Tips voor een succesvolle keuze van planning software
Sta je op het punt om nieuwe plannings- of tijdregistratiesoftware voor je organisatie of instelling aan te schaffen? Op de valreep bieden we je drie tips met betrekking tot de selectie. Dat tips welkom zijn blijkt uit de praktijk waar geselecteerde software vaak niet naar verwachting van organisaties functioneert. Door inadequate softwareselectie worden onnodige kosten gemaakt. Zonde, zeker gezien plannings- en tijdregistratiesoftware de potentie heeft de omzet juist te optimaliseren.
Realiseer deze potentie met behulp van de onderstaande tips:
1. Doe degelijk vooronderzoek
Het selectieproces start met het in kaart brengen van de huidige en gewenste situatie van de bedrijfsvoering. Dit vormt de basis voor het identificeren van de wensen en eisen voor de beoogd plannings- en tijdregistratiesoftware. Daarmee kan de software worden gevonden die daadwerkelijk aansluit bij de organisatie of instelling. Ook voorkomt degelijk vooronderzoek dat je software selecteert op basis van drogredenen. Meest gehoorde drogredeneringen zijn; de concurrenten gebruiken de software ook, de software functioneerde goed bij mijn vorige onderneming, de softwareleverancier is de marktleider, et cetera. Een voorbeeld van een vaak vergeten voorwaarde is de schaalcapaciteit van de software. Door rekening te houden met de schaalcapaciteit, voorkom je dat de software bij groei van bijvoorbeeld medewerkers de omzet ondermijnd in plaats van faciliteert.
2. Kwaliteit als prioriteit
Bij het aanschaffen van software geldt goedkoop is duurkoop. De neiging om te focussen op de laagste prijs is risicovol. Een opvallend lage prijs vraagt om een kritisch blik op de reputatie van de software. Sinds wanneer is de software op de markt? Integreert de software gemakkelijk met bestaande systemen? Wat zeggen huidige gebruikers over de software? Dergelijk vragen helpen bij het in kaart brengen van de kwaliteit. Een methode die kwaliteit prioriteert is de steeds populairdere Best Value Procedurement (BVP). Meer weten over BVP? Lees onze blog: selectie planningssoftware met behulp van Best Value Procurement.
3. Draagvlak
Het selectieproces is het moment om de toekomstige gebruikers erbij te betrekken. Immers, zij moeten uiteindelijk gemotiveerd zijn om met de aangeschafte software te werken. Een manier om deze motivatie te faciliteren, is de gebruikers een stem geven in het selectieproces. Belangrijk is om helder te communiceren dat hun voorkeur telt. Een andere manier is het toepassen van verwachtingsmanagement. Hiermee worden motivatie ondermijnende teleurstellingen voorkomen. Beide manieren om de motivatie te faciliteren vergroot de kans dat de aanschaf een succes wordt.
Vergroot de kans op een succesvol selectieproces van plannings- of tijdregistratiesoftware wanneer je degelijk vooronderzoek doet, kwaliteit prioriteert en de gebruikers erbij betrekt. In praktijk blijkt dat het selectieproces een onderschatte uitdaging vormt. Een uitdaging die gezien de potentiële omzetoptimalisatie zonder twijfel de moeite is om aan te gaan! Neem gerust contact met ons op voor meer tips of advies.
Benieuwd naar alle voordelen van planningssoftware? Klik dan op de link en ontdek meer.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Rocco is oprichter en objectieve expert bij Planbizz. Ruim 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om het maximale uit workforce planning software te halen. Naast zijn passie voor het ondernemerschap, heeft hij een grote liefde voor praktische filosofie.
Gerelateerde artikelen
Hoe beheer je gebruikersautorisaties in planning software?
In veel branches die planning software gebruiken, wordt gewerkt met data over de organisatie en haar medewerkers. Denk hierbij alleen al aan de gezondheidszorg en overheid. Ongeautoriseerde toegang tot deze gegevens kan leiden tot mutatie van belangrijke bedrijfsdata of problemen met het functioneren van de software. In dit artikel bespreken we wat een goed beheer van gebruikersautorisaties in planning software zo belangrijk maakt en waarom veel organisaties op dit gebied steken laten vallen.
Lees meer
Zo verbeter je kennis van planning software bij gebruikers
Veel organisaties hebben moeite om het maximale uit planning software te halen. Vaak ligt onvoldoende kennis bij roosteraars en andere relevante gebruikers hieraan ten grondslag. Zonder de juiste kennis van een planningspakket verlopen organisatieprocessen ten aanzien van roostering en planning stroever, met als gevolg een lagere productiviteit en medewerkerstevredenheid. Hieronder leggen we uit hoe het goed inrichten van functioneel beheer dit probleem oplost door kennisverbetering bij planners en roosteraars te bevorderen.
Lees meer
Expert Aan Het Woord Jetty Huberts
Planbizz helpt organisaties in de gezondheidszorg en publieke sector bij de selectie, inkoop, implementatie en het functioneel applicatiebeheer van planning- en roostersoftware. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe bevalt het werken bij Planbizz? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je onze planning experts. Met in deze editie: Jetty Huberts.
Lees meer