Van een planning in Excel naar Workforce Planning software
Alle organisaties hebben te maken met uitdagingen, zoals het bijhouden van administratie, gewerkte uren en het efficiënt inroosteren van werknemers. Processen die niet direct de primaire functie van de organisatie vormen, maar die toch belangrijk zijn ter ondersteuning ervan.
In het begin werken de meeste organisaties met een planning in Excel. Echter, na verloop van tijd stapt de grote meerderheid over naar planning software die hierin gespecialiseerd is. Maar waarom zou je deze overstap maken? Wanneer is het juiste moment? En wat levert het op? Daar gaan we in deze blog op in.
Planning in Excel
Veel organisaties starten met Excel als programma om bijvoorbeeld gewerkte uren te registreren en medewerkers te plannen. Veel medewerkers zijn al bekend met het programma, wat zorgt voor een gemakkelijke en snelle start; zeker wanneer de organisatie nog niet al te veel medewerkers, projecten en klanten heeft. Daarnaast zijn de lage kosten een reden om met Excel te werken.
Wanneer een organisatie verder groeit en daardoor meer werkstromen, medewerkers en competenties krijgt, worden de Excel-bestanden steeds ingewikkelder. Verschillende tabbladen zijn nodig, formules worden steeds complexer en het overzicht behouden wordt lastiger.
Dit is dan ook het moment dat de nadelen van werken in Excel om de hoek komen kijken. Excel is foutgevoelig: invoerfouten zijn niet heel zeldzaam en ook in ingewikkelde formules kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt. Wanneer een organisatie tegen deze uitdagingen aanloopt, wordt het tijd om professionele software te overwegen voor urenregistratie en planning, namelijk planning software.
De voordelen van planning software
De overstap naar planning software lijkt dan een logische vervolgstap. Het gebruik van software is wel een belangrijke afweging, want in tegenstelling tot Excel worden de programma’s dan een kostenpost voor de organisatie. Ook kost de selectie tijd: men moet de wensen en eisen inventariseren en een weg vinden in het grote aantal aanbieders.
Wanneer deze stappen genomen zijn, levert het gebruik van planning software echter grote voordelen op. Hieronder vind je een opsomming van een aantal voordelen:
- Medewerkers kunnen eenvoudig hun gewerkte uren registreren. Dit kan handmatig of met een kloksysteem.
- Mogelijkheid om verschillende soorten software aan elkaar te koppelen. Denk bijvoorbeeld aan een HR- of salarispakket, waardoor de gewerkte uren geëxporteerd kunnen worden wat zorgt voor een automatische facturatie.
- Planning software biedt rapportagemogelijkheden. Hierdoor heb je meer inzichten in het verwachte werkaanbod, benodigde uren en de loonkosten.
- De meeste planning software bieden een bijbehorende app aan. Hierin kunnen de medewerkers hun roosters beheren en met andere collega’s communiceren.
- Met de juiste planning software kun je het planningsproces automatiseren en dit bespaart tijd en geld.
Deze voordelen laten zien dat planning software van grote waarde kan zijn voor de organisaties. Een juiste timing is hierbij wel belangrijk: starten in Excel is een goede basis, maar zodra het planningsproces te complex wordt, is een overstap naar planning software een verstandige keuze. Als jouw organisatie zich nu in die situatie bevindt, is het overwegen van planning software dus een goed idee.
Wat is de beste planning software voor mijn organisatie?
Ben je op zoek naar geschikte planning software voor jouw organisatie? Als 100% onafhankelijk specialist helpt Planbizz organisaties zoals de jouwe bij het vinden en selecteren van de best passende planning software. Maak gebruik van onze gratis keuzehulp en krijg vrijblijvend inzicht in de beste software voor jouw organisatie.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.
Gerelateerde artikelen
“Gezond roosteren en goed leiderschap gaan hand in hand”
Hoe weet je of bepaalde planning- en roostersoftware past bij jouw organisatie? En wat kun je doen als je niet tevreden bent over de software? Hoe kom je tot gezond roosteren? De doorgewinterde consultants Hans Krikke en Jeroen Bering van VMZ/Veranderen met Zorg, samenwerkingspartner van Planbizz, geven hun visie op deze vraagstukken.
Lees meer“Gezond roosteren en goed leiderschap gaan hand in hand”
Maak tijd en ruimte om het beste uit je planning- en roostersoftware te halen
Als functioneel beheerder heb je een aantal terugkerende taken die ervoor zorgen dat de planning- en roostersoftware goed blijft draaien. Daarnaast moet je vaak ook nog onvoorziene situaties oplossen en dat geeft menig functioneel beheerder behoorlijk wat stress. Maar dat is helemaal niet nodig. Met een andere aanpak maak je je werk leuker én beter. Onze functioneel consultant Jeroen Bakker deelt zijn visie im deze blog.
Lees meerMaak tijd en ruimte om het beste uit je planning- en roostersoftware te halen
Expert Aan Het Woord Jeroen Bakker
Sinds 1 september heeft Planbizz er een zwaargewicht bij: Jeroen Bakker. Hij brengt maar liefst 22 jaar ervaring binnen implementatie en functioneel beheer van planning- en roostersoftware mee. Deze nuchtere Groninger bekijkt vraagstukken graag vanuit een brede context: “De beste oplossingen genereer je in gesprek met de klant.”
Lees meerExpert Aan Het Woord Jeroen Bakker