Verlofregistratie: hoe pak je dat aan?

Wat is verlofregistratie?

Verlofregistratie is niets anders dan de administratie van het verlof van alle medewerkers in een organisatie. Weten wie wanneer verlof heeft, is noodzakelijk om te voorkomen dat er een tekort aan medewerkers ontstaat in een bepaalde periode. Allerlei essentiële bedrijfsprocessen kunnen logischerwijs stagneren als personeelsleden niet aanwezig blijken te zijn voor ingeplande taken.

Het doorgeven en registreren van verlof is in de basis niet ingewikkeld, maar wordt al snel complex bij organisaties met meerdere medewerkers. Er zijn verschillende soorten verlofdagen, waaronder vakantiedagen, snipperdagen, feestdagen en compensatiedagen. Zeker bij een groot medewerkersbestand wordt het hierdoor al snel lastig om het overzicht te behouden.

Hoe pak je verlofregistratie aan?

Vanwege het gebrek aan overzicht en inzichtelijkheid zijn pen en papier geen goede keuze om verlofdagen te registreren. Bovendien zijn er voldoende goede alternatieven in dit digitale tijdperk. Verlofregistratie met Excel kent echter ook beperkingen en leidt in de praktijk vaak tot tijdverspilling en onnodige misverstanden.

Om het registreren van verlof makkelijker te maken, bestaat er speciale verlofregistratie software. Dit soort software maakt het niet alleen voor de medewerkers in een bedrijf makkelijker om verlof aan te vragen, maar maakt het ook voor het management eenvoudiger om verlofaanvragen te beoordelen en goed te keuren. Zo bespaart de organisatie op meerdere gebieden tijd en geld.

Verlofregistratie en workforce planning

Een efficiënte verlofregistratie hangt nauw samen met een optimale workforce planning. Alleen in een organisatie waar de verlofdagen op doordachte wijze worden ingepland, zijn immers te allen tijde de juiste medewerkers met de juiste kennis beschikbaar op het juiste moment en op de juiste plek.

Een uitvloeisel van verlofregistratie zijn daarnaast diverse zaken die overlap vertonen met workforce planning. Denk hierbij aan het beheer en de opvolging van betaalde vakantiedagen, verlofsaldi, verlofkalenders en roosterconflicten. Goede verlofregistratie software bevat dan ook verschillende elementen van Workforce Planning software en combineert zo het beste van beide werelden.

Meteen beginnen met de zoektocht naar de beste planning software om het verlof te registreren? Download hier gratis de Planbizz Arena – een overzicht van alle aanbieders

Heb ik alleen verlofregistratie software nodig?

Naast verlof- en planningsfuncties hebben veel organisaties in hun software ook urenregistratie-, rapportage- en andere functies nodig. Zo willen medewerkers bijvoorbeeld graag altijd en overal inzicht hebben in hun rooster, eventuele roosterwijzigingen bekijken en met collega’s waar mogelijk kunnen ruilen van diensten.

Het management daarentegen wil ziekte- en vakantieverlof van medewerkers in één oogopslag kunnen bekijken en de gevolgen die dit heeft voor kosten en bedrijfsprocessen in overzichtelijke rapporten kunnen inzien. Dit zorgt ervoor dat de meeste organisaties in werkelijkheid meer eisen stellen aan verlofregistratie software dan ze in eerste instantie denken.

Veel organisaties geven dan ook de voorkeur aan Workforce Planning software om verlof te registreren en te beheren. Dit soort software software biedt naast verlofregistratie nog vele andere functionaliteiten en mogelijkheden, zoals op het gebied van onder meer projectplanning en workforce planning.

Hoe kies je de juiste verlofregistratie software?

De juiste verlofregistratie software voldoet niet alleen aan een lijstje criteria op het gebied van verlofregistratiefunctionaliteiten, maar is afgestemd op de totale bedrijfsprocessen en workflows. Alleen dan zal de software voorzien in de behoeften van zowel management als medewerkers en ten volle worden benut na implementatie.

Helaas kopen veel organisaties verlofregistratie software nog altijd in op gevoel in plaats van een objectieve benadering. Hierdoor mondt het gros van de softwareselectietrajecten uit in een verkeerde keuze, met hoge kostenposten en veel tijdsverlies tot gevolg. Gelukkig is dit te voorkomen door onafhankelijk advies in te winnen bij Planbizz.

Planbizz helpt al jarenlang grote organisaties in een variëteit aan sectoren om de juiste software te kiezen op het gebied van Workforce Planning software. Met dit soort software kunnen onze klanten verlof eenvoudig registreren en beheren, terwijl de implementatie ervan geruisloos verloopt. Nieuwsgierig? Maak gebruik van onze gratis keuzehulp voor objectief advies over de beste Workforce Planning software op het gebied van verlofregistratie en verlofbeheer voor jouw organisatie.