De aansluiting tussen functioneel beheer en gebruikers van planning- en roostersoftware verbeteren
Er is een aantal veelvoorkomende uitdagingen waar organisaties mee worstelen bij het functioneel beheer van planning software. Een daarvan is te weinig aansluiting tussen functioneel beheer(ders) met andere afdelingen en gebruikers. Dit zorgt ervoor dat de software niet optimaal wordt benut of onvoldoende functioneert, terwijl dit scenario met de juiste afstemming absoluut is te voorkomen. In dit artikel delen we tips om met functioneel beheer méér uit het gebruik van planning software te halen en zo de productiviteit en tevredenheid van gebruikers op de werkvloer te vergroten.
Functioneel beheerder als spin in het web
Functioneel beheer is de verbindende schakel tussen de IT-afdeling en bedrijfsvoering (lees: de gebruikers) binnen een organisatie. Hiermee vertolkt de functioneel beheerder als spin in het web een cruciale functie. Hij of zij vertaalt de vragen, wensen en behoeften van gebruikers naar concrete en heldere verzoeken voor de IT-afdeling. Zo helpt de functioneel beheerder de IT-specialisten om geboden oplossingen optimaal aan te laten sluiten bij de praktijk op de werkvloer. Dit zorgt er onder meer voor dat planning- en roostersoftware blijft werken en optimaal wordt benut. Hoe kan het dan toch dat de aansluiting tussen functioneel beheer met afdelingen en gebruikers nog zo vaak te wensen overlaat?
Competenties en samenwerking
Het antwoord op bovenstaande vraag is verrassend simpel: in veel gevallen staat functioneel beheer (letterlijk en figuurlijk) te ver af van de praktijk – daar waar de roosters worden gemaakt. Hierdoor wordt er onvoldoende ingespeeld op de wensen en behoeften van gebruikers. Een oorzaak hiervoor is dat veel organisaties moeite hebben met het vinden van functioneel beheerders met de juiste competenties. Zo komt het geregeld voor dat beheerders weinig ervaring hebben met planning, waardoor ze door een andere bril naar een roostersysteem kijken dan een professional die wél planervaring heeft. Dit maakt het lastiger om de inrichting van het systeem voldoende aan te laten sluiten op de praktijk.
Een ander veelvoorkomend obstakel is te weinig samenwerking met andere betrokkenen. Denk hierbij aan afdelingen zoals salarisadministratie en beheerders van het HR-systeem. Vaak valt er het nodige te verbeteren in bijvoorbeeld de koppeling. Planning- en roostersoftware kan een schat aan interessante managementinformatie laten zien, maar waar het nogal eens aan ontbreekt zijn plandoelstellingen met bijbehorende KPI’s. Een belangrijke vraag is welke informatie nu écht relevant en interessant is om uit een planningspakket te halen. Ook op dat gebied valt de samenwerking vaak te optimaliseren.
Kennis van workforce planning- en roostersoftware bevorderen
Hoe is een gebrekkige aansluiting tussen functioneel beheer met afdelingen en gebruikers nu op te lossen? Een rondvraag onder de ervaren functioneel beheerders van Planbizz leert dat beheerders vaker ‘de boer op moeten’. Door afdelingen te bezoeken en mee te kijken met de planmethodiek om zo op een dieper niveau te begrijpen hoe een roostersysteem hier maximaal op kan aansluiten.
Voor functioneel beheerders loont het dan ook om elk jaar opnieuw de afdelingen langs te gaan om samen het rooster voor het komende jaar in te richten. Denk hierbij alleen al aan het opschonen van dienstenverzameling, invullen van bezettingseisen en aanmaken van sorteergroepen. Ook de inzet van key users kan bij grote organisaties van meerwaarde zijn. Zij vormen dan de eerste lijn voor vragen vanuit gebruikers en kunnen wensen en issues doorspelen naar functioneel beheer.
Veel toegevoegde waarde heeft daarnaast het regelmatig organiseren van trainingen en inloopspreekuren door functioneel beheerders. In bepaalde sectoren – de gezondheidszorg is hiervan een belangrijk voorbeeld – is er onvoldoende kennis van planning- en roostersoftware, waardoor er zelfs met regelmaat nog in Excel wordt geroosterd. Deze wijze van roosteren is inefficiënt en foutgevoelig. Voor functioneel beheerders is het daarom raadzaam om een opleidingsplan te maken en bepaalde trainingen verplicht te stellen voordat gebruikers toegang krijgen tot planning- en roostersoftware.
Meer weten over functioneel beheer van planning- en roostersoftware?
Het toepassen van de bovenstaande tips zal positief bijdragen aan het gebruik van planning- en roostersoftware in een maatschappelijke organisatie. Wil je meer van dit soort tips ontvangen over functioneel beheer om de gebruikerstevredenheid en bedrijfsvoering binnen jouw organisatie te verbeteren? Download dan ons gratis onderzoeksrapport naar het gebruik van planning software en vergroot vandaag nog het rendement van jouw maatschappelijke organisatie.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Expert Aan Het Woord Ron Rothe
Planbizz helpt je bij de keuze en implementatie van planning software. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe komen ze aan hun passie voor planning software? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je de planning experts achter Planbizz. Met in deze editie: Ron Rothe, die als Functioneel Beheerder tijdelijk werkzaam is bij Pieter van Foreest en hierbij streeft naar een maximale klanttevredenheid.
Klantcase Functioneel Beheer InPlanning bij Roessingh
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimale gebruik van workforce planning- en roostersoftware. Wat is onze werkwijze tijdens de selectie, implementatie en functioneel beheer? Welke resultaten ervaren onze opdrachtgevers? In onze klantcases vragen we opdrachtgevers om hun ervaringen kort en krachtig te beschrijven. Met in deze editie: ondersteuning bij het functioneel beheer van InPlanning bij Revalidatiecentrum Roessingh.
Opname openbare thematafel A3S2: pak de regie vanuit functioneel beheer van planning- en roostersoftware
Maandelijks brengen wij functioneel beheerders en belanghebbenden van planning- en roostersoftware bijeen in een maandelijkse thematafel. Bekijk nu de opname van het live-webinar waarin Satish Orie zijn ervaring en visie deelde over de de regie en advies van functioneel beheer van planning- en roostersoftware.