Klantcase Implementatie roostersoftware bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland

Onverwacht hogere kosten

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland heeft locaties in Haarlem, Heemstede, Bloemendaal, Hillegom en Zandvoort en is een plek voor ontwikkeling, ontmoeting en inspiratie. De bibliotheek had een nieuw HR-systeem in gebruik genomen. Omdat het workforce management-systeem verouderd en aan vervanging toe was, ging de organisatie op zoek naar nieuwe planning- en roostersoftware die goed aansloot op het HR-systeem. Na een zorgvuldig selectieproces leek de keuze gemaakt. Vlak voor de definitieve besluitvorming bleek echter dat de implementatiekosten van de voorkeursleverancier aanzienlijk hoger uitvielen dan eerder voorgesteld.

“We hadden wekelijks overleg en werden continu op de hoogte gehouden. Alles werd zorgvuldig afgestemd. Daardoor voelde de samenwerking heel laagdrempelig en prettig.”

Naar een betere oplossing

Dat was een flinke tegenvaller voor de Bibliotheek Zuid-Kennemerland. Aangezien de bibliotheek een stichting is, is het belangrijk om op de kosten te letten. Wij hebben de organisatie erop gewezen dat zij niet verplicht waren om verder te gaan met de voorkeursleverancier; de voorwaarden waren immers wezenlijk veranderd. Dat wierp nieuw licht op de situatie.

Onze projectleider Mattania, die al ingeschakeld was om te ondersteunen bij de implementatie van het nieuwe pakket, begeleidde de bibliotheek in dit traject. Voor de Bibliotheek Zuid-Kennemerland was het prettig dat er iemand met afstand naar kon kijken en hen daarin kon adviseren. Uiteindelijk viel de keuze op een leverancier die vanaf het begin al hoog op de shortlist stond. Toen bleek dat de totale kosten gunstiger uitpakten, kon het bestuur met een gerust hart voor die oplossing kiezen.

Meedenken en meewerken

Hoewel de rol van Mattania in eerste instantie adviserend was, groeide zijn betrokkenheid gedurende het project uit tot meer dan dat. Die ondersteuning varieerde van het meedenken over strategische keuzes tot het uitvoeren van praktische werkzaamheden, zoals het opstellen van gebruikershandleidingen, het ondersteunen van functioneel beheer en het testen van koppelingen. Wietske Huisman, HR Manager bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland: “Mattania is gedurende het hele proces ontzettend flexibel geweest. Hij heeft veel meer gedaan dan waarvoor we hem oorspronkelijk hadden ingehuurd. Hij keek steeds naar wat het project nodig had en pakte dat gewoon op, ook als iets buiten zijn opdracht viel. Hij wilde vooral dat het project succesvol werd. Dat hebben wij enorm gewaardeerd.”

Sterk in communicatie en inhoud

Volgens Wietske lag een belangrijke succesfactor in de manier waarop Planbizz communiceerde. Er was frequent contact, duidelijke afstemming en veel aandacht voor wat er op dat moment nodig was binnen het project. “We hadden wekelijks overleg en werden continu op de hoogte gehouden. Alles werd zorgvuldig afgestemd. Daardoor voelde de samenwerking heel laagdrempelig en prettig. Wat ik sterk vind aan Mattania, is dat hij zowel strategisch als operationeel kan meedenken. Sommige consultants geven goede adviezen, maar weten minder goed hoe die in de praktijk uitpakken. Deze consultant kent beide kanten van het verhaal. Zijn oog voor de eindgebruiker maakt zijn adviezen heel waardevol.”

Zo kijkt Wietske Huisman, HR Manager bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland, terug op de samenwerking

“Planbizz combineert inhoudelijke expertise met een persoonlijke aanpak. Ze kijken niet alleen naar de techniek, maar ook naar de organisatie en de mensen die ermee moeten werken. Een systeem kan technisch perfect werken en toch niet succesvol zijn als gebruikers er niet goed mee overweg kunnen. In dit traject was daar veel aandacht voor. Die combinatie heeft ervoor gezorgd dat wij uiteindelijk een keuze hebben gemaakt waar we echt vertrouwen in hebben.”

Wil je net als de Bibliotheek Zuid-Kennemerland ook het maximale bereiken met de best passende workforce planning- en roostersoftware voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op Yoo-Jung: bel 06 22 84 80 02 of mail naar yoo-jung@planbizz.nl. Zij bespreekt graag de mogelijkheden.