inkoop wfm-software

Klantcase Inkoop WFM software binnen de overheid

Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimale gebruik van workforce planning- en roostersoftware. Wat is onze werkwijze tijdens de selectie, implementatie en functioneel beheer? Welke resultaten bereiken onze opdrachtgevers? In onze klantcases vragen we opdrachtgevers om hun ervaringen kort en krachtig te beschrijven. Met in deze editie: de voorbereiding van de inkoop van Workforce Management (WFM) software bij een overheidsorganisatie.

WFM-software is onmisbaar

Voor overheidsorganisaties is het essentieel dat zij toegankelijk zijn voor onze burgers. Om hen zo tijdig en correct mogelijk te ondersteunen, willen deze organisaties hun processen optimaliseren, en daarbij het werkaanbod en de arbeidscapaciteit optimaal op elkaar afstemmen. Het optimale gebruik van de best passende WFM-software is daarbij onmisbaar. Planbizz is bij één van de grootste overheidsorganisaties gevraagd om de voorbereidingen te treffen voor het aanschaffen van WFM-software.

Objectieve aanpak

Het werken met een WFM-systeem begint met allerlei vragen: hoe verlopen de werkprocessen nu en hoe moeten deze er straks uitzien? Hoe kunnen we bepaalde werkprocessen verder optimaliseren zodat ze nog beter en efficiënter verlopen? Daarom zijn we begonnen met het ontwikkelen van de visie van de organisatie op Workforce Management. Wat wil de organisatie hiermee bereiken? De ontwikkelde WFM-visie hield duidelijk verband met de missie, de strategische doelstellingen en het meerjarenplan van de organisatie. Dat zorgde ervoor dat de boodschap op een herkenbare manier gecommuniceerd kon worden binnen de organisatie. De vele aandacht hiervoor maakte dat binnen de divisies de interesse groeide voor wat er allemaal mogelijk is met Workforce Management. Hierdoor kon het traject al gauw op steeds meer draagvlak rekenen. Toen we de handen op elkaar hadden voor de verdere koers, was een goed fundament gelegd voor het verdere verloop van het traject.

De eerste divisie had het WFM-proces al georganiseerd en ondergebracht in een bedrijfsbureau. Voor de tweede divisie stond dit nog in de kinderschoenen. Daarom zijn we bij de eerste divisie begonnen met de volgende stappen. We hebben procesanalyses gedaan waarbij we ook kritisch gekeken hebben naar dataverwerking. Dat heeft gelijk ook goede verbeteringen opgeleverd voor een aantal processen. En we zijn bij andere organisaties langsgegaan om te horen over hun best practices rond de ingebruikname van een dergelijke WFM-tool. Met die kennis gingen we vervolgens aan de slag met het uittekenen van de gewenste processen bij de tweede divisie. Om tafel gaan met de juiste mensen en de juiste vragen weten te stellen: het lijkt voor de hand liggend, maar het is zó belangrijk om tot de juiste inzichten te komen. Dan worden de mogelijkheden duidelijk en kun je ook de beleidsmatige issues die zich voordoen meteen aanpakken en oplossen. Uiteindelijk leidden die inspanningen tot procesbeschrijvingen en een lijst met wensen en eisen vanuit beide divisies voor het uiteindelijke WFM-software. Omdat wij als Planbizz het werkveld goed kennen en onafhankelijk opereren van leveranciers, konden we met deze gegevens een gerichte marktverkenning doen. Uit de elf leveranciers die zich ingeschreven hadden, hebben we samen met de organisatie zes partijen uitgenodigd om een presentatie te geven. Dat heeft de organisatie inzicht gegeven in wat er in de markt te verkrijgen is.

Ook dacht Plabizz mee in de voorbereiding over de huidige WFM-processen en aan de benodigde aanpassingen als we met een WFM-tool gaan werken.”

