Hoe richt je workforce planning software kosteneffectief in
Aan de basis van organisatiegroei ligt doorgaans een investering. Denk hierbij aan het investeren van tijd, menselijke capaciteit en – heel vaak – geld. Bij het formuleren van organisatiedoelen rijst daarom niet alleen de vraag wat een voorgenomen aanpassing kan opbrengen, maar ook wat deze moet kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een overstap naar nieuwe workforce planning software. Het proces Financieel management is binnen BiSL verantwoordelijk voor het maken, onderhouden en bewaken van de kosteneffectiviteit van planningssoftware en zorgt hierbij voor een goede afweging van de te verwachten kosten en baten.
Doelstelling van Financieel management
De financiële verantwoordelijkheid rondom investeringen in workforce planning software lag van oudsher vaak bij de IT-afdeling of zelfs deels bij de externe IT-leverancier van organisaties. Inmiddels is hier verandering in gekomen en is de verantwoordelijkheid meer verschoven richting de gebruikersorganisatie. Dit is ook logisch, want het is immers diezelfde gebruikersorganisatie die baat heeft bij de aanschaf en operationele inzet van een goed planningspakket. De behoeften van gebruikers én de business case zijn dan ook leidend bij het nemen van financiële beslissingen ten aanzien van workforce planning software.
Het proces Financieel management schetst hierbij heldere kaders om binnen te werken en houdt zich bezig met alle financiële aspecten op sturend niveau. Doel van het proces is het maken, onderhouden en bewaken van een vanuit financieel en bedrijfsmatig perspectief kosteneffectieve informatievoorziening. Een ander belangrijk speerpunt is het plannen, bewaken en bijsturen van de kosteneffectieve inzet van IT-middelen voor ondersteuning en uitvoering van de bedrijfsprocessen binnen de organisatie.
Van verbeterpunten tot kengetallen
Concreet vraagt het proces Financieel management van functioneel beheerders om het uitvoeren van 3 kernactiviteiten. De eerste is het plannen van de operationele en investeringskosten en baten. Van belang is daarnaast het controleren en bewaken van de uitgaven en – afhankelijk van de bevindingen – het naar aanleiding hiervan bijstellen van budgetten. Tot slot moeten de planning en daadwerkelijke uitvoering naast elkaar worden gelegd en geëvalueerd. Hierbij is het essentieel om verbeterpunten (deze zijn er altijd!) te onderkennen en relevante verbetermaatregelen voor te stellen.
Wat dit in de praktijk oplevert, is op zijn minst een uitgewerkt jaarplan met budgetten voor workforce planning software en het bijbehorende business informatiemanagement. Voortgangsrapportages zijn nodig om eventuele discrepanties tussen planning en realisatie in kaart te brengen, waarbij een begrotings- en factuuroverzicht vanuit financieel oogpunt meegenomen moeten worden in de analyse.
Ook kengetallen in de vorm van ervaringscijfers zijn onontbeerlijk om de baten van een investering meetbaar te maken en inzicht te krijgen in wat een bepaalde functionaliteit nu eigenlijk oplevert. Los van een puur financiële doorrekening is het hierbij van belang om zowel het perspectief vanuit klantzijde als de expertise in de gebruikersorganisatie mee te nemen. Wat zijn de baten van een investering in nieuwe workforce planning software voor zowel gebruikers als bedrijfsprocessen?
Kosten, baten en ellende
Bij het afwegen van de kosten en baten is een veelvoorkomende misvatting binnen organisaties dat het aanbod altijd een afgeleide is van de vraag. Soms kan het aanbod echter dusdanige karakteristieken hebben (denk aan het kostenaspect), dat duidelijk wordt dat de vraag aangepast moet worden. Ook is de vraag niet altijd helder en kan het aanbod dan dienen om de vraag te verhelderen. Tot slot kan aanbod zelfs vraag oproepen, doordat nieuwe ontwikkelingen binnen of buiten de organisatie kansen bieden die de vraag voorbijstreven.
Bij de behoefte aan een nieuwe of betere oplossing op het gebied van workforce planning software is bij het proces Financieel management de zogenaamde ellendedriehoek relevant. Hierbij gaat het om de driehoek tussen de mogelijke ellende die een aanpassing met zich meebrengt (wat haal je je op de hals), wat dit oplevert aan baten (nieuwe mogelijkheden of functionaliteiten) en hoeveel dit alles moet kosten. Aan de functioneel beheerder de schone taak om de juiste balans te zoeken tussen de drie hoofdvragen van de ellendedriehoek. Zo rechtvaardigt minder ellende hogere kosten, terwijl minder baten wellicht acceptabel zijn bij lagere kosten.
Meer weten over Financieel management?
Een goede oplossing op het gebied van financieel management is zelden eenduidig of uniform. De functioneel beheerders van Planbizz beschikken over jarenlange ervaring met het kosteneffectief inrichten van workforce planning software en ondersteunen hiermee graag ook jouw organisatie. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Boek gratis en vrijblijvend een virtueel ambitiegesprek.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Expert Aan Het Woord Ron Rothe
Planbizz helpt je bij de keuze en implementatie van planning software. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe komen ze aan hun passie voor planning software? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je de planning experts achter Planbizz. Met in deze editie: Ron Rothe, die als Functioneel Beheerder tijdelijk werkzaam is bij Pieter van Foreest en hierbij streeft naar een maximale klanttevredenheid.
Klantcase Functioneel Beheer InPlanning bij Roessingh
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimale gebruik van workforce planning- en roostersoftware. Wat is onze werkwijze tijdens de selectie, implementatie en functioneel beheer? Welke resultaten ervaren onze opdrachtgevers? In onze klantcases vragen we opdrachtgevers om hun ervaringen kort en krachtig te beschrijven. Met in deze editie: ondersteuning bij het functioneel beheer van InPlanning bij Revalidatiecentrum Roessingh.
Opname openbare thematafel A3S2: pak de regie vanuit functioneel beheer van planning- en roostersoftware
Maandelijks brengen wij functioneel beheerders en belanghebbenden van planning- en roostersoftware bijeen in een maandelijkse thematafel. Bekijk nu de opname van het live-webinar waarin Satish Orie zijn ervaring en visie deelde over de de regie en advies van functioneel beheer van planning- en roostersoftware.