Werkrooster maken met planning software

delen delen delen delen
werkrooster maken

Een goed werkrooster maken kan best een lastige puzzel zijn. Hoe zorg je er dan voor dat jouw organisatie altijd een goede bezetting heeft? Met planning software wordt het maken van werkroosters een eitje.

Werkrooster maken in Excel

Een werkrooster kan je op verschillende manieren maken, van ouderwets op papier tot digitaal. Voor de meeste organisaties behoort een werkrooster maken op papier allang tot het verleden. Digitaal zijn er namelijk meer dan genoeg opties. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een werkrooster te maken in Excel. Hoewel Excel vaak een goedkope optie is, is het wel een beperkt en foutgevoelig programma. Daarnaast kan het veel tijd kosten om een werkrooster bij te houden in Excel.

Werkrooster maken met planning software

Een goed alternatief voor Excel is het maken van een werkrooster met planning software. Planning software bestaat in verschillende soorten en maten maar de essentie ervan is een (online) softwareprogramma waarin je onder andere planningen zoals werkroosters kunt maken.

De voordelen van werkroosters maken met planning software

Het maken van roosters met planning software heeft zo zijn voordelen. Zo is er veel minder kans op het maken van fouten en zullen je medewerkers én klanten meer tevreden zijn.

Veel integratiemogelijkheden

Een van de grootste voordelen van het maken van werkroosters met planning software zijn de integraties met andere softwaresystemen. Van personeelsgegevens, verlofaanvragen tot salarisadministratie – alles wordt overzichtelijk op één plek verzameld.

Minder kans op fouten

Een ander groot voordeel van werkroosters maken met planning software is – zeker in vergelijking met programma’s als Excel – de kleine kans op fouten. Planning software werkt namelijk met automatiseringen. Je voert één keer een standaardrooster in dat je vervolgens elk moment kan aanpassen. Zo weet de planner zeker dat hij of zij altijd de juiste versie van het werkrooster voor zich heeft.

Gebruiksvriendelijkheid

Excel kan best een lastig programma zijn om in te werken, zeker wanneer je er niet ervaren mee bent. Planning software werkt gelukkig een stuk gebruiksvriendelijker. Daarnaast doet het programma het meeste werk voor je. Valt er door een verlofaanvraag een gat in de planning? Dan krijgt de planner daar automatisch een melding van.

werkrooster maken medewerkersMeer tevreden medewerkers

Werkroosters maken met planning software levert daarnaast meer tevreden medewerkers op. De meeste planning software biedt ook ondersteuning via een app, waarmee medewerkers altijd en overal inzicht hebben in hun werkrooster. En wanneer je het als organisatie toelaat, kunnen medewerkers hierin ook hun eigen diensten ruilen en/of verlofaanvragen invoeren. Dat zorgt ervoor dat medewerkers niet alleen meer tevreden zijn, maar ook een stuk productiever.

Meer inzichten

Planning software heeft niet alleen veel praktische voordelen. Het levert je namelijk ook veel waardevolle inzichten op. Vanaf nu controleer je eenvoudig alle uren achteraf, bekijk je hoeveel pauzes er gehouden zijn en weet je welke loonkosten jouw organisatie heeft. Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers in jouw organisatie nog productiever worden? Wanneer heb je welke medewerker nodig? Met die inzichten kun je je organisatie en planningsproces efficiënter inrichten.

Tevreden klanten

Werkroosters maken met planning software zorgt indirect ook voor meer tevreden klanten. Als organisatie heb je namelijk meer inzicht in je organisatie, waardoor je je bedrijfsprocessen kunt verbeteren. Met een goede planning heb je altijd de juiste medewerkers op de juiste plek. Die medewerkers zijn ook nog eens productiever. Het resultaat daarvan merk je terug bij de klant – die meer tevreden zal zijn.


Wat heb je nodig voor het maken van werkroosters met planning software?

