Hoe plan en bewaak je wijzigingen in planningssoftware
Het optimaal gebruik en onderhoud van workforce planning software in een organisatie vergt de nodige menselijke capaciteit en tijd. Dit geldt ook – of zelfs nog meer – voor het doorvoeren van veranderingen in planningssoftware. Het BiSL-proces Planning & Control heeft het managen van deze capaciteits- en tijdsaspecten als primaire doel. Het zorgt ervoor dat alle activiteiten op het terrein van workforce planning software op het juiste tijdstip en met de inzet van de juiste menscapaciteit plaatsvinden en evalueert achteraf de inzet van besteedde uren.
Welke partijen spelen een rol bij Planning & Control?
Het proces Planning & Control heeft betrekking op de capaciteit van meerdere partijen in en rondom de organisatie, die betrokken zijn bij de instandhouding van en wijzigingen in workforce planning software:
- De gebruikersorganisatie
- De ICT-leverancier
- De functioneel beheer-organisatie
- Het management van de organisatie
De gebruikersorganisatie
Vanuit de kant van het bedrijfsproces en de gebruikers van planningssoftware komen doorgaans veel randvoorwaarden ten aanzien van de planning. Zo moeten wijzigingen in workforce planning software vaak voor een bepaald tijdstip zijn doorgevoerd, bijvoorbeeld naar aanleiding van factoren als wetgeving of nieuwe producten op de markt. Ook vragen wijzigingen soms om capaciteit van gebruikers die er in de praktijk – zeker in drukke periodes – lang niet altijd is.
De ICT-leverancier
Ook de ICT-leverancier heeft tijd en doorlooptijd nodig om gewenste wijzigingen op een bepaald tijdstip te kunnen opleveren. Denk hierbij aan het ontwikkelen van een nieuwe functionaliteit in een planningstool, waarvoor capaciteit en expertise nodig is. Belangrijk om te beseffen is dat hierbij ook financiële overwegingen een rol spelen. In te plannen menscapaciteit brengt voor de leverancier immers een relevant kostenaspect met zich mee.
De functioneel beheer-organisatie
Grote of ingrijpende veranderingen in workforce planning software zorgen voor een plotselinge toename in de vraag naar functionaliteitenbeheer en (na oplevering) gebruiksbeheer. Tegelijkertijd kan de functioneel beheer-organisatie de beschikbare capaciteit niet op magische wijze verdubbelen. Deze beperkingen in capaciteit hebben enerzijds simpelweg te maken met personeelsbezetting, maar anderzijds ook met vereiste kennis van de materie en het bedrijfsproces.
Het management van de organisatie
Elke verandering in een organisatie die veel impact heeft op de gebruikersorganisatie vraagt ook om aandacht van het management. Dit geldt dus ook voor veranderingen in planningssoftware. Het management van de gebruikersorganisatie heeft het echter ook druk met zaken zoals bedrijfsprocessen, producten en personeel. Hierdoor kan de mate waarin het management capaciteit heeft om de wijzigingen in goede banen te leiden onder druk komen te staan.
Planning: het maken van een jaarplan
De betrokkenheid van meerdere partijen bij het instandhouden of wijzigen van workforce planning software vraagt om het vooraf maken van een concreet jaarplan, dat alle bekende en verwachte wijzigingen voor het komende jaar bevat. Dit jaarplan vertolkt een centrale rol in het proces Planning & Control en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op dezelfde lijn zitten.
Een nauwe samenwerking met de wijzigingenbeheerder is noodzakelijk om tot een succesvol jaarplan te komen. Ook vanuit een richtinggevend proces zoals Informatiecoördinatie zullen voorgestelde plannen komen voor de planningssoftware, die meegenomen moeten worden in het jaarplan. Bij een breed gedragen jaarplan is de kans op een succesvolle uitvoering van wijzigingen immers een stuk groter.
Control: het bewaken en evalueren van de uitvoering
Wanneer de plannen voor het komende jaar eenmaal zijn gemaakt, worden deze doorgaans per kwartaal bewaakt en bijgesteld. Dit levert kwartaalrapportages op die na uitvoering kunnen dienen voor evaluatie. Hierbij is het belangrijk om verbeteringen te onderkennen, zodat wijzigingen in workforce planning software in de toekomst efficiënter kunnen worden doorgevoerd.
Tijdens de uitvoering blijkt het vaak lastig om de planning bij te sturen of extra capaciteit in te schakelen. Tot op zekere hoogte is dit mogelijk door met menselijke capaciteit te schuiven over de processen (bijvoorbeeld van functionaliteitenbeheer naar gebruiksbeheer), het werkaanbod te verminderen of personeel op te leiden voor meer deskundigheid in planningssoftware.
Meer weten over Planning & Control?
Merk jij als functioneel beheerder dat er in jouw organisatie vaak te weinig tijd en capaciteit is voor de uitvoering van wijzigingen in workforce planning software? De functioneel beheerders van Planbizz ondersteunen al vele jaren organisaties zoals de jouwe. Boek voor meer informatie over hoe wij jou kunnen helpen een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Expert Aan Het Woord Ron Rothe
Planbizz helpt je bij de keuze en implementatie van planning software. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe komen ze aan hun passie voor planning software? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je de planning experts achter Planbizz. Met in deze editie: Ron Rothe, die als Functioneel Beheerder tijdelijk werkzaam is bij Pieter van Foreest en hierbij streeft naar een maximale klanttevredenheid.
Klantcase Functioneel Beheer InPlanning bij Roessingh
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimale gebruik van workforce planning- en roostersoftware. Wat is onze werkwijze tijdens de selectie, implementatie en functioneel beheer? Welke resultaten ervaren onze opdrachtgevers? In onze klantcases vragen we opdrachtgevers om hun ervaringen kort en krachtig te beschrijven. Met in deze editie: ondersteuning bij het functioneel beheer van InPlanning bij Revalidatiecentrum Roessingh.
Opname openbare thematafel A3S2: pak de regie vanuit functioneel beheer van planning- en roostersoftware
Maandelijks brengen wij functioneel beheerders en belanghebbenden van planning- en roostersoftware bijeen in een maandelijkse thematafel. Bekijk nu de opname van het live-webinar waarin Satish Orie zijn ervaring en visie deelde over de de regie en advies van functioneel beheer van planning- en roostersoftware.