Wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening vormgeven

Waarom de niet-geautomatiseerde informatievoorziening vormgeven?

Aan de basis van wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening liggen vaak wijzigingen in de organisatie. Dit kunnen bijvoorbeeld strategische koerswijzigingen zijn, maar ook relatief simpele veranderingen om een specifiek organisatieproces efficiënter te laten verlopen. In de praktijk blijkt de implementatie van dit soort wijzigingen zeker in technisch opzicht niet altijd van een leien dakje te gaan. Binnen organisaties ligt de focus bij veranderprocessen hierdoor vaak op het aan IT-zijde aanpassen van de geautomatiseerde informatievoorziening.

Wanneer de geautomatiseerde informatievoorziening wordt aangepast, kan dit echter ook gevolgen hebben voor de niet-geautomatiseerde informatievoorziening. Is er bijvoorbeeld sprake van een wijziging in de workforce planning software (of in het gebruik daarvan), dan moeten er handmatig (gebruikers)handleidingen, werkinstructies, procedures en formulieren worden aangepast. Doel van het vormgeven van de niet-geautomatiseerde informatievoorziening is om deze documentatie voor het gebruik en functioneel beheer van workforce planning software up-to-date te houden.

Volgorde en relaties met andere processen

Binnen BiSL maakt het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening deel uit van het operationele procescluster Functionaliteitenbeheer. De eerste stap binnen het proces is het bepalen van de aanleiding, doelen en randvoorwaarden rondom een voorgenomen wijziging. Goed om te beseffen is dat deze stap eigenlijk reeds gezet moet zijn in het voorafgaande traject. Denk hierbij aan het opstellen van het wijzigingsverzoek (de Request for Change) in het proces Wijzigingsbeheer en het verder concretiseren hiervan in het proces Specificeren.

Wil je weten of jouw organisatie winst kan behalen bij het vormgeven van wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening van workforce planning software? Plan dan een gratis ambitiegesprek in voor vrijblijvend advies op maat.

In de praktijk is de volgtijdelijkheid van deze BiSL-processen minder in steen gebeiteld en betreft het doorgaans een iteratief proces. Hierdoor kan het zijn dat de aanleiding, doelen en randvoorwaarden pas tijdens het vormgeven van de niet-geautomatiseerde informatievoorziening concreet invulling krijgen. Vervolgens kunnen de betrokkenen in de organisatie een globale oplossingsrichting en de afstemming met de geautomatiseerde informatievoorziening zoals de workforce planning software bepalen. Als laatste stap wordt het niet-geautomatiseerde deel van de informatievoorziening vastgelegd in de vorm van werkinstructies, procedures, handleidingen en formulieren.

De rol van klantzijde versus IT-zijde

Wie deze documentatie in de organisatie aanpast of creëert, verschilt per bedrijf en situatie. In de regel is het in elk geval gebruikelijk dat gebruikershandleidingen van systemen zoals workforce planning software worden gemaakt door de IT-zijde van de organisatie. Dit heeft aanwijsbare voordelen, want hierdoor is er inhoudelijk een makkelijk verband te leggen met de aanpassingen in het geautomatiseerde deel van de informatievoorziening.

Aan de klantzijde heeft een eenzijdige rol van bijvoorbeeld development bij de creatie van dit soort documenten echter nadelen. Inhoudelijk komt het verband met de werkprocessen in de klantorganisatie hierdoor vaak minder goed uit de verf. Ook spreekt development niet dezelfde taal als eindgebruikers en kan de handleiding verzanden in vakjargon. Er zijn dan ook valide redenen om een handleiding voor eindgebruikers niet door de IT-afdeling te laten maken of aanpassen.

Meer weten over wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening?

De functioneel beheerders van Planbizz ondersteunen organisaties zoals de jouwe al jarenlang bij het optimaal vormgeven van wijzigingen in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening. Ook hebben onze specialisten veel kennis van de relatie met het geautomatiseerde deel van de informatievoorziening van workforce planning software.

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Plan direct een virtueel ambitiegesprek in en ontvang gratis advies op maat.