“Gezond roosteren en goed leiderschap gaan hand in hand”

Hans Krikke en Jeroen Bering zijn de drijvende krachten achter VMZ. Zij houden zich iedere dag bezig met veranderprocessen binnen organisaties. Daarbij komen zij regelmatig issues tegen rond plannen en roosteren. Jeroen: “Wat wij vaak zien als we ergens ‘ingevlogen’ worden, is dat men niet tevreden is over de planning- en roostersoftware. Medewerkers en managers vinden het systeem niet gebruiksvriendelijk en de gemaakte aanpassingen werken niet voldoende om de ontevredenheid op te lossen.” Hans: “Als wij dan gaan graven naar de oorzaken, blijkt vaak dat er een gebrek is aan beheer, beleid en discipline. En dan bedoel ik de discipline om ‘nee’ te zeggen. Als je als systeembeheerder op ieder verzoek vanuit de organisatie ja zegt, ontstaat er een warboel aan houtje-touwtje oplossingen. En als je ook nog eens niet goed vastlegt wat je bedacht en aangepast hebt, dan weet uiteindelijk niemand meer hoe het systeem in elkaar steekt.” Jeroen: “Daar komt bij dat je functionaliteiten in je systeem hebt die misschien voor één afdeling relevant zijn, maar niet voor de hele organisatie. Ook daar zijn medewerkers vaak niet gelukkig mee.”

Hans: “Onze stelling is: zorg dat je de basis op orde hebt, anders bouw je op drijfzand. Dat geldt ook voor trajecten rond planning- en roostersoftware. Hier gaat het bijvoorbeeld altijd om de samenwerking tussen ICT, HR en Finance. Wij kijken: wie is er verantwoordelijk? Wie is de eigenaar van bepaalde processen? Met die mensen gaan we als consultants een relatie opbouwen zodat de neuzen dezelfde kant op komen te staan. Als een organisatie besluit om de planning- en roostersoftware te gaan vervangen (of nieuw aan te schaffen, want er zijn nog steeds organisaties die met excel werken), dan is de belangrijkste vraag: wat wil je bereiken met het systeem? Welk probleem wil je oplossen? Voor de een is dat de werk/privébalans verhogen of het werkgeluk verbeteren. Een andere organisatie heeft behoefte aan meer stuurinformatie of wil kosten besparen en weer een andere wil het ziekteverzuim terugdringen. Het probleem is voor iedere organisatie anders. En daarmee ook de oplossing en de keuze voor planning- en roostersoftware.” Jeroen: “Het is net als met auto’s: die hebben allemaal vier wielen en een stuur. Maar de uitvoering is toch bij elk merk en type anders. Bij planning- en roostersoftware is dat ook het geval. De specifieke functionaliteiten moeten aansluiten bij de oplossing die je zoekt. Het is immers een behoorlijke investering die je doet.”

Afgelopen maand brachten we het onderzoeksrapport uit met alle bevindingen van het nationaal onderzoek naar het gebruik van planning- en roostersoftware in de zorg. Ben je benieuwd naar de inzichten en de praktische adviezen? Download het dan hier gratis.

Jeroen: “Een goede voorbereiding is essentieel als je een keuze gaat maken voor een planning- en roostersysteem. Hierin trekken we geregeld samen op met Planbizz. Wij analyseren wat een organisatie wil bereiken met de software, welk probleem het systeem moet oplossen als het gaat om planning en capaciteit. De functioneel beheerders van Planbizz weten alles van de diverse systemen en kunnen goed en onafhankelijk adviseren welk systeem hiervoor over de juiste functionaliteiten beschikt.” Hans: “Zij weten bijvoorbeeld ook of een leverancier al ervaring heeft met jouw business. Dat is goed om van te voren te weten. Wat ik waardeer aan Planbizz is dat ze initiatieven ontplooien om het belang van goed roosteren aan te stippen. Ze besteden echt aandacht aan de vraag wat er voor nodig is om het juiste systeem te kiezen.” Jeroen: “Zo vullen de expertises van Planbizz en VMZ elkaar goed aan. En de klant heeft daar profijt van, want die kan door de sterke voorbereiding en goede oriëntatie een weloverwogen keuze maken voor een planning- en roostersysteem dat echt bij de organisatie past. Een systeem dat voldoet aan de wensen van de gebruikers en van het management én dat echt meerwaarde heeft omdat het een oplossing biedt voor het vraagstuk waar de organisatie voor staat.”

Hoe kijken jullie aan tegen gezond roosteren?

Hans: “Gezond roosteren gaat over het respecteren van CAO-afspraken, het rekening houden met de wensen van medewerkers en over inzetbaarheid en belastbaarheid. Je ziet steeds vaker dat organisaties een app hebben waarmee medewerkers zelf hun vakantie kunnen inplannen, diensten kunnen ruilen of hun werk zo kunnen organiseren dat het past bij hun gezinsleven. Zo’n app waarmee je medewerkers meer regie geeft over hun eigen rooster, kan bijdragen aan gezond roosteren. Jeroen: “Meer eigen regie voor de medewerker vraagt wel om leiderschap dat die vrijheid toestaat en om managers die vertrouwen hebben in hun team. Dat is nog niet in iedere organisatie vanzelfsprekend. Sommige organisaties zullen daarom beslissingen moeten nemen om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen zodat dat vertrouwen wel ontstaat. Gezond roosteren en goed leiderschap gaan hand in hand. Daar kunnen wij bij coachen en helpen.”

Hebben jullie tips voor organisaties die gaan veranderen?

Hans: “Veranderingen roepen altijd weerstand op. Dat is ook zo als je overstapt op nieuwe planning- en roostersoftware of op gezond roosteren. Analyseer daarom in zo’n traject op welke plek en bij welke mensen de verandering weerstand gaat oproepen. Vervolgens richt je je niet op het overtuigen van de notoire dwarsliggers, maar juist op het meekrijgen van de kopgroep en de positieve middenmoot. Die medewerkers zijn belangrijk voor het creëren van draagvlak.” Jeroen besluit: “Mensen zijn altijd geïnteresseerd in ‘what’s in it for me?’ Maak dat in je communicatie over een verandering goed duidelijk. Blijf sowieso altijd goed communiceren over wat je aan het doen bent en welke resultaten dat oplevert. Begin daarbij met de zogeheten ‘quick wins’. Snelle resultaten creëren goodwill – en dat is precies wat je nodig hebt om een verandering te laten slagen.”

Wil je meer weten van VMZ? Ontdek meer op hun website.