Tips voor een succesvolle keuze van planning software

Sta je op het punt om nieuwe plannings- of tijdregistratiesoftware voor je organisatie of instelling aan te schaffen? Op de valreep bieden we je drie tips met betrekking tot de selectie. Dat tips welkom zijn blijkt uit de praktijk waar geselecteerde software vaak niet naar verwachting van organisaties functioneert. Door inadequate softwareselectie worden onnodige kosten gemaakt. Zonde, zeker gezien plannings- en tijdregistratiesoftware de potentie heeft de omzet juist te optimaliseren.

Realiseer deze potentie met behulp van de onderstaande tips:

1. Doe degelijk vooronderzoek

Het selectieproces start met het in kaart brengen van de huidige en gewenste situatie van de bedrijfsvoering. Dit vormt de basis voor het identificeren van de wensen en eisen voor de beoogd plannings- en tijdregistratiesoftware. Daarmee kan de software worden gevonden die daadwerkelijk aansluit bij de organisatie of instelling. Ook voorkomt degelijk vooronderzoek dat je software selecteert op basis van drogredenen. Meest gehoorde drogredeneringen zijn; de concurrenten gebruiken de software ook, de software functioneerde goed bij mijn vorige onderneming, de softwareleverancier is de marktleider, et cetera. Een voorbeeld van een vaak vergeten voorwaarde is de schaalcapaciteit van de software. Door rekening te houden met de schaalcapaciteit, voorkom je dat de software bij groei van bijvoorbeeld medewerkers de omzet ondermijnd in plaats van faciliteert.

2. Kwaliteit als prioriteit

Bij het aanschaffen van software geldt goedkoop is duurkoop. De neiging om te focussen op de laagste prijs is risicovol. Een opvallend lage prijs vraagt om een kritisch blik op de reputatie van de software. Sinds wanneer is de software op de markt? Integreert de software gemakkelijk met bestaande systemen? Wat zeggen huidige gebruikers over de software? Dergelijk vragen helpen bij het in kaart brengen van de kwaliteit. Een methode die kwaliteit prioriteert is de steeds populairdere Best Value Procedurement (BVP). Meer weten over BVP? Lees onze blog: selectie planningssoftware met behulp van Best Value Procurement.

3. Draagvlak

Het selectieproces is het moment om de toekomstige gebruikers erbij te betrekken. Immers, zij moeten uiteindelijk gemotiveerd zijn om met de aangeschafte software te werken. Een manier om deze motivatie te faciliteren, is de gebruikers een stem geven in het selectieproces. Belangrijk is om helder te communiceren dat hun voorkeur telt. Een andere manier is het toepassen van verwachtingsmanagement. Hiermee worden motivatie ondermijnende teleurstellingen voorkomen. Beide manieren om de motivatie te faciliteren vergroot de kans dat de aanschaf een succes wordt.

Vergroot de kans op een succesvol selectieproces van plannings- of tijdregistratiesoftware wanneer je degelijk vooronderzoek doet, kwaliteit prioriteert en de gebruikers erbij betrekt. In praktijk blijkt dat het selectieproces een onderschatte uitdaging vormt. Een uitdaging die gezien de potentiële omzetoptimalisatie zonder twijfel de moeite is om aan te gaan! Neem gerust contact met ons op voor meer tips of advies.

Benieuwd naar alle voordelen van planningssoftware? Klik dan op de link en ontdek meer.

Benieuwd naar alle aanbieders van Workforce Planning software? Download dan gratis onze Planbizz Arena.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

implementatie en functioneel beheer planning software

Maak tijd en ruimte om het beste uit je planning- en roostersoftware te halen

Als functioneel beheerder heb je een aantal terugkerende taken die ervoor zorgen dat de planning- en roostersoftware goed blijft draaien. Daarnaast moet je vaak ook nog onvoorziene situaties oplossen en dat geeft menig functioneel beheerder behoorlijk wat stress. Maar dat is helemaal niet nodig. Met een andere aanpak maak je je werk leuker én beter. Onze functioneel consultant Jeroen Bakker deelt zijn visie im deze blog.
Lees meerMaak tijd en ruimte om het beste uit je planning- en roostersoftware te halen

Expert Aan Het Woord Jeroen Bakker

Sinds 1 september heeft Planbizz er een zwaargewicht bij: Jeroen Bakker. Hij brengt maar liefst 22 jaar ervaring binnen implementatie en functioneel beheer van planning- en roostersoftware mee. Deze nuchtere Groninger bekijkt vraagstukken graag vanuit een brede context: “De beste oplossingen genereer je in gesprek met de klant.”
Lees meerExpert Aan Het Woord Jeroen Bakker