Maak tijd en ruimte om het beste uit je planning- en roostersoftware te halen

Brandjes blussen

Functioneel beheerders zijn vaak vooral bezig met beheren en beheersen. Het in gesprek gaan met gebruikers, het volgen van trainingen en het testen van modules om de werking van de planning- en roostersoftwarete verbeteren, is dan algauw ‘iets voor erbij’ en door de waan van de dag verdwijnt het naar de achtergrond. Met als gevolg dat je als functioneel beheerder te maken krijgt met situaties waarin je brandjes moet blussen en ad hoc dingen op moet lossen – en ja, dat geeft dan stress.

Daarom ben ik ervan overtuigd dat het goed is om op gezette tijden even afstand te nemen van je vaste, zich herhalende taken en te bekijken: komen de modules in de software voldoende goed tot uiting, wordt alles ook daadwerkelijk gebruikt? Ga ook in gesprek met de gebruikers van de software: wat zijn hun ervaringen, welke vragen hebben zij? Als je dit geïnventariseerd hebt, kun je vervolgens gaan verbeteren. En daarmee geef je als functioneel beheerder nog meer toegevoegde waarde aan de planning- en roostersoftware binnen je organisatie. Dat heeft meerdere voordelen. Ten eerste heb je meer regie over ‘jouw’ software en dat werkt prettig. Ten tweede zul je merken hoe bevredigend het is als je dingen kunt verbeteren waar anderen direct profijt van hebben. En tot slot worden gebruikers én de organisatie er beter van. Dat maakt jouw werk ook beter én leuker!

Afgelopen week brachten we het onderzoeksrapport uit met alle bevindingen van het nationaal onderzoek naar het gebruik van planning- en roostersoftware in de zorg. Ben je benieuwd naar de inzichten en de praktische adviezen? Download het dan hier gratis.

Maak daarom het optimaliseren van de software onderdeel van je werk en plan het tijdig in. Sterker nog, ik vind dat het bij de primaire taken van een functioneel beheerder hoort. Dat is een aandachtspunt voor functioneel beheer, maar ook voor het management. Zeker omdat goede planning- en roostersoftware in veel sectoren cruciaal is voor het functioneren van de organisatie. Neem bijvoorbeeld de zorg, waar goede roosters direct invloed hebben op de core business – en dus op het succes van een zorginstelling. Ik realiseer me dat veel zorgorganisaties de laatste jaren te maken hebben gekregen met bezuinigingen – en dat heeft ook zijn weerslag op het functioneel beheer. Maar ook met beperktere mogelijkheden en/of capaciteit blijft het belangrijk om als management de functioneel beheerders de ruimte te geven om verbeterslagen te blijven maken. Het haalt stress weg én het levert veel op. Want hoe beter de software ingezet en toegepast wordt, hoe beter de personeelsplanning van de organisatie is. Zeker nu is dat in de zorg een belangrijke sleutel naar succes.

Wil je eens samen reflecteren op het functioneel beheer binnen jouw organisatie? Kijken waar het eventueel beter kan? Neem dan gerust contact met Jeroen op.