De 3 stappen voor goed functioneel beheer van jouw Workforce Planning software
De juiste informatievoorziening is essentieel voor een goede capaciteitsplanning, kostenefficiëntie en communicatie binnen een organisatie. Dit maakt functioneel beheer onmisbaar voor elke organisatie die gebruikmaakt van workforce planning software. Maar hoe kun je deze beheermethodiek nu op een effectieve manier inrichten?
Dit zijn de 3 belangrijkste stappen voor een optimaal functioneel beheer van jouw Workforce Planning software:
- Stap 1: Formuleer een langetermijnvisie voor de informatievoorziening
- Stap 2: Geef praktische sturing aan het geformuleerde beleid
- Stap 3: Gebruik de informatievoorziening en realiseer veranderingen
Stap 1: Formuleer een langetermijnvisie voor de informatievoorziening
Het bepalen van een langetermijnvisie voor de informatievoorziening in een organisatie geeft richting aan het beleid omtrent functioneel beheer. Dit begint met het opstellen van een heldere informatiestrategie, waarbij actuele ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen, keten en technologie worden vertaald naar een gewenst toekomstbeeld voor de informatievoorziening.
Naast een informatiestrategie is een organisatiestrategie nodig om vast te leggen hoe de besluitvorming rondom de informatievoorziening in de praktijk wordt georganiseerd. Denk hierbij aan het definiëren van een duidelijke rolverdeling voor betrokken partijen zoals ketenpartners, relaties en leveranciers. Dit waarborgt een consistente en harmonieuze manier van werken.
Een goede coördinatie van al deze informatie is een voorwaarde voor een succesvolle uitvoering van de geformuleerde visie. Verschillende partijen in een organisatie hebben conflicterende belangen. Plannen voor een effectieve inrichting van de organisatie, processen en informatiesystemen zoals de Workforce Planning software moeten daarom vooraf goed op elkaar worden afgestemd.
Stap 2: Geef praktische sturing aan het geformuleerde beleid
Is het beleid ten aanzien van functioneel beheer eenmaal duidelijk? Dan is de tijd aangebroken om hier praktische sturing aan te geven. Deze stap vormt de brug tussen de langetermijnvisie van de organisatie en de dagelijkse uitvoering. Het op de juiste manier sturen van de informatievoorziening is cruciaal om problemen of vertraging op de werkvloer te voorkomen.
Een belangrijk onderdeel van deze stap is het plannen en bijsturen van activiteiten in de organisatie. Door deze activiteiten goed te plannen, krijgen de juiste medewerkers toegang tot de juiste informatie op het juiste moment en wordt een optimale inzet van capaciteit gerealiseerd. Op deze manier wordt het maximale uit de gebruikte Workforce Planning software gehaald.
Praktische sturing van het functioneel beheer leidt niet alleen tot een betere planning, maar ook tot een hogere kostenefficiëntie. Hierbij draait het niet alleen om het analyseren van de kosten, maar ook van de opbrengsten van informatiesystemen en ICT-middelen. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat een investering in nieuwe Workforce Planning software zichzelf op lange termijn terugverdient.
Stap 3: Gebruik de informatievoorziening en realiseer veranderingen
Of je nu overstapt naar nieuwe Workforce Planning software of je huidige softwarepakket blijft gebruiken; een goed functioneel beheer van de software ondersteunt medewerkers in hun dagelijkse gebruik van de informatievoorziening. Denk hierbij ook aan het periodiek sturen van inhoudelijke updates richting gebruikers en het afhandelen van hun wensen, klachten en vragen.
De ontwikkelingen in een organisatie staan nooit stil en daarmee veranderen ook de behoeften op het gebied van functioneel beheer. Voor de functioneel beheerder is het daarom van belang om de huidige inrichting van de informatievoorziening regelmatig tegen het licht te houden. Zijn er geautomatiseerde of niet-geautomatiseerde veranderingen mogelijk die leiden tot verbetering?
Verrassend vaak kunnen ogenschijnlijk kleine veranderingen in het gebruik van Workforce Planning software zorgen voor lagere kosten en een hogere kwaliteit van informatievoorziening. Essentieel is wel om voorgenomen veranderingen uitgebreid te toetsen en te testen, zodat het zeker is dat de implementatie ervan in dagelijkse bedrijfsprocessen vlekkeloos zal verlopen.
Meer weten over functioneel beheer van Workforce Planning software?
Planbizz is dé onafhankelijk expert die een variëteit van grote organisaties helpt bij het functioneel beheer van Workforce Planning software. Ook jou helpen we op basis van onze jarenlange expertise graag om het maximale uit de informatievoorziening in je organisatie te halen. Meer weten? Plan vrijblijvend een virtueel ambitiegesprek in en ontvang een advies op maat.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Welkom aan boord: Yoo-Jung van Oijen-den Burger
Planbizz heeft een nieuw gezicht! Yoo-Jung van Oijen-den Burger neemt de dagelijkse leiding van de organisatie op zich en gaat zich onder meer richten op de ontwikkeling van het team, het aantrekken van nieuwe collega's en het versterken van de community van functioneel beheerders. We zijn heel blij met onze nieuwe aanwinst, die ruim 25 jaar aan ervaring in recruitment, HR en leidinggeven meebrengt.
Klantcase Implementatie roostersoftware bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij de selectie, implementatie en het optimaal gebruik van workforce management-software. Hoe verloopt zo'n traject in de praktijk? En welke meerwaarde ervaren opdrachtgevers daarbij? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze projectleider bij de implementatie van een nieuw plannings- en roostersysteem voor de Bibliotheek Zuid-Kennemerland.
Klantcase Functioneel Beheer ORTEC WS bij het Hagaziekenhuis
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van planning- en roostersoftware. Welke resultaten levert tijdelijke ondersteuning binnen functioneel beheer op? En hoe ervaren opdrachtgevers die samenwerking? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze consultant bij Functioneel Beheer van HR Services van het HagaZiekenhuis in Den Haag.