medewerkerstevredenheid. Hieronder leggen we uit hoe het goed inrichten van functioneel beheer dit probleem oplost door kennisverbetering bij planners en roosteraars te bevorderen.
Planning en roostering staan niet op zichzelf
Hoewel bij het gebruik van planning- en roostersoftware vaak wordt ingezoomd op specifieke functionaliteiten, zijn planning en roostering geen geïsoleerde domeinen. Ze vormen onderdeel van het bredere ecosysteem van een organisatie en moeten continu worden afgestemd op veranderend beleid, processen en systemen.
De ene sector kampt daarbij met meer uitdagingen dan de andere. In een sector als de gezondheidszorg zijn ontwikkelingen als aangescherpte regelgeving, zelforganisatie, druk op het budget en leveren van kwaliteitszorg momenteel zeer actueel.
Dit soort uitdagingen vragen niet alleen om een planningspakket dat flexibel aanpasbaar is, maar ook afdelingsoverstijgende kennis van de informatiebehoefte en -systemen binnen een organisatie om de juiste softwarematige aanpassingen te kunnen maken.
Belangrijke rol functioneel beheerder
Hier is een belangrijke rol weggelegd voor functioneel beheer. Als spin in het web tussen de IT-afdeling en gebruikers op de werkvloer zorgt de functioneel beheerder met oog voor het beleid van de organisatie en de actuele wet- en regelgeving voor een optimale inrichting van processen en systemen. Hij verbetert informatiesystemen en gegevensstromen en vertaalt de laatste ontwikkelingen in het vakgebied naar digitale werkprocessen.
Naast procesmatige kennis beschikt de functioneel beheerder idealiter ook over verregaande kennis van de gebruikte workforce planning software. Met heldere documentatie, nieuwsbrieven, training en gebruikersoverleggen neemt hij de belangrijkste vragen van gebruikers over het planningspakket weg. Daarnaast biedt hij gebruikers maatwerk ondersteuning om belemmeringen in het dagelijks gebruik van de software op te lossen en veelgehoorde gebruikersfeedback te inventariseren.
Vaardigheden bij de functioneel beheerder
Een voorwaarde voor kennisverbetering bij gebruikers van planning- en roostersoftware is dan ook een functioneel beheerder die zelf over de juiste hard skills beschikt. Hoewel het hierdoor logisch is dat organisaties zich bij recruitment voor functioneel beheer richten op deze hard skills, zijn ook soft skills bij een functioneel beheerder van veel toegevoegde waarde. Dit komt alleen al doordat de aansluiting tussen functioneel beheer en gebruikers van planning software in veel organisaties te wensen overlaat.
Een betere afstemming tussen functioneel beheer en de werkvloer begint met goede communicatievaardigheden, zodat de functioneel beheerder een brug weet te slaan met verschillende afdelingen en gebruikers. Een goede samenwerking is immers noodzakelijk voor een optimale informatie-uitwisseling en daarmee voor voldoende kennis bij gebruikers. Het periodiek inplannen van afdelingsbezoekjes en momenten van gezamenlijke roosterinrichting kan tevens bijdragen aan meer wederzijds begrip.
Meer kennis opdoen over functioneel beheer?
In de praktijk blijkt het voor veel organisaties lastig om functioneel beheerders te vinden met de juiste combinatie van hard en soft skills, die de kennis van planning- en roostersoftware bij gebruikers aantoonbaar kunnen verbeteren. Dit is de reden dat Planbizz organisaties ondersteunt bij functioneel beheer.
Wil je nu meer van dit soort tips lezen om de kennis van functioneel beheer en planning- en roostersoftware binnen jouw maatschappelijke organisatie te verbeteren? Download dan ons gratis onderzoeksrapport over het gebruik van planning- en roostersoftware. Hiermee verbeter je de bedrijfsvoering en medewerkerstevredenheid.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Welkom aan boord: Yoo-Jung van Oijen-den Burger
Planbizz heeft een nieuw gezicht! Yoo-Jung van Oijen-den Burger neemt de dagelijkse leiding van de organisatie op zich en gaat zich onder meer richten op de ontwikkeling van het team, het aantrekken van nieuwe collega's en het versterken van de community van functioneel beheerders. We zijn heel blij met onze nieuwe aanwinst, die ruim 25 jaar aan ervaring in recruitment, HR en leidinggeven meebrengt.
Klantcase Implementatie roostersoftware bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij de selectie, implementatie en het optimaal gebruik van workforce management-software. Hoe verloopt zo'n traject in de praktijk? En welke meerwaarde ervaren opdrachtgevers daarbij? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze projectleider bij de implementatie van een nieuw plannings- en roostersysteem voor de Bibliotheek Zuid-Kennemerland.
Klantcase Functioneel Beheer ORTEC WS bij het Hagaziekenhuis
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van planning- en roostersoftware. Welke resultaten levert tijdelijke ondersteuning binnen functioneel beheer op? En hoe ervaren opdrachtgevers die samenwerking? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze consultant bij Functioneel Beheer van HR Services van het HagaZiekenhuis in Den Haag.