Weg van het kantoor: werken op afstand en hoe dit te managen

En met resultaat: de lijst van organisaties en instellingen die volledig of gedeeltelijk virtueel werken wordt steeds langer. Door de coronamaatregelen is dit alleen maar toegenomen.

Kansen en uitdagingen

Nu steeds meer mensen op afstand werken, wordt er steeds meer nagedacht over de gevolgen die dit heeft voor organisaties en instellingen. Zo gaan de kosten omlaag wanneer geen of minder werkplekken nodig zijn. Daarnaast is het bij deze manier van werken mogelijk om talent vanuit de hele wereld aan de trekken, en is de organisatie dus niet meer afhankelijk van de poule van potentiële werknemers in de directe omgeving. Een andere kans die werken op afstand biedt, is dat de werkuren beter afgestemd kunnen worden op de behoefte van de medewerker. Een uurtje langer slapen ’s ochtends, ’s avonds een uurtje langer door? Het is mogelijk, en daarmee kan de medewerker werk zo plannen dat hij of zij zo productief mogelijk is.

Aan de andere kant brengt werken op afstand natuurlijk ook uitdagingen met zich mee. Beheersing van de dienstverlening op afstand is immers iets anders dan op kantoor. Vanuit managementoogpunt wordt nu met name nagedacht over hoe je kan zorgen dat iedereen op afstand ook daadwerkelijk zijn planning volgt. Een van de redenen waarom veel bedrijven het lastig vinden om werken op afstand structureel in te voeren, is namelijk de angst voor controleverlies: zijn medewerkers thuis veel afgeleid, en daardoor minder uur aan het werk dan waar ze voor betaald worden? De manager kan niet meer sturen op waarneming, maar wordt gedwongen te sturen op input en output. Deze andere manier van leidinggeven vraagt om een andere aanpak, en daarom ook om andere tools.

Workforce Planning software kan hierbij helpen

Bij op afstand managen staan drie zaken centraal: goede communicatie, time tracking, en planning. Alle drie zijn ze nodig om te zorgen voor een goede afstemming en heldere doelen, zodat ook op afstand uiteindelijk de opgestelde doelen bereikt worden. Workforce Planning software kan een goede helpende hand bieden bij het beheersen van deze zaken. Zo is planning vaak ingewikkelder bij werken op afstand, bijvoorbeeld wanneer gewerkt wordt vanuit verschillende tijdzones. Tegelijkertijd bleek zojuist al dat de mogelijkheid tot zelf plannen één van de voordelen is van op afstand werken: ook daar kan planningssoftware aan bijdragen (zoals je leest in onze blog over zelfroosteren).

Maar ook tijdregistratiesoftware…

Daarnaast kan ook tijdregistratiesoftware ingezet worden om de gewerkte uren en activiteiten te monitoren en te registreren, aangezien beiden niet meer fysiek zichtbaar zijn. Zo is er inmiddels zelfs software die gekoppeld is aan GPS-informatie, zodat ook iemands precieze werklocatie meegenomen kan worden. Rondom de rol van tijdregistratie bij deze nieuwe, flexibele manieren van werken is echter discussie: tegenstanders zeggen dat deze ‘controle’ niet past bij het vrijere karakter van werken op afstand. Aan de andere kant zeggen voorstanders dat tijdregistratie en op afstand werken tools zijn om te komen tot een hogere efficiëntie, en dat ze elkaar dus juist kunnen versterken. Of het wel of niet past zal dus liggen aan het karakter van de organisatie en instelling, en de voorkeuren van managers en medewerkers.

“Het kantoor is daar waar je een laptop en internettoegang hebt” wordt ook wel gezegd. Dat deze gedachte steeds breder gedragen wordt, is duidelijk: de stijgende lijn van werken op afstand zal de aankomende jaren blijven doorzetten. Daarom is het belangrijk om als organisatie of instelling na te denken over hoe je dit organiseert, om alle processen optimaal, en misschien zelfs beter dan voorheen, te kunnen blijven managen. Kies daarbij dan voor de werkwijze en tools die daarbij passen en waar ook de medewerkers achter staan. Immers: samenwerking en vertrouwen zijn de basis van succesvol werken op afstand, dus ook bij het inrichten van het proces moet dit centraal staan.

Ben je op zoek naar de juiste planning- of tijdregistratiesoftware die jou kan helpen bij het beheersen van werken op afstand? Lees dan onze blog waarin je tips ontvangt hoe jij de juiste tool kiest.

Benieuwd naar alle aanbieders van Workforce Planning software? Download dan gratis onze Planbizz Arena.