Wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening vormgeven

In de huidige tijd is een steeds groter deel van de informatievoorziening in organisaties geautomatiseerd. Denk hierbij alleen al aan het automatiseren van zaken als personeelsbezetting in applicaties zoals workforce planning software. Toch zijn er ook delen van de informatievoorziening die zich nog lastig laten automatiseren. Hoe kan een organisatie wijzigingen in niet-geautomatiseerde delen van de informatievoorziening nu het beste vormgeven en wat zijn hiervan de gevolgen aan IT-zijde en klantzijde? We bespreken het hieronder.

Waarom de niet-geautomatiseerde informatievoorziening vormgeven?

 

Aan de basis van wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening liggen vaak wijzigingen in de organisatie. Dit kunnen bijvoorbeeld strategische koerswijzigingen zijn, maar ook relatief simpele veranderingen om een specifiek organisatieproces efficiƫnter te laten verlopen. In de praktijk blijkt de implementatie van dit soort wijzigingen zeker in technisch opzicht niet altijd van een leien dakje te gaan. Binnen organisaties ligt de focus bij veranderprocessen hierdoor vaak op het aan IT-zijde aanpassen van de geautomatiseerde informatievoorziening.

Wanneer de geautomatiseerde informatievoorziening wordt aangepast, kan dit echter ook gevolgen hebben voor de niet-geautomatiseerde informatievoorziening. Is er bijvoorbeeld sprake van een wijziging in de workforce planning software (of in het gebruik daarvan), dan moeten er handmatig (gebruikers)handleidingen, werkinstructies, procedures en formulieren worden aangepast. Doel van het vormgeven van de niet-geautomatiseerde informatievoorziening is om deze documentatie voor het gebruik en functioneel beheer van workforce planning software up-to-date te houden.

Volgorde en relaties met andere processen

 

Binnen BiSL maakt het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening deel uit van het operationele procescluster Functionaliteitenbeheer. De eerste stap binnen het proces is het bepalen van de aanleiding, doelen en randvoorwaarden rondom een voorgenomen wijziging. Goed om te beseffen is dat deze stap eigenlijk reeds gezet moet zijn in het voorafgaande traject. Denk hierbij aan het opstellen van het wijzigingsverzoek (de Request for Change) in het proces Wijzigingsbeheer en het verder concretiseren hiervan in het proces Specificeren.


Wil je weten of jouw organisatie winst kan behalen bij het vormgeven van wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening van workforce planning software? Plan dan een gratis ambitiegesprek in voor vrijblijvend advies op maat.


In de praktijk is de volgtijdelijkheid van deze BiSL-processen minder in steen gebeiteld en betreft het doorgaans een iteratief proces. Hierdoor kan het zijn dat de aanleiding, doelen en randvoorwaarden pas tijdens het vormgeven van de niet-geautomatiseerde informatievoorziening concreet invulling krijgen. Vervolgens kunnen de betrokkenen in de organisatie een globale oplossingsrichting en de afstemming met de geautomatiseerde informatievoorziening zoals de workforce planning software bepalen. Als laatste stap wordt het niet-geautomatiseerde deel van de informatievoorziening vastgelegd in de vorm van werkinstructies, procedures, handleidingen en formulieren.

De rol van klantzijde versus IT-zijde

 

Wie deze documentatie in de organisatie aanpast of creƫert, verschilt per bedrijf en situatie. In de regel is het in elk geval gebruikelijk dat gebruikershandleidingen van systemen zoals workforce planning software worden gemaakt door de IT-zijde van de organisatie. Dit heeft aanwijsbare voordelen, want hierdoor is er inhoudelijk een makkelijk verband te leggen met de aanpassingen in het geautomatiseerde deel van de informatievoorziening.

Aan de klantzijde heeft een eenzijdige rol van bijvoorbeeld development bij de creatie van dit soort documenten echter nadelen. Inhoudelijk komt het verband met de werkprocessen in de klantorganisatie hierdoor vaak minder goed uit de verf. Ook spreekt development niet dezelfde taal als eindgebruikers en kan de handleiding verzanden in vakjargon. Er zijn dan ook valide redenen om een handleiding voor eindgebruikers niet door de IT-afdeling te laten maken of aanpassen.

Meer weten over wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening?

 

De functioneel beheerders van Planbizz ondersteunen organisaties zoals de jouwe al jarenlang bij het optimaal vormgeven van wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening. Ook hebben onze specialisten veel kennis van de relatie met het geautomatiseerde deel van de informatievoorziening van workforce planning software.

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Plan direct een virtueel ambitiegesprek in en ontvang gratis advies op maat.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is oprichter en objectieve expert bij Planbizz. Ruim 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om het maximale uit workforce planning software te halen. Naast zijn passie voor het ondernemerschap, heeft hij een grote liefde voor praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

Hoe beheer je gebruikersautorisaties in planning software?

Hoe beheer je gebruikersautorisaties in planning software?

In veel branches die planning software gebruiken, wordt gewerkt met data over de organisatie en haar medewerkers. Denk hierbij alleen al aan de gezondheidszorg en overheid. Ongeautoriseerde toegang tot deze gegevens kan leiden tot mutatie van belangrijke bedrijfsdata of problemen met het functioneren van de software. In dit artikel bespreken we wat een goed beheer van gebruikersautorisaties in planning software zo belangrijk maakt en waarom veel organisaties op dit gebied steken laten vallen.
Lees meer
Zo verbeter je kennis van planning software bij gebruikers

Zo verbeter je kennis van planning software bij gebruikers

Veel organisaties hebben moeite om het maximale uit planning software te halen. Vaak ligt onvoldoende kennis bij roosteraars en andere relevante gebruikers hieraan ten grondslag. Zonder de juiste kennis van een planningspakket verlopen organisatieprocessen ten aanzien van roostering en planning stroever, met als gevolg een lagere productiviteit en medewerkerstevredenheid. Hieronder leggen we uit hoe het goed inrichten van functioneel beheer dit probleem oplost door kennisverbetering bij planners en roosteraars te bevorderen.
Lees meer
Jetty Huberts

Expert Aan Het Woord Jetty Huberts

Planbizz helpt organisaties in de gezondheidszorg en publieke sector bij de selectie, inkoop, implementatie en het functioneel applicatiebeheer van planning- en roostersoftware. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe bevalt het werken bij Planbizz? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je onze planning experts. Met in deze editie: Jetty Huberts.
Lees meer