Wat is workforce planning en hoe maak je het een succes?

Wat is workforce planning?

Workforce planning is een vorm van personeelsplanning die is gestoeld op een analytische benadering van bedrijfsprocessen en workflows. Het draait hierbij vooral om het optimaal afstemmen van de workforce op de processen in het bedrijf. Kortom: de juiste medewerker met de juiste kennis en vaardigheden moet op het juiste moment beschikbaar zijn om op de juiste plek de juiste taak uit te voeren.

Een belangrijke rol bij workforce planning spelen de karakteristieken van de workforce. Personeelsleden moeten over de vereiste vaardigheden beschikken om te voorzien in de behoeften van de organisatie, maar ook in die van collega’s en klanten. Het goed plannen van de workforce voorkomt een mismatch tussen de bedrijfsbehoeften en de inzetbaarheid van de juiste medewerkers. Dit zorgt bovendien voor een hogere productiviteit en lager personeelsverloop.

Waarom workforce planning vaak mislukt

Workforce planning is doorgaans te complex om op een A4’tje of in Excel te doen. De juiste software is daarom nodig voor het beste resultaat. Helaas zijn veel organisaties teleurgesteld in de software die ze hiervoor aanschaffen en verliezen ze hierdoor de nodige tijd en middelen. Een mislukte aanschaf van Workforce Planning software heeft vaak een of beide van de volgende twee oorzaken:

1). De software is op gevoel ingekocht

Meer dan 80% van de selectietrajecten mislukt. Dat komt simpelweg omdat de meeste software op gevoel is ingekocht. Het selecteren van de best passende Workforce Planning software is echter een vak apart, dat om specifieke marktkennis en ervaring vraagt. Onafhankelijk en gespecialiseerd advies kan daarom helpen bij het kiezen van de juiste selectiestrategie.

2). Er is geen draagvlak bij implementatie

Zelfs bij een keuze voor de juiste software ontbreekt nogal eens het draagvlak tijdens de implementatie. Hierdoor gebruiken medewerkers de software te weinig en blijven kansen in de workforce planning onbenut. Het is dan ook cruciaal om er vanaf dag één voor te zorgen dat gebruikers zowel de nieuwe software als bijbehorende werkwijze enthousiast omarmen.

Zo maak je van workforce planning een succes

Het voorkomen van de bovengenoemde oorzaken vormt een belangrijke voorwaarde om de kans op een succesvolle workforce planning te vergroten. Dit kan op twee manieren:

1). Deskundige selectie van Workforce Planning software

Organisaties die zich oriënteren op softwareselectie voor hun workforce planning, zijn gebaat bij deskundig advies van een onafhankelijke partij. Liever dan de software zelf op gevoel in te kopen, laten zij een objectief vooronderzoek uitvoeren, liefst inclusief uitgebreide marktverkenning. Op basis hiervan wordt al snel duidelijk welke aanbieders uit het grote aanbod softwareleveranciers in de markt het beste aansluiten op de organisatiebehoeften.

2). Zorgvuldige implementatie van Workforce Planning software

Het interne draagvlak voor Workforce Planning software staat of valt met een helder implementatieplan. Het samenstellen van een gedreven en kundig projectteam is aan te raden om dit plan te maken en uit te voeren. Hierbij is het zeer belangrijk om gebruikers vanaf dag één bij de implementatie te betrekken, veelvoorkomende gebruikersvragen te behandelen en relevante nazorg en training te verzorgen. Door het invoeren van deze maatregelen neemt het draagvlak binnen de organisatie zienderogen toe.

Hoe kies ik de juiste Workforce Planning software?

Wil jij met jouw organisatie ook het maximale halen uit de voordelen van workforce planning? Leg dan een solide fundament onder je plannen door het kiezen van de best passende planning software. Maak vrijblijvend gebruik van onze gratis keuzehulp en ontvang objectief advies om de best passende Workforce Planning software voor jouw organisatie te vinden.