Voorbereiden van transitie bij wijzigingen
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit bekende spreekwoord is zeker van toepassing op het doorvoeren van wijzigingen in de informatievoorziening. Wijzigingen in informatiesystemen zoals workforce planning software kunnen binnen een organisatie onvoorziene gevolgen hebben wanneer deze vooraf niet zorgvuldig zijn voorbereid. Het proces Voorbereiden transitie is bedoeld om de kans op een succesvolle doorvoering van dit soort wijzigingen te vergroten en de uiteindelijke transitie probleemloos te laten verlopen.
Waarom voorbereiding een must is
Binnen veel organisaties is het voorbereiden van de transitie een ondergeschoven kindje. Hoewel het verleidelijk is om gewenste wijzigingen zo snel mogelijk door te voeren, levert dit echter zelden het beoogde resultaat op. Een gebrekkige voorbereiding leidt tot onnodig werk tijdens de transitiefase en ergernis bij gebruikers op de werkvloer. Denk bijvoorbeeld aan de ingebruikname van nieuwe of gewijzigde functionaliteiten in workforce planning software, die nog niet optimaal blijken te werken of waarvoor geen duidelijke werkinstructies zijn verschaft.
Het succes van de transitiefase leunt dan ook sterk op de voorbereidende werkzaamheden die eraan voorafgaan. Het doel van het proces Voorbereiden transitie is om de best denkbare randvoorwaarden te creëren voor een probleemloze ingebruikname van de nieuwe of gewijzigde functionaliteiten. Hierbij ligt de focus met name op de informatievoorziening richting eindgebruikers en bij bijvoorbeeld gegevensconversies. Ondanks dat de tijdsdruk in dit afrondende stadium vaak op zijn hoogst is, mag dit niet ten koste gaan van de aandacht voor de voorbereidende werkzaamheden.
Diverse gebruikers in de voorbereidingsfase
Bij het doorvoeren van wijzigingen in een organisatie zijn verschillende partijen betrokken. Een belangrijke doelgroep bij het proces Voorbereiden transitie is de gebruikersorganisatie. Gebruikers moeten immers tijdig op de hoogte zijn van het tijdstip en de inhoud van wijzigingen, net als de gevolgen die dit heeft voor het werkproces. Documentatie zoals handleidingen, werkinstructies, nieuwe formulieren, procedures en soms ook hands-on instructies moeten zorgvuldig worden voorbereid om de kans op een gestroomlijnde transitie te verhogen.
Ook bij functioneel beheerders en de IT-leverancier moet er duidelijkheid zijn over de gevolgen van door te voeren wijzigingen. Zo kan functioneel beheer na de transitiefase veel nieuwe functionele vragen verwachten en kan het zijn dat de werkzaamheden van de IT-leverancier zowel tijdens als na de transitie structureel veranderen. Een goed voorbeeld hiervan is de overstap naar andere workforce planning software, waardoor gebruikers systemen op een andere wijze, tijdstippen en locaties gaan gebruiken. Zowel aan klantzijde als IT-zijde moet de organisatie dan ook op deze veranderingen zijn voorbereid.
Het voorbereiden van de transitie
Het proces Voorbereiden transitie bestaat uit drie stappen. De eerste stap is het opstellen van een implementatieplan, waarin de voorafgaand aan de transitie uit te voeren voorbereidingswerkzaamheden gedetailleerd worden omschreven. Hierop volgt de daadwerkelijke uitvoering van deze activiteiten, zoals het opstellen van de eerder genoemde documentatie en het organiseren van trainingen voor medewerkers.
De laatste stap is het maken van een transitieplan dat een accurate blauwdruk vormt voor de werkzaamheden die tijdens de transitie moeten worden uitgevoerd. Vanuit de processen Wijzigingenbeheer, Specificeren en Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening wordt alle input aangeleverd die nodig is om de transitiefase te kunnen voorbereiden. Ook feedback vanuit eerdere transitietrajecten kan worden meegenomen om de voorbereiding soepel te laten verlopen.
Meer weten over het proces Voorbereiden transitie?
De functioneel beheerders van Planbizz weten exact welke voorbereidende werkzaamheden zijn vereist voor een geslaagde transitie. Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het succesvol voorbereiden én implementeren van wijzigingen? Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies op maat tijdens een gratis virtueel ambitiegesprek.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Expert Aan Het Woord Ron Rothe
Planbizz helpt je bij de keuze en implementatie van planning software. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe komen ze aan hun passie voor planning software? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je de planning experts achter Planbizz. Met in deze editie: Ron Rothe, die als Functioneel Beheerder tijdelijk werkzaam is bij Pieter van Foreest en hierbij streeft naar een maximale klanttevredenheid.
Klantcase Functioneel Beheer InPlanning bij Roessingh
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimale gebruik van workforce planning- en roostersoftware. Wat is onze werkwijze tijdens de selectie, implementatie en functioneel beheer? Welke resultaten ervaren onze opdrachtgevers? In onze klantcases vragen we opdrachtgevers om hun ervaringen kort en krachtig te beschrijven. Met in deze editie: ondersteuning bij het functioneel beheer van InPlanning bij Revalidatiecentrum Roessingh.
Opname openbare thematafel A3S2: pak de regie vanuit functioneel beheer van planning- en roostersoftware
Maandelijks brengen wij functioneel beheerders en belanghebbenden van planning- en roostersoftware bijeen in een maandelijkse thematafel. Bekijk nu de opname van het live-webinar waarin Satish Orie zijn ervaring en visie deelde over de de regie en advies van functioneel beheer van planning- en roostersoftware.