Zo verbeter je kennis van planning software bij gebruikers
Veel organisaties hebben moeite om het maximale uit planning software te halen. Vaak ligt onvoldoende kennis bij roosteraars en andere relevante gebruikers hieraan ten grondslag. Zonder de juiste kennis van een planningspakket verlopen organisatieprocessen ten aanzien van roostering en planning stroever, met als gevolg een lagere productiviteit en medewerkerstevredenheid. Hieronder leggen we uit hoe het goed inrichten van functioneel beheer dit probleem oplost door kennisverbetering bij planners en roosteraars te bevorderen.
Planning en roostering staan niet op zichzelf
Hoewel bij het gebruik van planning software vaak wordt ingezoomd op specifieke functionaliteiten, zijn planning en roostering geen geïsoleerde domeinen. Ze vormen onderdeel van het bredere ecosysteem van een organisatie en moeten continu worden afgestemd op veranderend beleid, processen en systemen.
De ene sector kampt daarbij met meer uitdagingen dan de andere. In een sector als de gezondheidszorg zijn ontwikkelingen als aangescherpte regelgeving, zelforganisatie, druk op het budget en leveren van kwaliteitszorg momenteel zeer actueel.
Dit soort uitdagingen vragen niet alleen om een planningspakket dat flexibel aanpasbaar is, maar ook afdelingsoverstijgende kennis van de informatiebehoefte en -systemen binnen een organisatie om de juiste softwarematige aanpassingen te kunnen maken.
Belangrijke rol functioneel beheerder
Hier is een belangrijke rol weggelegd voor functioneel beheer. Als spin in het web tussen de IT-afdeling en gebruikers op de werkvloer zorgt de functioneel beheerder met oog voor het beleid van de organisatie en de actuele wet- en regelgeving voor een optimale inrichting van processen en systemen. Hij verbetert informatiesystemen en gegevensstromen en vertaalt de laatste ontwikkelingen in het vakgebied naar digitale werkprocessen.
Naast procesmatige kennis beschikt de functioneel beheerder idealiter ook over verregaande kennis van de gebruikte workforce planning software. Met heldere documentatie, nieuwsbrieven, training en gebruikersoverleggen neemt hij de belangrijkste vragen van gebruikers over het planningspakket weg. Daarnaast biedt hij gebruikers maatwerk ondersteuning om belemmeringen in het dagelijks gebruik van de software op te lossen en veelgehoorde gebruikersfeedback te inventariseren.
Vaardigheden bij de functioneel beheerder
Een voorwaarde voor kennisverbetering bij gebruikers van planning- en roostersoftware is dan ook een functioneel beheerder die zelf over de juiste hard skills beschikt. Hoewel het hierdoor logisch is dat organisaties zich bij recruitment voor functioneel beheer richten op deze hard skills, zijn ook soft skills bij een functioneel beheerder van veel toegevoegde waarde. Dit komt alleen al doordat de aansluiting tussen functioneel beheer en gebruikers van planning software in veel organisaties te wensen overlaat.
Een betere afstemming tussen functioneel beheer en de werkvloer begint met goede communicatievaardigheden, zodat de functioneel beheerder een brug weet te slaan met verschillende afdelingen en gebruikers. Een goede samenwerking is immers noodzakelijk voor een optimale informatie-uitwisseling en daarmee voor voldoende kennis bij gebruikers. Het periodiek inplannen van afdelingsbezoekjes en momenten van gezamenlijke roosterinrichting kan tevens bijdragen aan meer wederzijds begrip.
Meer kennis opdoen over functioneel beheer?
In de praktijk blijkt het voor veel organisaties lastig om functioneel beheerders te vinden met de juiste combinatie van hard en soft skills, die de kennis van planning software bij gebruikers aantoonbaar kunnen verbeteren. Dit is de reden dat Planbizz organisaties ondersteunt bij functioneel beheer.
Wil je nu meer van dit soort tips lezen om de kennis van functioneel beheer en planning software binnen jouw organisatie te verbeteren? Download dan ons gratis whitepaper over functioneel beheer van planning software en vergroot je productiviteit en medewerkerstevredenheid.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Rocco is oprichter en objectieve expert bij Planbizz. Ruim 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om het maximale uit workforce planning software te halen. Naast zijn passie voor het ondernemerschap, heeft hij een grote liefde voor praktische filosofie.
Gerelateerde artikelen
Hoe beheer je gebruikersautorisaties in planning software?
In veel branches die planning software gebruiken, wordt gewerkt met data over de organisatie en haar medewerkers. Denk hierbij alleen al aan de gezondheidszorg en overheid. Ongeautoriseerde toegang tot deze gegevens kan leiden tot mutatie van belangrijke bedrijfsdata of problemen met het functioneren van de software. In dit artikel bespreken we wat een goed beheer van gebruikersautorisaties in planning software zo belangrijk maakt en waarom veel organisaties op dit gebied steken laten vallen.
Lees meer
Expert Aan Het Woord Jetty Huberts
Planbizz helpt organisaties in de gezondheidszorg en publieke sector bij de selectie, inkoop, implementatie en het functioneel applicatiebeheer van planning- en roostersoftware. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe bevalt het werken bij Planbizz? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je onze planning experts. Met in deze editie: Jetty Huberts.
Lees meer
De aansluiting tussen functioneel beheer en gebruikers van planning- en roostersoftware verbeteren
Er is een aantal veelvoorkomende uitdagingen waar organisaties mee worstelen bij het functioneel beheer van planning software. Een daarvan is te weinig aansluiting tussen functioneel beheer(ders) met andere afdelingen en gebruikers. Dit zorgt ervoor dat de software niet optimaal wordt benut of onvoldoende functioneert, terwijl dit scenario met de juiste afstemming absoluut is te voorkomen. In dit artikel delen we tips om met functioneel beheer méér uit het gebruik van planning software te halen en zo de productiviteit en tevredenheid van gebruikers op de werkvloer te vergroten.
Lees meer