Waarom zou je afwachten?

Veel organisaties in de zorg en overheid maken gebruik van geavanceerde planning- en roostersoftware. Maar waar doe je goed aan in het gebruik ervan? Er valt nog veel eer te behalen door bepaalde modules uit zo’n pakket beter uit te nutten - óf juist niet. We spreken met onze nieuwe collega Patricia Engelbert over deze mooie uitdaging waar je als functioneel beheerder in iedere dag stappen in kunt zetten.

Op zoek naar de juiste balans

Binnen de zorg en overheid wordt veel gebruik gemaakt van softwaretools voor personeelsplanning die veel mogelijkheden bevatten. Dan is de vraag: hoe benut je die functionaliteiten het meest efficiënt? Maak je als organisatie optimaal gebruik van de mogelijkheden? Of hebben gebruikers juist te véél functies tot hun beschikking? “Dat laatste gaat namelijk vaak ten koste van de gebruiksvriendelijkheid. Mensen kunnen dan ‘verzuipen’ in de mogelijkheden waardoor ze door de bomen het bos niet meer zien. En: hoe minder keuzes je hebt, hoe kleiner de kans is op fouten. Door hier een goede balans in te vinden, maak je het meest efficiënt gebruik van een planningstool. Als je een kostbaar pakket hebt, wil je dat toch zo goed mogelijk benutten? De functioneel beheerder is ervoor om dit optimaal te organiseren.”



Automatisch inregelen

Dat efficiënt inregelen is trouwens niet iets eenmaligs, maar een doorlopend proces. Een goede functioneel beheerder kijkt altijd waar en hoe het beter kan. “Zo zijn er nog veel organisaties die de rechten van iedere individuele gebruiker handmatig inregelen. Als je je bedenkt hoeveel gebruikers er zijn in een gemiddeld ziekenhuis of bij een overheidsinstelling, dan hoef ik niet uit te leggen dat dit enorm veel werk met zich meebrengt. Een handige functioneel beheerder maakt rollen aan in de planningstool, in plaats van gebruikers. Aan iedere rol koppel je vervolgens de rechten die daarbij horen. En een gebruiker krijgt een rol met de bijbehorende rechten. Verandert er iets in de rechten? Dan hoef je die wijziging alleen in de betreffende rollen door te voeren. De wijziging geldt dan meteen voor alle gebruikers met die rol. Dit automatisch inregelen scheelt veel werk!”

Altijd iets te verbeteren

Hoe meer er automatisch gaat, hoe meer tijd je als functioneel beheerder overhoudt voor andere zaken. “Zelf vind ik het leuk om processen goed in kaart te brengen en te bekijken waar iets verbeterd kan worden. Dat doe ik ook proactief. Want waarom zou je afwachten? In dit vak is altijd wel iets te verbeteren of te vernieuwen. Denk aan het aanbrengen van een koppeling van de planningstool met het ECD. Of het systeem inrichten na de totstandkoming van een nieuwe CAO, waardoor je overwerk of toeslagen om wilt kunnen rekenen naar tijd. Of het invoeren van een beschikbaarheidsrooster voor medewerkers van verschillende afdelingen. Het kán allemaal. Dus schakel een functioneel beheerder in en maak er gebruik van! Want hoe beter en eenvoudiger de planning- en roostersoftware werkt, hoe makkelijker het voor iedereen wordt.”

Ben je benieuwd naar meer ervaringen van Patricia, wil je even sparren of gewoon even kennismaken? Neem dan gerust contact met ons op.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

Als je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Met één druk op de knop 80% van de roosters gevuld hebben. Zo zou het moeten zijn. Maar in de praktijk wordt dit percentage vaak bij lange na niet gehaald. Dat komt mede omdat veel zorgorganisaties niet alle functionaliteiten benutten die een pakket als OWS biedt. Als functioneel consultant helpt functioneel consultant Simon Roosien om eruit te halen wat erin zit. In dit artikel lees je meer over zijn visie.
Lees meerAls je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Expert Aan Het Woord Simon Roosien

'Planbizz sluit aan bij wie ik ben.' Simon Roosien groeide thuis op met motoren, in zijn werk groeide hij ‘op in de zorg’. Daardoor kent hij het pakket OWS van binnen en van buiten. Nu staat hij klaar om de opdrachtgevers van Planbizz te leren kennen en hen te helpen om met zo min mogelijk inspanning goede roosters te maken. Want de tijd die daardoor overblijft, kan in de zorg goed besteed worden.
Lees meerExpert Aan Het Woord Simon Roosien