Om een goed werkrooster te kunnen maken met planning software, moet je over de volgende zaken nadenken.

Personeelsbestand en capaciteitsplanning

De eerste factor die van belang is, is inzicht in je personeelbestand. Hoeveel medewerkers heb je? In welke functies werken zij (en indien relevant: op welke afdeling)? Welke medewerker is wanneer en voor hoeveel uur beschikbaar? Wat zijn hun competenties en kwaliteiten? Dit vertaal je vervolgens naar een capaciteitsplanning waarin je het personeelsbestand afzet tegen het verwachte werkaanbod, events en afwezigheid. Hierdoor kun je zien of je voldoende capaciteit met de benodigde competentie aanwezig hebt om het verwachte werkaanbod binnen de gestelde doelstellingen te kunnen afhandelen.

Basisrooster

Vanuit de capaciteitsplanning kun je een (anoniem) basisrooster maken. Hierin beschrijf je (eventueel zonder naam) welke medewerkers je wanneer wilt inplannen. Indien je dit niet anoniem doet, kan je alvast rekening houden met beschikbaarheden en voorkeuren zoals vaste sportavonden. Het basisrooster vormt vervolgens de basis voor elk werkrooster dat gemaakt wordt en brengt een zekere vaste structuur met zich mee.

Wet/regelgeving

Voor elke medewerker geldt een maximum aan het aantal uur dat per dag gewerkt mag worden. Hierbij moet je als organisatie rekening houden met pauzetijden. Daarnaast is het voor organisaties die werken met ploegendiensten belangrijk om zich te houden aan regelgeving op het gebied van vroege en late diensten.

Feestdagen en/of vakantieperiodes

Voor je aan de slag kan met het maken van een werkrooster in planning software is het belangrijk dat je invoert op welke dagen jouw medewerkers vrij zijn, bijvoorbeeld omdat het een feestdag is. Of in de bouw, de bouwvakperiode.

Duidelijke afspraken over verlof/ruilen

Met planning software maak je enorm eenvoudig werkroosters. Hierbij zal je rekening moeten houden met verlofaanvragen. Om dat zo makkelijk mogelijk te doen, is het aan te raden een vaste termijn af te spreken voor verlofaanvragen. Bijvoorbeeld de afspraak dat iedereen uiterlijk één maand van tevoren zijn of haar verlof indient. Daarnaast zullen er altijd medewerkers zijn die liever een andere shift werken dan ze in het rooster ingedeeld staan. Zelf diensten ruilen behoort vaak tot de mogelijkheden binnen planning software. Maak hier wel duidelijke afspraken over, bijvoorbeeld dat elk verzoek eerst goedgekeurd moet worden door de planner.

Hoe vind ik de beste planning software om werkroosters te maken?

Planning software is dus enorm geschikt voor het maken van werkroosters. Maar hoe kies je dan de juiste planning software voor jouw organisatie? Het aanbod van leveranciers is immers groot en een foute keuze kan behoorlijk wat gevolgen hebben. Niet alleen betekent een foute keuze van planning software een heleboel frustratie, omdat je een softwareprogramma hebt gekocht dat je niet optimaal kunt gebruiken – het is ook een verloren investering van tijd en geld. Helaas zijn de wensen en eisen van organisaties op het gebied van planning software zo verschillend, dat er niet één beste gekozen kan worden.

Planbizz vergemakkelijkt de zoektocht naar planning software

Kiezen tussen alle verschillende leveranciers is dus best een klus. Planbizz – onafhankelijke specialist op het gebied van planning software – helpt je bij de lastige zoektocht naar de juiste planning software. Onze experts adviseren je graag persoonlijk over de best passende planning software voor jouw organisatie en helpen je bij de implementatie hiervan.

Alvast weten hoe het planning software landschap eruit ziet in jouw sector? Download dan de gratis Planbizz Arena – een overzicht van alle planning software aanbieders.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Laat je reactie achter