Klantcase QuickScan Functioneel Beheer ORTEC WS MMC

Behoefte aan inzicht

Máxima MC is een groot topklinisch ziekenhuis in de regio Zuidoost-Brabant. In 2021 is de organisatie gaan werken met de applicatie ORTEC WS (OWS) en richtte een team van functioneel beheer in om de applicaties te beheren, door te ontwikkelen en de gebruikersorganisatie optimaal te ondersteunen. In juni jl. heeft MMC besloten om de Planbizz QuickScan te doen. Hiermee wilden zij inzichtelijk krijgen waar het team nu staat en waar het verbeterpotentieel ligt. Want zij zijn ervan overtuigd dat een volwassen team van functioneel beheer van planning- en roostersoftware bijdraagt aan het optimale gebruik van OWS waardoor het ziekenhuis de juiste medewerker op het juiste moment op de juiste plek kan inzetten. Want daar worden medewerkers én patiënten beter van.

“Hoewel we vooraf al een indruk hadden over het verbeterpotentieel, legt deze scan hier nog uitgebreider en gedetailleerder de vinger op.”

Objectieve aanpak

Om dit te bereiken zijn we gestart met een intake, het vertrekpunt van de QuickScan. Hierin hebben we met de twee verantwoordelijken binnen het MMC besproken wat ze met de QuickScan wilden bereiken, wat de gewenste scope was en welke medewerkers vanuit het MMC eraan gingen deelnemen. Daarna volgde de online kick-off meeting met de deelnemers, waaronder de verantwoordelijken, twee functioneel beheerders van OWS, een senior planner die medeverantwoordelijk is voor de helpdesk en een aantal belangrijke stakeholders. De deelnemers vonden het prettig dat duidelijk was wat er van hen verwacht werd. Hierdoor was hun bijdrage aan de QuickScan voor hen gemakkelijk te organiseren en in te regelen.

Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met een nulmeting. Die bestond uit een online enquête, een documentstudie (onder andere van gebruikersdocumenten, inrichtingsdocumenten en procesbeschrijvingen) en verdiepende interviews. Daarmee kregen we inzicht in het huidige volwassenheidsniveau. Op basis hiervan hebben we een advies en een stappenplan geformuleerd, die we gepresenteerd hebben in een eindrapport alle deelnemers.   

“De samenwerking hebben we als prettig ervaren. De consultant van Planbizz is goed voorbereid, duidelijke communicatie. Het was duidelijk wat er van ons verwacht werd en dit was door ons gemakkelijk te organiseren. De aanpak was helder en transparant, en had een snelle doorlooptijd waardoor we heel effectief, in een korte tijd het gewenste inzicht hebben gekregen. Objectieve en onafhankelijke aanpak, geen “dubbele agenda” waardoor na de uitkomsten er niet allerlei diensten worden aangeboden of opgedrongen.”

Startpunt voor professionalisering

Van in totaal 16 belangrijkste onderwerpen binnen functioneel beheer hebben we het MMC laten zien op welk volwassenheidsniveau het team van functioneel beheer van OWS zit: van initieel tot optimaliserend. Dat hebben we gedaan in woord én in beeld met de overzichtelijke Planbizz cirkel. Dit gaf de objectieve uitkomsten weer van de nulmeting. De aanbevelingen die hieruit voortkwamen om het volwassenheidsniveau verder te verhogen, zijn gevoed door de input van zowel de deelnemers, de vakgroep van functioneel beheerder, best-practices zoals BiSL, als de functioneel consultants van Planbizz.

Hoewel het MMC vooraf al een indruk had van waar nog verbeterpotentieel lag, bracht dit onderzoek zaken aan het licht waar men nog niet aan had gedacht. Er was meer ‘laaghangend fruit’ dan ze vooraf verwacht hadden: zaken die vrij snel opgepakt kunnen worden en waarmee het MMC direct resultaat kan boeken om nog meer uit de planning- en roostersoftware te halen.

De ervaring van Myrna Willems, verantwoordelijke van team functioneel beheer OWS

“De QuickScan is een snel en effectief traject met lage impact voor de organisatie om dit te faciliteren. Het resultaat is een duidelijk en beknopt overzicht van waar er nog verbeterpotentieel ligt mét advies voor prioritering en volgordelijkheid (geen lange rapportages waar je door de bomen het bos niet meer ziet). Verrassend hoeveel verbeterpotentieel er aanwezig is waar we met de gegeven adviezen heel gemakkelijk zelf mee aan de slag kunnen gaan. De aanpak was helder en transparant en had een korte doorlooptijd waardoor we heel effectief en in een korte tijd het gewenste inzicht hebben gekregen. Ik kan de QuickScan daarom van harte aanbevelen aan elke organisatie die ook inzicht wil in het verbeterpotentieel van het functioneel beheer team.”

Wil je net als MMC ook in een korte tijd inzicht krijgen in het verbeterpotentieel van het functioneel beheer van planning- en roostersoftware binnen jouw maatschappelijke organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op Rocco Agterberg: bel 06 41 47 41 96 of mail naar r.agterberg@planbizz.nl. Hij bespreekt graag de mogelijkheden.