De 3 stappen voor goed functioneel beheer van jouw Workforce Planning software

De juiste informatievoorziening is essentieel voor een goede capaciteitsplanning, kostenefficiëntie en communicatie binnen een organisatie. Dit maakt functioneel beheer onmisbaar voor elke organisatie die gebruikmaakt van workforce planning software. Maar hoe kun je deze beheermethodiek nu op een effectieve manier inrichten?

Dit zijn de 3 belangrijkste stappen voor een optimaal functioneel beheer van jouw Workforce Planning software:

  • Stap 1: Formuleer een langetermijnvisie voor de informatievoorziening
  • Stap 2: Geef praktische sturing aan het geformuleerde beleid
  • Stap 3: Gebruik de informatievoorziening en realiseer veranderingen
 

Stap 1: Formuleer een langetermijnvisie voor de informatievoorziening

Het bepalen van een langetermijnvisie voor de informatievoorziening in een organisatie geeft richting aan het beleid omtrent functioneel beheer. Dit begint met het opstellen van een heldere informatiestrategie, waarbij actuele ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen, keten en technologie worden vertaald naar een gewenst toekomstbeeld voor de informatievoorziening.

Naast een informatiestrategie is een organisatiestrategie nodig om vast te leggen hoe de besluitvorming rondom de informatievoorziening in de praktijk wordt georganiseerd. Denk hierbij aan het definiëren van een duidelijke rolverdeling voor betrokken partijen zoals ketenpartners, relaties en leveranciers. Dit waarborgt een consistente en harmonieuze manier van werken.

Een goede coördinatie van al deze informatie is een voorwaarde voor een succesvolle uitvoering van de geformuleerde visie. Verschillende partijen in een organisatie hebben conflicterende belangen. Plannen voor een effectieve inrichting van de organisatie, processen en informatiesystemen zoals de Workforce Planning software moeten daarom vooraf goed op elkaar worden afgestemd.

 

Stap 2: Geef praktische sturing aan het geformuleerde beleid

Is het beleid ten aanzien van functioneel beheer eenmaal duidelijk? Dan is de tijd aangebroken om hier praktische sturing aan te geven. Deze stap vormt de brug tussen de langetermijnvisie van de organisatie en de dagelijkse uitvoering. Het op de juiste manier sturen van de informatievoorziening is cruciaal om problemen of vertraging op de werkvloer te voorkomen.

Een belangrijk onderdeel van deze stap is het plannen en bijsturen van activiteiten in de organisatie. Door deze activiteiten goed te plannen, krijgen de juiste medewerkers toegang tot de juiste informatie op het juiste moment en wordt een optimale inzet van capaciteit gerealiseerd. Op deze manier wordt het maximale uit de gebruikte Workforce Planning software gehaald.

Praktische sturing van het functioneel beheer leidt niet alleen tot een betere planning, maar ook tot een hogere kostenefficiëntie. Hierbij draait het niet alleen om het analyseren van de kosten, maar ook van de opbrengsten van informatiesystemen en ICT-middelen. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat een investering in nieuwe Workforce Planning software zichzelf op lange termijn terugverdient.

Wil je direct een verloren investering van tijd en geld besparen bij het functioneel beheer van Workforce Planning software? Download dan gratis onze whitepaper met daarin de valkuilen en tips.


 

Stap 3: Gebruik de informatievoorziening en realiseer veranderingen

Of je nu overstapt naar nieuwe Workforce Planning software of je huidige softwarepakket blijft gebruiken; een goed functioneel beheer van de software ondersteunt medewerkers in hun dagelijkse gebruik van de informatievoorziening. Denk hierbij ook aan het periodiek sturen van inhoudelijke updates richting gebruikers en het afhandelen van hun wensen, klachten en vragen.

De ontwikkelingen in een organisatie staan nooit stil en daarmee veranderen ook de behoeften op het gebied van functioneel beheer. Voor de functioneel beheerder is het daarom van belang om de huidige inrichting van de informatievoorziening regelmatig tegen het licht te houden. Zijn er geautomatiseerde of niet-geautomatiseerde veranderingen mogelijk die leiden tot verbetering?

Verrassend vaak kunnen ogenschijnlijk kleine veranderingen in het gebruik van Workforce Planning software zorgen voor lagere kosten en een hogere kwaliteit van informatievoorziening. Essentieel is wel om voorgenomen veranderingen uitgebreid te toetsen en te testen, zodat het zeker is dat de implementatie ervan in dagelijkse bedrijfsprocessen vlekkeloos zal verlopen.

 

Meer weten over functioneel beheer van Workforce Planning software?

Planbizz is dé onafhankelijk expert die een variëteit van grote organisaties helpt bij het functioneel beheer van Workforce Planning software. Ook jou helpen we op basis van onze jarenlange expertise graag om het maximale uit de informatievoorziening in je organisatie te halen. Meer weten? Plan vrijblijvend een virtueel ambitiegesprek in en ontvang een advies op maat.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Gerelateerde artikelen

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.
Lees meer
Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Binnen organisaties wordt zowel intern als extern steeds meer informatie uitgewisseld. Een belangrijke rol hierin spelen IT-systemen zoals workforce planning software. Doordat er in de keten geen hiërarchie bestaat, is een goede samenwerking tussen ketenpartners noodzakelijk om op een veilige manier het meeste uit de software te halen en continu de juiste optimalisaties aan te brengen. Het BiSL-proces Ketenpartners management faciliteert dit door de samenwerking tussen de eigen organisatie en ketenpartners zo goed mogelijk te definiëren en onderhouden.
Lees meer
Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

De juiste workforce planning software helpt organisaties om mensen, mensen, middelen en bedrijfsprocessen optimaal op elkaar af te stemmen. Om dit mogelijk te maken, moeten diverse randvoorwaarden binnen de organisatie echter wel op orde zijn. Het BiSL-proces Strategie inrichting IV-functie definieert hoe de besluitvorming over planningssoftware wordt georganiseerd, zodat de organisatie op basis van een samenhangend organisatiemodel concrete beleidskeuzes kan maken.
Lees meer