Klaar voor de volgende stap

Onze gestructureerde werkwijze van het traject wierp duidelijk vruchten af. Met de WFM-visie op zak, de processen helder in kaart, de uitgewerkte wensen en eisen en een globaal inzicht in wat de markt kan bieden, kan de organisatie nu zelf verder met de Europese aanbesteding. Precies de uitkomst die gewenst was. Maar er was meer. De brede interne communicatie over de WFM-visie zorgde voor extra bewustzijn binnen de organisatie van wat er allemaal mogelijk is met workforcemanagement en het gebruik van software daarbij. Hierdoor gingen meer mensen kritischer naar processen kijken en ontdekten waar nog verbeteringen mogelijk waren. Ook hebben we binnen dit traject bewust met een divers gezelschap aan mensen gewerkt. Dat heeft geresulteerd in extra cohesie binnen de afzonderlijke divisies, maar ook tussen de beide divisies. Een mooie bijvangst!

Werken met een WFM-systeem geeft ook inzicht in hoe de medewerkerspool eruit ziet en waar het eventueel nog ontbreekt aan capaciteit of aan bepaalde skills. Met deze kennis wordt nu gewerkt aan een nieuw opleidingsplan voor medewerkers. Het traject heeft dus duidelijk meer opgeleverd dan alleen het antwoord op de initiële vraag. Dit alles helpt de organisatie om burgers nog beter en sneller te helpen. En dat is precies waar het Planbizz om te doen is: maatschappelijke organisaties ondersteunen om optimaal gebruik te maken van workforce planning- en roostersoftware. Want goed werkende planning- en roostersoftware zorgt voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering binnen onze vitale sectoren. En daar profiteert heel Nederland van.

De ervaring van de opdrachtgever

“Ik heb de samenwerking met Planbizz als prettig ervaren. Zowel in de omgang als bij het betrekken en aangesloten houden van alle stakeholders. De gestructureerde aanpak heeft onder andere gezorgd voor een visie op Workforce Management, een duidelijke planning met mijlpalen en een scherp oog voor alle relevante zaken en afhankelijkheden. De bonus is voor ons geweest dat Planbizz in de voorbereiding ook meedacht over de WFM-processen en de benodigde aanpassingen daarin als we met een WFM-tool gaan werken. Ook kan ik Planbizz van harte aanbevelen vanwege hun ervaring binnen andere overheidsorganisaties dat zorgt voor een goede en snelle aansluiting. Nog een laatste tip voor alle andere maatschappelijke organisaties die op zoek zijn naar de best passende WFM-software: ga vooral kijken bij andere organisaties met vergelijkbare werkomgevingen. Dat hoeft dus zeker niet perse dezelfde branche te zijn maar wel gelijksoortige communicatiekanalen en werksoorten waar men mee te maken heeft.” 

De ervaring van de projectleider Planbizz

De organisatie heeft al flink wat stappen gezet in het werkend krijgen van de WFM-cyclus, bij de ene divisie nog op projectniveau, bij de andere al vormgegeven in een bedrijfsbureau. Bij deze divisie was de behoefte aan softwarematige ondersteuning het grootst. Deze ervaring maakt dat het fijn schakelen was met de betrokkenen. Er was grote mate van betrokkenheid en dat maakt de samenwerking heel fijn en gedegen, met focus op voortgang.” 


Wil je ook goed voorbereid zijn op de aankoop van de best passende WFM-software, zodat jouw maatschappelijke organisatie de toegankelijkheid van de burgers kan vergroten? We denken graag met je mee. Neem hiervoor contact op met Rocco Agterberg: bel 06 41 47 41 96 of mail naar r.agterberg@planbizz.nl. Hij bespreekt graag de mogelijkheden.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.

Gerelateerde artikelen

Functioneel beheer InPlanning

Expert aan het woord: Freija Vermolen

Met een nieuwe medewerker hoop je als werkgever stiekem altijd op een schaap met vijf poten. In dit geval hebben we die gevonden! Freija Vermolen werkte eerder als verpleegkundige én als planner én als applicatiebeheerder. Daardoor kan zij zich als geen ander verplaatsen in al deze rollen. En dat gaat ze nu doen als Functioneel Consultant InPlanning bij onze opdrachtgevers.
Lees meerExpert aan het woord: Freija Vermolen