De 3 stappen voor goed functioneel beheer van jouw Workforce Planning software

De juiste informatievoorziening is essentieel voor een goede capaciteitsplanning, kostenefficiëntie en communicatie binnen een organisatie. Dit maakt functioneel beheer onmisbaar voor elke organisatie die gebruikmaakt van workforce planning software. Maar hoe kun je deze beheermethodiek nu op een effectieve manier inrichten?

Dit zijn de 3 belangrijkste stappen voor een optimaal functioneel beheer van jouw Workforce Planning software:

  • Stap 1: Formuleer een langetermijnvisie voor de informatievoorziening
  • Stap 2: Geef praktische sturing aan het geformuleerde beleid
  • Stap 3: Gebruik de informatievoorziening en realiseer veranderingen
 

Stap 1: Formuleer een langetermijnvisie voor de informatievoorziening

Het bepalen van een langetermijnvisie voor de informatievoorziening in een organisatie geeft richting aan het beleid omtrent functioneel beheer. Dit begint met het opstellen van een heldere informatiestrategie, waarbij actuele ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen, keten en technologie worden vertaald naar een gewenst toekomstbeeld voor de informatievoorziening.

Naast een informatiestrategie is een organisatiestrategie nodig om vast te leggen hoe de besluitvorming rondom de informatievoorziening in de praktijk wordt georganiseerd. Denk hierbij aan het definiëren van een duidelijke rolverdeling voor betrokken partijen zoals ketenpartners, relaties en leveranciers. Dit waarborgt een consistente en harmonieuze manier van werken.

Een goede coördinatie van al deze informatie is een voorwaarde voor een succesvolle uitvoering van de geformuleerde visie. Verschillende partijen in een organisatie hebben conflicterende belangen. Plannen voor een effectieve inrichting van de organisatie, processen en informatiesystemen zoals de Workforce Planning software moeten daarom vooraf goed op elkaar worden afgestemd.

 

Stap 2: Geef praktische sturing aan het geformuleerde beleid

Is het beleid ten aanzien van functioneel beheer eenmaal duidelijk? Dan is de tijd aangebroken om hier praktische sturing aan te geven. Deze stap vormt de brug tussen de langetermijnvisie van de organisatie en de dagelijkse uitvoering. Het op de juiste manier sturen van de informatievoorziening is cruciaal om problemen of vertraging op de werkvloer te voorkomen.

Een belangrijk onderdeel van deze stap is het plannen en bijsturen van activiteiten in de organisatie. Door deze activiteiten goed te plannen, krijgen de juiste medewerkers toegang tot de juiste informatie op het juiste moment en wordt een optimale inzet van capaciteit gerealiseerd. Op deze manier wordt het maximale uit de gebruikte Workforce Planning software gehaald.

Praktische sturing van het functioneel beheer leidt niet alleen tot een betere planning, maar ook tot een hogere kostenefficiëntie. Hierbij draait het niet alleen om het analyseren van de kosten, maar ook van de opbrengsten van informatiesystemen en ICT-middelen. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat een investering in nieuwe Workforce Planning software zichzelf op lange termijn terugverdient.

Wil je direct een verloren investering van tijd en geld besparen bij het functioneel beheer van Workforce Planning software? Download dan gratis onze whitepaper met daarin de valkuilen en tips.


 

Stap 3: Gebruik de informatievoorziening en realiseer veranderingen

Of je nu overstapt naar nieuwe Workforce Planning software of je huidige softwarepakket blijft gebruiken; een goed functioneel beheer van de software ondersteunt medewerkers in hun dagelijkse gebruik van de informatievoorziening. Denk hierbij ook aan het periodiek sturen van inhoudelijke updates richting gebruikers en het afhandelen van hun wensen, klachten en vragen.

De ontwikkelingen in een organisatie staan nooit stil en daarmee veranderen ook de behoeften op het gebied van functioneel beheer. Voor de functioneel beheerder is het daarom van belang om de huidige inrichting van de informatievoorziening regelmatig tegen het licht te houden. Zijn er geautomatiseerde of niet-geautomatiseerde veranderingen mogelijk die leiden tot verbetering?

Verrassend vaak kunnen ogenschijnlijk kleine veranderingen in het gebruik van Workforce Planning software zorgen voor lagere kosten en een hogere kwaliteit van informatievoorziening. Essentieel is wel om voorgenomen veranderingen uitgebreid te toetsen en te testen, zodat het zeker is dat de implementatie ervan in dagelijkse bedrijfsprocessen vlekkeloos zal verlopen.

 

Meer weten over functioneel beheer van Workforce Planning software?

Planbizz is dé onafhankelijk expert die een variëteit van grote organisaties helpt bij het functioneel beheer van Workforce Planning software. Ook jou helpen we op basis van onze jarenlange expertise graag om het maximale uit de informatievoorziening in je organisatie te halen. Meer weten? Plan vrijblijvend een virtueel ambitiegesprek in en ontvang een advies op maat.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

Als je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Met één druk op de knop 80% van de roosters gevuld hebben. Zo zou het moeten zijn. Maar in de praktijk wordt dit percentage vaak bij lange na niet gehaald. Dat komt mede omdat veel zorgorganisaties niet alle functionaliteiten benutten die een pakket als OWS biedt. Als functioneel consultant helpt functioneel consultant Simon Roosien om eruit te halen wat erin zit. In dit artikel lees je meer over zijn visie.
Lees meerAls je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Expert Aan Het Woord Simon Roosien

'Planbizz sluit aan bij wie ik ben.' Simon Roosien groeide thuis op met motoren, in zijn werk groeide hij ‘op in de zorg’. Daardoor kent hij het pakket OWS van binnen en van buiten. Nu staat hij klaar om de opdrachtgevers van Planbizz te leren kennen en hen te helpen om met zo min mogelijk inspanning goede roosters te maken. Want de tijd die daardoor overblijft, kan in de zorg goed besteed worden.
Lees meerExpert Aan Het Woord Simon Roosien