Zo verbeter je kennis van planning- en roostersoftware bij gebruikers

Planning en roostering staan niet op zichzelf

Hoewel bij het gebruik van planning- en roostersoftware vaak wordt ingezoomd op specifieke functionaliteiten, zijn planning en roostering geen geïsoleerde domeinen. Ze vormen onderdeel van het bredere ecosysteem van een organisatie en moeten continu worden afgestemd op veranderend beleid, processen en systemen.

De ene sector kampt daarbij met meer uitdagingen dan de andere. In een sector als de gezondheidszorg zijn ontwikkelingen als aangescherpte regelgeving, zelforganisatie, druk op het budget en leveren van kwaliteitszorg momenteel zeer actueel.

Dit soort uitdagingen vragen niet alleen om een planningspakket dat flexibel aanpasbaar is, maar ook afdelingsoverstijgende kennis van de informatiebehoefte en -systemen binnen een organisatie om de juiste softwarematige aanpassingen te kunnen maken.

Belangrijke rol functioneel beheerder

Hier is een belangrijke rol weggelegd voor functioneel beheer. Als spin in het web tussen de IT-afdeling en gebruikers op de werkvloer zorgt de functioneel beheerder met oog voor het beleid van de organisatie en de actuele wet- en regelgeving voor een optimale inrichting van processen en systemen. Hij verbetert informatiesystemen en gegevensstromen en vertaalt de laatste ontwikkelingen in het vakgebied naar digitale werkprocessen.

Naast procesmatige kennis beschikt de functioneel beheerder idealiter ook over verregaande kennis van de gebruikte workforce planning software. Met heldere documentatie, nieuwsbrieven, training en gebruikersoverleggen neemt hij de belangrijkste vragen van gebruikers over het planningspakket weg. Daarnaast biedt hij gebruikers maatwerk ondersteuning om belemmeringen in het dagelijks gebruik van de software op te lossen en veelgehoorde gebruikersfeedback te inventariseren.

Benieuwd hoe je de kennis van gebruikers van planning- en roostersoftware in jouw maatschappelijke organisatie kunt verbeteren? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.

Vaardigheden bij de functioneel beheerder

Een voorwaarde voor kennisverbetering bij gebruikers van planning- en roostersoftware is dan ook een functioneel beheerder die zelf over de juiste hard skills beschikt. Hoewel het hierdoor logisch is dat organisaties zich bij recruitment voor functioneel beheer richten op deze hard skills, zijn ook soft skills bij een functioneel beheerder van veel toegevoegde waarde. Dit komt alleen al doordat de aansluiting tussen functioneel beheer en gebruikers van planning software in veel organisaties te wensen overlaat.

Een betere afstemming tussen functioneel beheer en de werkvloer begint met goede communicatievaardigheden, zodat de functioneel beheerder een brug weet te slaan met verschillende afdelingen en gebruikers. Een goede samenwerking is immers noodzakelijk voor een optimale informatie-uitwisseling en daarmee voor voldoende kennis bij gebruikers. Het periodiek inplannen van afdelingsbezoekjes en momenten van gezamenlijke roosterinrichting kan tevens bijdragen aan meer wederzijds begrip.

Meer kennis opdoen over functioneel beheer?

In de praktijk blijkt het voor veel organisaties lastig om functioneel beheerders te vinden met de juiste combinatie van hard en soft skills, die de kennis van planning- en roostersoftware bij gebruikers aantoonbaar kunnen verbeteren. Dit is de reden dat Planbizz organisaties ondersteunt bij functioneel beheer.

Wil je nu meer van dit soort tips lezen om de kennis van functioneel beheer en planning- en roostersoftware binnen jouw maatschappelijke organisatie te verbeteren? Download dan ons gratis onderzoeksrapport over het gebruik van planning- en roostersoftware. Hiermee verbeter je de bedrijfsvoering en medewerkerstevredenheid.