Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

De juiste workforce planning software helpt organisaties om werkaanbod, mensen, middelen en bedrijfsprocessen optimaal op elkaar af te stemmen. Om dit mogelijk te maken, moeten diverse randvoorwaarden binnen de organisatie echter wel op orde zijn. Het BiSL-proces Strategie inrichting IV-functie definieert hoe de besluitvorming over planningssoftware wordt georganiseerd, zodat de organisatie op basis van een samenhangend organisatiemodel concrete beleidskeuzes kan maken.

Haal meer uit een roosterpakket

Binnen de meeste organisaties zijn meerdere afdelingen betrokken bij besluitvorming ten aanzien van workforce planning software. Denk hierbij aan de keuze voor een bepaald planningspakket in het selectietraject, maar ook aan de inrichting en het beheer ervan na implementatie. Doordat verschillende afdelingen andere uitgangspunten en belangen hebben, is de sturing niet altijd helder of doet deze geen recht aan verhoudingen in de organisatie. Hierdoor kan besluitvorming rondom planningssoftware soms traag en complex verlopen.

Een ander probleem binnen organisaties kan zijn dat partijen die bij besluitvorming betrokken zijn niet of te weinig met elkaar overleggen. Zo ontstaan er eilandjes die planningssoftware naar eigen inzicht gaan gebruiken, wat voor processen elders in de organisatie lastig te voorspellen consequenties heeft. Zijn ook de verantwoordelijkheden van de leverancier van workforce planning software niet duidelijk afgebakend of komt deze gemaakte afspraken niet na? Dan wordt het voor de organisatie nog lastiger om het maximale uit een planningspakket te halen.

Duidelijke strategie rondom planningssoftware

Het proces Strategie inrichting IV-functie is bedoeld om deze situatie te voorkomen door de gewenste functie van workforce planning software helder uit te werken. Hierbij worden de belangen en doelstellingen van elke afdeling binnen de organisatie zorgvuldig meegewogen. Het resultaat is een concreet beleid waarin onder meer structuur, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van eenieder duidelijk worden omschreven.

Binnen het procescluster Opstellen IV-organisatiestrategie vertolkt het proces Strategie inrichting IV-functie een essentiële rol. Zonder duidelijke strategie rondom de organisatie van planningssoftware worden rollen zoals die van key users en functioneel beheerders immers niet of onvoldoende gedefinieerd. Dat geldt ook voor het pakket aan verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden dat hierbij hoort.


Benieuwd hoe je verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden rondom een planningspakket definieert binnen een organisatie? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.


Feedback teruggeven en integreren

Het proces Strategie inrichting IV-functie is onderdeel van het procescluster Opstellen IV-organisatiestrategie. Binnen dit cluster wordt beleid op deelterreinen zoals leveranciers, relaties en ketenpartners in andere processen verder uitgewerkt. De output van deze processen wordt gebruikt om binnen Strategie inrichting IV-functie tot een geïntegreerd geheel te komen en een samenhangend organisatiemodel voor workforce planning software te definiëren.

Feedback die ontstaat bij deze integratie, kan weer worden teruggegeven aan de bijbehorende afdelingen. Zo kunnen eventuele knelpunten worden verwerkt en kan het organisatiemodel continu worden bijgestuurd om tot de best mogelijke inrichting van een planningspakket te komen.

Evaluatie en bijsturing

Het is dan ook een misvatting om te denken dat het enige doel van het proces Strategie inrichting IV-functie het opstellen van beleid is. Voorafgaand aan het maken van belangrijke beleidskeuzes gaat immers een grondige evaluatie van de huidige situatie op het gebied van workforce planning software. Pas als duidelijk is op welke terreinen er ruimte voor verbetering is, kan de organisatie beleid ontwikkelen dat hierop stuurt.

Hierna is het zaak om te controleren of beleidsmatige keuzes zich ook vertalen naar afspraken die binnen de organisatie breed worden gedragen. Ofwel: houden gebruikers zich aan afgesproken werkprocessen en communicatiestructuren rondom het gebruik van een planningspakket? Indien hier afwijkingen worden geconstateerd, ligt er voor functioneel beheer een belangrijke rol weggelegd om hierop tijdig bij te sturen.

Meer weten over Strategie inrichting IV-functie?

Is er binnen jouw organisatie onduidelijkheid over inrichting en besluitvorming ten aanzien van workforce planning software? De functioneel beheerders van Planbizz zorgen er graag voor dat jij het maximale rendement uit planningssoftware haalt. Boek voor meer informatie een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

Als je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Met één druk op de knop 80% van de roosters gevuld hebben. Zo zou het moeten zijn. Maar in de praktijk wordt dit percentage vaak bij lange na niet gehaald. Dat komt mede omdat veel zorgorganisaties niet alle functionaliteiten benutten die een pakket als OWS biedt. Als functioneel consultant helpt functioneel consultant Simon Roosien om eruit te halen wat erin zit. In dit artikel lees je meer over zijn visie.
Lees meerAls je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Expert Aan Het Woord Simon Roosien

'Planbizz sluit aan bij wie ik ben.' Simon Roosien groeide thuis op met motoren, in zijn werk groeide hij ‘op in de zorg’. Daardoor kent hij het pakket OWS van binnen en van buiten. Nu staat hij klaar om de opdrachtgevers van Planbizz te leren kennen en hen te helpen om met zo min mogelijk inspanning goede roosters te maken. Want de tijd die daardoor overblijft, kan in de zorg goed besteed worden.
Lees meerExpert Aan Het Woord Simon Roosien