Weg van het kantoor: werken op afstand en hoe dit te managen

Werken aan de keukentafel met je kat op schoot of online vergaderen op je zolderkamertje; Voor steeds meer mensen is dit de dagelijkse realiteit van werken. Dankzij alle technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren, is naar kantoor komen in sommige sectoren en functies simpelweg niet meer nodig. E-mail, Skype, FaceTime, WhatsApp en talloze andere programma’s geven onze traditionele werkvormen een digitaal tintje.

En met resultaat: de lijst van organisaties en instellingen die volledig of gedeeltelijk virtueel werken wordt steeds langer. Door de coronamaatregelen is dit alleen maar toegenomen.

Kansen en uitdagingen

Nu steeds meer mensen op afstand werken, wordt er steeds meer nagedacht over de gevolgen die dit heeft voor organisaties en instellingen. Zo gaan de kosten omlaag wanneer geen of minder werkplekken nodig zijn. Daarnaast is het bij deze manier van werken mogelijk om talent vanuit de hele wereld aan de trekken, en is de organisatie dus niet meer afhankelijk van de poule van potentiële werknemers in de directe omgeving. Een andere kans die werken op afstand biedt, is dat de werkuren beter afgestemd kunnen worden op de behoefte van de medewerker. Een uurtje langer slapen ’s ochtends, ’s avonds een uurtje langer door? Het is mogelijk, en daarmee kan de medewerker werk zo plannen dat hij of zij zo productief mogelijk is.

Aan de andere kant brengt werken op afstand natuurlijk ook uitdagingen met zich mee. Beheersing van de dienstverlening op afstand is immers iets anders dan op kantoor. Vanuit managementoogpunt wordt nu met name nagedacht over hoe je kan zorgen dat iedereen op afstand ook daadwerkelijk zijn planning volgt. Een van de redenen waarom veel bedrijven het lastig vinden om werken op afstand structureel in te voeren, is namelijk de angst voor controleverlies: zijn medewerkers thuis veel afgeleid, en daardoor minder uur aan het werk dan waar ze voor betaald worden? De manager kan niet meer sturen op waarneming, maar wordt gedwongen te sturen op input en output. Deze andere manier van leidinggeven vraagt om een andere aanpak, en daarom ook om andere tools.

Workforce Planning software kan hierbij helpen

Bij op afstand managen staan drie zaken centraal: goede communicatie, time tracking, en planning. Alle drie zijn ze nodig om te zorgen voor een goede afstemming en heldere doelen, zodat ook op afstand uiteindelijk de opgestelde doelen bereikt worden. Workforce Planning software kan een goede helpende hand bieden bij het beheersen van deze zaken. Zo is planning vaak ingewikkelder bij werken op afstand, bijvoorbeeld wanneer gewerkt wordt vanuit verschillende tijdzones. Tegelijkertijd bleek zojuist al dat de mogelijkheid tot zelf plannen één van de voordelen is van op afstand werken: ook daar kan planningssoftware aan bijdragen (zoals je leest in onze blog over zelfroosteren).

Maar ook tijdregistratiesoftware…

Daarnaast kan ook tijdregistratiesoftware ingezet worden om de gewerkte uren en activiteiten te monitoren en te registreren, aangezien beiden niet meer fysiek zichtbaar zijn. Zo is er inmiddels zelfs software die gekoppeld is aan GPS-informatie, zodat ook iemands precieze werklocatie meegenomen kan worden. Rondom de rol van tijdregistratie bij deze nieuwe, flexibele manieren van werken is echter discussie: tegenstanders zeggen dat deze ‘controle’ niet past bij het vrijere karakter van werken op afstand. Aan de andere kant zeggen voorstanders dat tijdregistratie en op afstand werken tools zijn om te komen tot een hogere efficiëntie, en dat ze elkaar dus juist kunnen versterken. Of het wel of niet past zal dus liggen aan het karakter van de organisatie en instelling, en de voorkeuren van managers en medewerkers.

“Het kantoor is daar waar je een laptop en internettoegang hebt” wordt ook wel gezegd. Dat deze gedachte steeds breder gedragen wordt, is duidelijk: de stijgende lijn van werken op afstand zal de aankomende jaren blijven doorzetten. Daarom is het belangrijk om als organisatie of instelling na te denken over hoe je dit organiseert, om alle processen optimaal, en misschien zelfs beter dan voorheen, te kunnen blijven managen. Kies daarbij dan voor de werkwijze en tools die daarbij passen en waar ook de medewerkers achter staan. Immers: samenwerking en vertrouwen zijn de basis van succesvol werken op afstand, dus ook bij het inrichten van het proces moet dit centraal staan.

Ben je op zoek naar de juiste planning- of tijdregistratiesoftware die jou kan helpen bij het beheersen van werken op afstand? Lees dan onze blog waarin je tips ontvangt hoe jij de juiste tool kiest.

Benieuwd naar alle aanbieders van Workforce Planning software? Download dan gratis onze Planbizz Arena.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

implementatie en functioneel beheer planning software

Maak tijd en ruimte om het beste uit je planning- en roostersoftware te halen

Als functioneel beheerder heb je een aantal terugkerende taken die ervoor zorgen dat de planning- en roostersoftware goed blijft draaien. Daarnaast moet je vaak ook nog onvoorziene situaties oplossen en dat geeft menig functioneel beheerder behoorlijk wat stress. Maar dat is helemaal niet nodig. Met een andere aanpak maak je je werk leuker én beter. Onze functioneel consultant Jeroen Bakker deelt zijn visie im deze blog.
Lees meerMaak tijd en ruimte om het beste uit je planning- en roostersoftware te halen

Expert Aan Het Woord Jeroen Bakker

Sinds 1 september heeft Planbizz er een zwaargewicht bij: Jeroen Bakker. Hij brengt maar liefst 22 jaar ervaring binnen implementatie en functioneel beheer van planning- en roostersoftware mee. Deze nuchtere Groninger bekijkt vraagstukken graag vanuit een brede context: “De beste oplossingen genereer je in gesprek met de klant.”
Lees meerExpert Aan Het Woord Jeroen Bakker